Tijd maken voor je strategie: de Eisenhower Matrix
De Eisenhower Matrix
Een van de meest voorkomende redenen waarom organisaties er niet in slagen strategische doelen te bereiken, is dat ze niet genoeg tijd besteden aan het werken aan hun strategisch plan.
Gemakkelijker gezegd dan gedaan. “Ik heb amper tijd om mijn normale werk te doen, ik ben al hartstikke gestrest!” is wat we meestal horen van managers.
Hoe maak je tijd voor strategie? Hoeveel tijd is genoeg? En hoe kun je je tijd het beste besteden? Dat zijn terugkerende vraagstukken voor managers. Laten we eens kijken hoe je meer strategie kunt integreren in je dagelijkse werk.
Deze pagina maakt deel uit van een serie over de kerncompetenties van strategie-uitvoering. Lees meer over onze Strategic Execution Maturity Scan in onze blog: De 7 symptomen van strategische onvolwassenheid: hoe je de strategische verandercapaciteiten van je organisatie kunt verbeteren.
De kwadranten van de Eisenhower Matrix
- Urgent en belangrijk
Wat Eisenhower ook gezegd mag hebben, er zijn veel taken die zowel urgent als belangrijk zijn. Gewoonlijk valt veel werk dat rechtstreeks van invloed is op je klanten (of primaire belanghebbenden) in deze categorie. Lever je bijvoorbeeld een project niet op tijd op, dan wordt je organisatie niet betaald of loop je reputatieschade op. Voor managers bevat deze categorie ook alles wat te maken heeft met het succes van je team. Als een van je teamleden ziek wordt, moet je een manier vinden om het werk toch gedaan te krijgen. Logischerwijs heeft de categorie ‘dringend en belangrijk’ onze eerste prioriteit. - Urgent maar niet belangrijk
Deze categorie omvat een breed scala aan taken. Over het algemeen kun je alles wat een deadline heeft, maar waar geen echte consequenties aan verbonden zijn, hieronder scharen. Als manager heb je waarschijnlijk met een aantal van deze taken te maken: het organiseren van de jaarlijkse kerstborrel van je team, het indienen van rapportages bij je baas, het verschijnen op de maandelijkse vergadering van een klant (omdat je het hebt beloofd, niet omdat het nuttig is). Je wilt deze taken zoveel mogelijk delegeren of automatiseren, zodat ze geen kostbare tijd wegnemen van de belangrijke dingen. - Niet urgent, wel belangrijk
Strategie valt meestal in deze categorie. Er is zelden een onmiddellijke urgentie voor strategie: geen enkele klant zal klagen en het kost je geen cent om het uit te stellen tot morgen. Strategie is echter van groot belang. Organisaties die er niet in slagen hun strategieën uit te voeren, zijn aanzienlijk minder concurrerend: ze stagneren vaak in een mentaliteit van ‘business as usual’ totdat de omstandigheden hen dwingen om te veranderen, en tegen die tijd is het vaak te laat. We raden alle leiders in een organisatie aan om ongeveer een dag per week, of 20% van hun tijd, te besteden aan strategische planning, beoordeling en uitvoering. Als je meer wilt lezen over hoe je jouw strategie effectief kunt uitvoeren, kijk dan hier - Niet urgent, niet belangrijk
Ten slotte zijn er taken die, als het erop aankomt, simpelweg een beetje tijdverspilling zijn. “Maar die heb ik zeker niet!” hoor ik je zeggen. Helaas: de meeste bedrijven doen veel te veel dingen. En bijna elk bedrijf heeft een paar stokpaardjesprojecten die geen strategische resultaten opleveren of die niet kunnen hopen concurrerend te worden. Het ligt niet altijd in de macht van een individu om ze te beeindigen – maar het is essentieel dat je de dingen op je agenda identificeert die je organisatie echt niet vooruit helpen, en de hoeveelheid tijd die je hieraan besteedt minimaliseert.
Hoeveel tijd moet ik besteden aan strategie?
Om het kort en eenvoudig te houden: iedereen met een management- of bestuursfunctie in een bedrijf zou ernaar moeten streven ongeveer 20% van zijn tijd aan strategie te besteden. Dit omvat strategische planning, strategie-evaluaties, het bijhouden van de voortgang en het tussentijds doorvoeren van de nodige aanpassingen.
20%: dat is één dag per week. En dat betekent dat je waarschijnlijk meer tijd aan strategie zou moeten besteden dan je momenteel doet!
Houd er echter rekening mee dat er geen pasklaar antwoord is. Sommige business units zullen een belangrijkere strategische dimensie hebben dan andere. Het hangt ook af van hoeveel mensen bij de strategie betrokken zijn en hoe bekwaam ze zijn. En hoe succesvoller een strategie is, hoe minder tijd je hoeft te besteden aan het veranderen ervan.
Hoe maak ik tijd voor strategie?
Veel organisaties hebben een zeer hectische, ongeorganiseerde cultuur. In die organisaties is het management vaak erg reactief en worden strategische planning en prioriteiten vaak terzijde geschoven ten gunste van het ‘brandjes blussen’ van problemen die leiders zich genoodzaakt voelen om onmiddellijk op te lossen.
Als dat herkenbaar klinkt, is het cruciaal om dit te veranderen om een effectieve uitvoering van de strategie mogelijk te maken.
Een populaire tool om taken te categoriseren en je tijd effectief te beheren, is de Eisenhower-matrix. Deze methode is vernoemd naar de voormalige Amerikaanse president, die zou hebben gezegd:
“Ik heb twee soorten problemen, de urgente en de belangrijke. Het urgente is niet belangrijk en het belangrijke is nooit urgent.”
Hoe organiseer ik een strategievergadering?
Een belangrijke manier om tijd vrij te maken voor strategie, is ervoor te zorgen dat het ontwerp, de uitvoering en de beoordeling van de strategie effectief en efficiënt worden georganiseerd. Een hele dag post-its op een whiteboard plakken met 40 collega’s terwijl je eindeloze discussies voert over de formulering, is over het algemeen niet de manier om dat te doen.
Hier zijn enkele van onze tijdbesparende tips voor strategievergaderingen:
- Een duidelijke agenda
Er moet van tevoren worden aangekondigd wat er precies besproken gaat worden, en de persoon die de vergadering leidt, moet alle deelnemers strikt bij dit onderwerp houden. Als voorbereidend leeswerk nodig is, zorg dan voor tijdige verspreiding hiervan, zodat iedereen genoeg tijd heeft om het te lezen. Een duidelijke agenda en een goede voorbereiding helpen ervoor te zorgen dat iedereen doelgericht naar de meeting gaat, en dit verhoogt de kwaliteit van je strategiebijeenkomsten enorm. - Wees niet te ambitieus
Probeer niet om je strategische plan in één dag te ontwerpen. Probeer niet om al je strategieën en projecten binnen een tijdsbestek van twee uur te beoordelen. Strategie vereist diep analytisch denken en een zorgvuldige afweging van formuleringen, en dit zal meestal langer duren dan je denkt. Zorg er dus voor dat je duidelijke prioriteiten stelt en dat je vergaderdoelen binnen het gestelde tijdsbestek bereikbaar zijn. - Begin en eindig op tijd
Dit klinkt misschien voor de hand liggend, maar veel organisaties hebben rommelige vergaderingen. Mensen komen 10 minuten na aanvangstijd binnen en onderbreken het gesprek; mensen moeten halverwege vertrekken; enz. Efficiënt vergaderen betekent op tijd beginnen en op koers blijven. Als iemand te laat is, begin dan niet opnieuw en onderbreek je discussie niet voor nog een voorstelrondje. Als iemand moet vertrekken, zorg er dan voor dat iedereen het weet voordat de vergadering begint, zodat ze hun vertrek niet tijdens de vergadering hoeven aan te kondigen. We adviseren om vergaderingen 5 minuten voor het (half)uur te beëindigen, b.v. om 14:25 of 14:55 in plaats van 14:30 of 15:00. Op die manier hebben deelnemers 5 minuten om naar hun volgende vergadering te gaan zonder te laat te komen. - Selectief uitnodigen
Mensen staan hier zelden bij stil, maar als je erover nadenkt, zijn grote vergaderingen hartstikke duur! Als 10 mensen een strategiebijeenkomst van twee uur bijwonen, is dat 20 uur waarvoor de organisatie moet betalen – en dat is exclusief voorbereiding! Bovendien zijn grotere vergaderingen doorgaans minder efficiënt: de discussie is meestal minder gefocust en het risico op vruchteloze onderbrekingen neemt met elke deelnemer toe. Hoewel het een heel goed idee is om mensen in de hele organisatie bij de strategie te betrekken, kun je grote vergaderingen beter vermijden. Een alternatief dat de voorkeur heeft, is het organiseren van kleinere besprekingen en korte één-op-één-discussies over kwesties die specifiek relevant zijn voor elk teamlid.
Jouw jaarlijkse, maandelijkse, en wekelijkse meetings in OGSM Software
Als je je vergaderingen efficiënter en effectiever wil maken, heeft OGSM Software een speciale meetings-module. Deze biedt een gemakkelijke manier om je vergadering te koppelen aan specifieke elementen van je strategisch plan, een agenda op te stellen, uitnodigingen te verzenden, notities te delen en meer!
< div class=”c-message__message_blocks c-message__message_blocks–rich_text” data-qa=”message-text”>
Wat moet mijn organisatie nog meer doen om de strategie te faciliteren?
Er zijn verschillende andere dingen die je organisatie kan doen om een efficiënte en effectieve uitvoering van de strategie mogelijk te maken. Bijvoorbeeld:
- Gebruik een strategisch raamwerk en tooling
Veel organisaties hebben moeite met strategie omdat ze geen duidelijk raamwerk of tooling gebruiken om de strategie te communiceren en te monitoren. Speciale digitale tools, zoals OGSM Software, kunnen de uitvoering van je strategie veel efficiënter maken door je processen te stroomlijnen en een logisch gestructureerd model voor je plan te bieden. - Stel in elke business unit een strategiecoördinator aan
In de meeste organisaties heeft het middenkader te veel op zijn bord. Om alles soepel te laten verlopen, zouden alle teams een getrainde strategiecoördinator moeten hebben. Dit is iemand die voorafgaand aan vergaderingen de relevante data verzamelt, die weet hoe hij de juiste vragen moet stellen, die regelmatig overlegt met de klant of eindgebruiker, en die de fijne kneepjes begrijpt van wat een goede KPI maakt of hoe je een project definieert. - Strategisch leiderschap
Als het leiderschap de noodzaak van verandering niet omarmt of niet in staat is om de urgentie aan de organisatie over te brengen, zal een strategie waarschijnlijk mislukken. Het omarmen van de noodzaak van verandering gaat verder dan een jaarlijkse presentatie – het leiderschap moet de strategie voortdurend persoonlijk uitdragen. Als de leiders van een organisatie de strategische transformatie niet leiden, zullen anderen niet volgen. Want de impliciete boodschap zal zijn: “dit is niet zo belangrijk.” Het is cruciaal dat de leiding het goede voorbeeld geeft en dat hun prioriteiten zichtbaar aansluiten bij het plan! - Investeer in een strategiegedreven cultuur
Veel organisaties zijn erg reactief en strategische planning en prioriteiten worden vaak terzijde geschoven, omdat ze al hun tijd besteden aan ‘brandjes blussen’. Een sterke strategiegedreven cultuur creëert op gedisciplineerde wijze tijd voor strategie; ze staat open voor opbouwende kritiek; viert successen; en richt zich op het leren van fouten in plaats van ze te straffen. Leiderschap moet het goede voorbeeld geven om een strategiegedreven cultuur in hun hele organisatie te laten wortelen.
Investeer in de strategische competenties van uw organisatie!
Beter worden in strategie vereist het ontwikkelen van nieuwe vaardigheden in je organisatie en vereist dus een investering van tijd en energie. Het goede nieuws: je hoeft het niet alleen te doen! Bel ons of stuur ons een e-mail en we kunnen je helpen bij het ontwerpen van een strategietrainingsprogramma met OGSM dat past bij de behoeften van jouw organisatie.