OGSM Software manual
Inhoudsopgave
HOOFDSTUK 1: Wat is OGSM?
OGSM is een strategische planningsmethode
die je helpt om je plannen, dromen en ideeën concreet en haalbaar te maken. Wat OGSM uniek maakt, is dat het snel en doeltreffend is, en leidt tot een plan op slechts één pagina. OGSM is inzetbaar voor zowel organisaties als persoonlijke levensdoelen. Meer dan alleen een plan maken, helpt OGSM je ook bij de stappen om je doelen écht uitvoerbaar te maken – want je dromen realiseren is nog leuker dan ze dromen.
Wij geven teams de kracht
om samen ideeën te bedenken, te plannen, te beheren en successen te vieren – op een samenwerkende, productieve en georganiseerde manier.
Of jij en je team nu aan iets nieuws beginnen of meer structuur zoeken in lopend werk: OGSM past zich moeiteloos aan elk project aan. Het helpt je om het werkproces van je team te vereenvoudigen en te standaardiseren op een intuïtieve manier.
Lees verder om meer doelen te bereiken…
Het resultaat van het werken met het AgileOGSM-framework in combinatie met OGSM-software is:
-
Een inspirerend en overzichtelijk businessplan
-
Teams laten helder zien hoe zij bijdragen aan jouw doelen
-
Betere communicatie binnen teams én organisatiebreed
Waar staat OGSM voor?
Objective
De ‘O’ in OGSM staat voor ‘Objective’.
Het Objective is het kwalitatieve doel en de ambitie van het plan. Het beschrijft de situatie of omstandigheden die je wilt bereiken binnen de afgesproken periode. Het Objective geeft richting aan het gehele plan.
Een goed kwalitatief Objective voldoet aan de volgende criteria:
-
Het moet ambitieus zijn, maar haalbaar
-
Het moet inhoudelijk sterk zijn én emotioneel aanspreken
-
Het moet intuïtief begrijpelijk zijn en eenvoudig in je eigen woorden uit te leggen
-
Het behalen van het doel moet leiden tot volledige tevredenheid
-
Alle belangrijke elementen moeten aanwezig zijn
-
Het doel mag geen overbodige onderdelen bevatten – het moet ook zonder die elementen tot voldoening leiden
-
Het moet richting geven
Goals
Als het Objective een kwalitatieve ambitie is, dan zijn de Goals de vertaling van die ambitie naar kwantitatieve doelstellingen.
Dit zorgt ervoor dat alle betrokkenen bij de OGSM dezelfde interpretatie hebben van de woorden uit het Objective. Wanneer je al je Goals behaalt, zou het Objective automatisch gerealiseerd moeten zijn.
Idealiter gebruik je het kleinst mogelijke aantal doelen dat nodig is om onbetwistbaar aan te tonen dat het Objectivebereikt is. Maak scherpe en kritische keuzes: kies alleen Goals die écht belangrijk zijn.
Zorg er bovendien voor dat de Goals ‘SMART’ zijn: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel (haalbaar), Relevant en Tijdgebonden
Strategies
Strategies beschrijven de specifieke keuzes en benaderingen die je hanteert om je Goals te realiseren.
Ze geven aan hoe je je middelen inzet, zoals personeel, geld en tijd. Net als bij de Goals is het belangrijk om kritisch te kiezen en ervoor te zorgen dat de Strategies echte keuzes weerspiegelen in relevante aandachtsgebieden van je plan – zoals organisatie, partners, innovaties, enzovoorts.
Je wilt je richten op een beperkt aantal strategieën en zorgen dat ze voldoen aan de volgende kenmerken:
-
Specifiek – duidelijk en concreet geformuleerd
-
Selectief – gebaseerd op bewuste keuzes
-
Sustainable (duurzaam) – houdbaar op de lange termijn
-
Synchronized (gesynchroniseerd) – op elkaar afgestemd en ondersteunend aan elkaar
-
Sufficient (voldoende) – samen voldoende om de Goals te behalen
Measures
Het onderdeel ‘Measures’ binnen OGSM bestaat eigenlijk uit twee afzonderlijke elementen: een Dashboard en een Actieplan.
Deze opsplitsing is niet oorspronkelijk onderdeel van het OGSM-model, maar werd geïntroduceerd door Marc van Eck(een van onze medeoprichters) en Ellen van Zanten om de helderheid van het model te vergroten.
-
Het Dashboard bevat de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI’s) die laten zien of een strategie op koers ligt.
-
Het Actieplan omvat de projecten of acties die de praktische uitvoering van je strategieën mogelijk maken, inclusief informatie over wie de acties uitvoert en wanneer.
HOOFDSTUK 2: Inloggen op de OGSM-software en je eigen OGSM aanmaken
Aan de slag met OGSM is eenvoudig.
In dit hoofdstuk leer je alle methoden om in te loggen en maak je een keuze uit de volgende opties:
-
Ik heb al een werkruimte en wil inloggen
-
Ik ben mijn wachtwoord vergeten
-
Ik ben uitgenodigd voor de werkruimte van iemand anders en wil mijn eigen OGSM aanmaken
Stap 1: Log in op de OGSM-software (als je nog niet bent ingelogd)
Je hebt drie manieren om in te loggen op je OGSM Software-account:
-
Via de SSO-methode (Single Sign-On)
Je kunt kiezen tussen inloggen met Gmail, Okta of Microsoft. Je account moet wel geregistreerd zijn op hetzelfde e-mailadres als je SSO-account. Klik simpelweg op één van de opties en log in via de gekozen dienst. Je hoeft daarna niet apart in te loggen op je werkruimte. -
Met je e-mailadres en wachtwoord
Vul je e-mailadres en wachtwoord in en klik op de knop ‘Sign in’. -
Met de knop ‘Receive link to login’
Dit is een manier om in te loggen zonder wachtwoord, ook wel bekend als een magic link. Je hoeft alleen je e-mailadres in te vullen en op ‘Receive link to login’ te klikken. Je ontvangt dan een e-mail met een link waarmee je direct kunt inloggen.
Let op: Als je inlogt met e-mail en wachtwoord, krijg je een overzicht van alle werkruimtes die aan dat e-mailadres en wachtwoord gekoppeld zijn.
Hieronder vind je een specifiek voorbeeld van verschillend gedrag van de tool.
Als je wilt inloggen met je e-mailadres en wachtwoord, moet je de wachtwoorden binnen de werkruimte aanpassen. Op die manier krijg je toegang tot de volledige lijst van werkruimtes die aan jouw e-mailadres zijn gekoppeld.
Stap 2: Ik ben mijn wachtwoord vergeten
Als je je wachtwoord bent vergeten, geen zorgen. In de OGSM-software is het eenvoudig om je wachtwoord opnieuw in te stellen.
-
Open de inlogpagina en onder het veld voor e-mailadres en wachtwoord vind je de optie ‘Wachtwoord vergeten?’
-
Klik hierop, vul je e-mailadres in en klik op ‘Reset wachtwoord’.
-
De e-mail die je ontvangt stelt je in staat om het wachtwoord te resetten van alle werkruimtes die je met dit e-mailadres hebt aangemaakt.
-
Klik op ‘Reset’, voer je nieuwe wachtwoord en bevestigingswachtwoord in, en sla de wijzigingen op.
Let op: Om veiligheidsredenen moet je nieuwe wachtwoord voldoen aan de volgende eisen:
-
-
Minimaal één cijfer
-
Minimaal één kleine letter
-
Minimaal één hoofdletter
-
Minimaal één speciaal teken
-
Minimaal 8 tekens lang
-
Hoe activeer je de Twee-Stapsverificatie in onze tool (vierde manier van inloggen)
Stappen:
- Voor beheerders – Activeer in Werkruimte-instellingen > Functies het vakje voor Google Authenticator. Hierdoor kunnen alle gebruikers de sectie ‘Twee-stapsverificatie’ in hun persoonlijke instellingen zien en deze individueel configureren. Zie slides 2–4 voor de juiste setup-stappen.
- Voor alle gebruikers – Ga naar Persoonlijke instellingen, en onderaan de pagina vind je de sectie ‘Twee-stapsverificatie’. Volg de stappen die daar staan om de twee-stapsverificatie te activeren. Zie slides 5–8 voor een duidelijkere uitleg over hoe je het kunt activeren.
- Voor beheerders – Zorg ervoor dat alle gebruikers hun configuratie in de persoonlijke instellingen hebben voltooid. Zodra dit is bevestigd, ga je naar Werkruimte-instellingen > Beveiliging en selecteer je de optie ‘Twee-stapsverificatie’. Zodra dit is geactiveerd, moeten alle gebruikers van de werkruimte inloggen met twee-stapsverificatie.
Als een admin-gebruiker de twee-stapsverificatie in de werkruimte-instellingen activeert, zijn alle gebruikers verplicht om alleen met de twee-stapsverificatiemethode in te loggen. Aangezien voor sommige gebruikers deze configuratie nog niet is ingesteld, biedt onze tool de optie om in te loggen via een code die naar je e-mail wordt gestuurd.
Ben je uitgenodigd voor een bestaande werkruimte en gevraagd om je eigen OGSM aan te maken?
Maak je eerste OGSM
OGSM is flexibel en snel om elk project van begin tot eind te beheren op slechts één pagina. Leer hoe je je eerste bord opzet en werk in beweging brengt.
Er zijn twee manieren om een nieuwe OGSM aan te maken:
1 – Beweeg met je muis over het OGSM-menu in de linkerbalk en klik op de ‘+’ knop.
2 – De tweede manier is door de lijst met OGSM’s te openen en daar een nieuwe toe te voegen.
OGSM naam
-
OGSM wordt standaard als vertrouwelijk aangemaakt, maar je kunt dit wijzigen door het vakje uit te vinken. De vertrouwelijkheid kan op elk moment worden aangepast: je kunt het OGSM vertrouwelijk maken of juist zichtbaar voor iedereen.
-
Het is verplicht om een startdatum en einddatum van het OGSM te kiezen, zodat acties en voortgang correct gemeten kunnen worden.
-
De eigenaar van het OGSM is standaard degene die het OGSM aanmaakt. Dit is echter aanpasbaar. Je kunt het eigenaarschap toewijzen aan iemand anders, maar daarna heb je niet langer volledige toegang, tenzij de ‘nieuwe eigenaar’ dit toestaat.
Na het klikken op de knop ‘Create’, wordt het nieuwe OGSM automatisch geopend en toegevoegd aan de OGSM-lijst.
OGSM-informatie bijwerken
Je kunt de OGSM-gegevens bijwerken door te klikken op het instellingenicoon rechtsboven, naast het activiteitenlogboek.
Nieuwe velden toegevoegd in ‘OGSM bewerken’:
-
Parent OGSM – Je kunt een bovenliggend OGSM toevoegen of wijzigen. Hiermee wordt het huidige OGSM een Sub-OGSM van het geselecteerde hoofddocument.
-
‘Toon in menu’ activeren – Door deze knop te activeren, voeg je het OGSM toe aan het menu aan de linkerkant. Je kunt zo veel OGSM’s als je wilt in het linker menu tonen door simpelweg deze knop aan te zetten.
-
OGSM-eigenaar op de hoogte stellen van statusupdates – Wanneer je dit activeert, ontvangt de eigenaar automatisch e-mailmeldingen over updates.
-
OGSM-modus – Kies of het OGSM de status Concept, Actief of Gesloten heeft:
- Concept (Draft) – Gebruik deze modus als je je ideeën nog aan het uitwerken bent en het OGSM nog niet actief wordt gebruikt. Er worden geen e-mails verstuurd.
- Actief (Active) – Deze modus betekent dat je actief met het OGSM werkt. Je ontvangt dan meldingen over de voortgang.
- Gesloten (Closed) – Wanneer het OGSM is afgerond, kun je de status op Gesloten zetten. Er worden dan geen notificaties meer verzonden.
-
Statussen verbergen – Door dit icoon te activeren, worden de statussen van items in het OGSM automatisch verborgen. Ook wordt de actielijst gesloten. Zo kun je het OGSM eenvoudig bekijken of afdrukken zonder statussen.
Objective
Objectives spelen een cruciale rol in de structuur van het OGSM. Als je het doel op de juiste manier formuleert, krijgt het hele OGSM een heldere en logische opbouw.
We raden aan om een kort en krachtig objective te formuleren in het formaat: ‘Wat’ door ‘Hoe’.
Dit helpt bij het opstellen van de juiste doelkoppen, doelen, strategieën en acties.
WAT (Wat wil mijn klant bereiken?) en HOE (Hoe help ik hen dat te bereiken?)
Gebruik onderstaande checklist bij het formuleren van je objective:
-
Geeft mijn objective duidelijk mijn “why” of bestaansreden weer?
-
Erkent mijn objective het perspectief of de behoefte van de klant?
-
Beschrijft het een concreet resultaat?
-
Maakt het een duidelijke keuze in de aanpak (hoe we het doel bereiken)?
-
Is het leesbaar?
-
Is het herhaalbaar?
-
Is het inspirerend en ambitieus (een stretch doel)?
-
Is het haalbaar?
OGSM lijst
Aan de linkerkant van de pagina staat standaard de lijst met alle OGSM’s geopend.
Wanneer je met de muis over de lijst beweegt, zie je twee pijltjes die in tegengestelde richtingen wijzen.
Je kunt de lijst sluiten door op het linkerpijltje te klikken. Deze instelling blijft behouden, ook na het vernieuwen van de pagina of na opnieuw inloggen.
Als je de OGSM-lijst breder wilt openen, klik je op het rechterpijltje.
Als je een beheerder (admin) bent, kun je alle OGSM’s zien die zijn aangemaakt – zowel vertrouwelijke als niet-vertrouwelijke, ongeacht of je er toegang toe hebt of niet.
Als een OGSM vertrouwelijk is en je hebt er geen toegang toe, wordt de naam van het OGSM weergegeven in grijze kleur.
Wanneer je met de muis over de OGSM-naam beweegt, verschijnt er een tooltip met daarin wie de eigenaar is.
Als je toegang tot dit OGSM wilt, moet je de eigenaar om toegang vragen.
Een andere manier om toegang te krijgen tot een privé OGSM is door te klikken op de “…” (meer opties) en vervolgens te kiezen voor “Neem controle over dit OGSM” (Take control of this OGSM).
Houd er rekening mee dat wanneer je de controle over een OGSM overneemt, je toegang krijgt tot alle onderdelen binnen het OGSM en dat de oorspronkelijke maker de toegang verliest.
Een voorbeeld waarbij een gebruiker de controle over een OGSM overneemt, is wanneer een werknemer het bedrijf verlaat. Om te voorkomen dat gegevens verloren gaan, kunnen beheerders (admins) via deze optie toegang krijgen tot het OGSM, terwijl de vertrekkende gebruiker alle toegang verliest.
Hoe maak je Goal Headers aan
De doelkoppen zijn onderverdeeld in twee secties, die nuttiger en gebruiksvriendelijker zijn voor de gebruiker.
Doel WAT (Achteraf-indicatoren) en Doel HOE (Vooruitkijkende indicatoren)
Wat gaan we bereiken en hoe gaan we dat doen?
Een nieuwe doelkop toevoegen is eenvoudig: klik met de muis op de What/How-sectie, vul het veld in en druk op Enter. De nieuwe doelkop wordt succesvol opgeslagen en je kunt direct nieuwe doelen toevoegen. Voor een specifieke doelkop kun je:
-
Een eigenaar toevoegen/wijzigen
-
Deze vertrouwelijk maken
-
De status aanpassen
-
Het type (What/How) wijzigen
Hoe maak je doelen aan (KPI’s)
Om een KPI aan te maken, heb je eerst een doelkop (Goal Header) nodig. Het proces voor het aanmaken, toevoegen en verwijderen is hetzelfde als bij een doelkop.
Voor een specifiek doel (KPI) kun je:
-
Een eigenaar toevoegen of wijzigen
-
Het vertrouwelijk maken
-
Een bovenliggende KPI kiezen
-
De status aanpassen
-
Het type (What/How) wijzigen
-
De start- en einddatum aanpassen
KPI Tooltip
We hebben het nog eenvoudiger gemaakt om belangrijke KPI-informatie te bekijken. Beweeg simpelweg met je muis over het oog-icoon om gedetailleerde voortgangsupdates te zien van je doel-KPI of dashboard-KPI, zonder dat je het bewerkvenster hoeft te openen. Zo blijf je efficiënter op de hoogte van je doelen.
Informatie weergegeven in de KPI-tooltip:
-
Status: Geeft de huidige status van de KPI aan.
-
Afwijking van de Forecast: Dit percentage toont het verschil tussen de doelwaarde en de huidige waarde op dit moment. Bijvoorbeeld: als het doel €100 is en de huidige waarde ook €100, is de afwijking 0%, wat betekent dat je op schema ligt.
-
Huidige waarde: Dit toont de actuele waarde, zoals vermeld in het voortgangstabblad. De waarde tussen haakjes geeft de voorspelde waarde aan voor de betreffende meetdatum.
-
Verwachte Forecast-waarde vanaf vandaag: De voorspelde waarde die de KPI op de huidige datum zou moeten bereiken, op basis van zowel de huidige waarde als de verwachte groei in de forecast.
-
Verwachte Werkelijke Waarde vanaf vandaag: De verwachte daadwerkelijke waarde van de KPI voor de huidige datum, rekening houdend met de huidige stand en het tempo van de groei.
-
Doelgroei: De verandering die je nastreeft, weergegeven in procenten op basis van de huidige waarden.
-
Doel: De specifieke doelwaarde die aan de KPI is gekoppeld, zoals vermeld in het informatietabblad.
-
Verwachte Eindwaarde: Op basis van de voortgang voorspellen we welke uiteindelijke waarde de KPI zal bereiken.
-
Eigenaar: De persoon die verantwoordelijk is voor het beheer van de KPI.
-
Opmerking: Als er opmerkingen aan de KPI zijn gekoppeld, tonen we het opmerkingennummer ter referentie.
-
Links: Indien er externe bronnen of links relevant zijn voor de KPI, worden deze hier weergegeven met een directe toegangsmogelijkheid.
-
Acties die invloed hebben op de KPI: Dit onderdeel toont welke acties een directe impact hebben op de prestatie van de KPI, inclusief de mate van invloed. Bijvoorbeeld: als de KPI moet groeien van 60% naar 80% en een specifieke actie draagt 15% bij aan dit doel, wordt dat hier vermeld: “Actie nr. 1 heeft een significante impact van 15% op deze KPI.” Dit helpt bij het identificeren en prioriteren van acties die bijdragen aan verbetering van de KPI.
Hoe een Doel / Doelkop / Strategie / Actie / Stap bewerken
Optie 1
Optie 2
Optie 3
Grafiekfunctie
Hoe een grafiek maken?
Als je een grafiek wilt genereren, moet je de volgende velden invullen:
-
Startdatum
-
Einddatum
-
Waarde op de startdatum
-
Doelwaarde
-
Eenheden
-
Meetperiode
Zodra je deze informatie hebt ingevuld en de wijzigingen opslaat, verschijnt de knop ‘Meetmomenten opnieuw genereren’ rechtsboven. Je kunt hierop klikken om meetmomenten aan te maken op basis van de forecast.
Daarnaast kun je ook het werkelijke resultaat invoeren.
We hebben het gebruik van de tool nog eenvoudiger gemaakt! Je ontvangt nu automatisch meldingen om een meetmoment te genereren zodra alle verplichte gegevens zijn ingevuld, of om het opnieuw te genereren als er een wijziging is in een veld dat invloed heeft op de voortgang.
Je hoeft alleen maar te klikken op “Meetmoment genereren” zodra het bericht verschijnt.
Hoe werk je met het voortgangstabblad?
Het voortgangstabblad is in eerste instantie leeg en wordt pas gevuld nadat je meetmomenten hebt gegenereerd. Het tabblad toont een startwaarde en een doelwaarde, en daartussenin wordt de data weergegeven die is berekend op basis van de forecast.
Hieronder vind je een gif die uitlegt hoe je de ‘Werkelijke’ gegevens kunt invullen en hoe dit wordt weergegeven in de grafiek.
-
Open het voortgangstabblad nadat je de meetmomenten opnieuw hebt gegenereerd
-
Voor elk gegenereerd meetmoment is er een forecast zichtbaar en kun je het werkelijke resultaat invoeren
-
Nadat je dit hebt gedaan, ververs je de pagina en open je het tabblad ‘Grafiek’. Je ziet nu een nieuwe lijn verschijnen: ‘Werkelijk resultaat’
Let op: De kleur van de bol aan de linkerkant verandert op basis van de resultaten:
- Rood – Je ligt niet op schema
- Groen – Je ligt op schema
Door het invoeren van de werkelijke resultaten, wordt de status van de KPI (On track / Off track) automatisch aangepast. Zo zie je direct bij het openen van de OGSM-pagina welk doel op schema ligt en welk doel extra aandacht nodig heeft.
In het detailvenster van de KPI (Detail KPI modal) kun je boven de grafieklijn de waarde van ‘Good’ aanpassen.
Standaard is deze optie geactiveerd. Maar als een hogere waarde in een specifiek geval geen positief signaal is, kun je het vakje uitvinken.
Zodra alle benodigde velden zijn ingevuld, verschijnt er rechtsboven in de modal een knop waarmee je meetmomenten kunt genereren.
-
Na het genereren van de grafiek kun je deze op elk gewenst moment opnieuw genereren.
Hoe koppel je subdoelen aan een KPI?
Let op: De implementatie van deze functie is in ontwikkeling in OGSM 2, maar is beschikbaar in OGSM 1.
Open de bewerkmodal en onderaan vind je de sectie ‘Subdoelen’. Klik hierop en je kunt nieuwe subdoelen aanmaken en toewijzen aan het OGSM, of een reeds aangemaakt doel selecteren.
Hoe kan je de grafiek van een KPI zien?
Optie 1:
Nadat je de sub-KPI aan de KPI hebt gekoppeld, kun je kiezen hoe je de grafiek wilt bekijken. Dit doe je via het tabblad Details.
De mogelijkheden zijn als volgt:
- Allemaal (All) – Je kunt de huidige KPI bekijken samen met alle werkelijke en voorspelde waarden van de subdoelen.
- Gemiddelde (Average) – Door deze optie te kiezen, zie je de ‘Werkelijke’ en ‘Forecast’ van de huidige KPI, evenals het gemiddelde van de ‘Werkelijke’ en ‘Forecast’ waarden van alle subdoelen.
- Som (Sum)– Door deze optie te kiezen, zie je de ‘Werkelijke’ en ‘Forecast’ van de huidige KPI, evenals de som van de ‘Werkelijke’ en ‘Forecast’ waarden van alle subdoelen.
- Alles en Som (All and Sum)– Door deze optie te kiezen, zie je de ‘Werkelijke’ en ‘Forecast’ van de hoofddoel-KPI én alle sub-KPI’s, evenals de som van de ‘Werkelijke’ en ‘Forecast’ waarden van alle subdoelen.
- Alles en Gemiddelde (All en Average)– Door deze optie te kiezen, zie je de ‘Werkelijke’ en ‘Forecast’ van de hoofddoel-KPI én alle sub-KPI’s, evenals het gemiddelde van de ‘Werkelijke’ en ‘Forecast’ waarden van alle subdoelen.
Hoe voeg je acties toe die impact hebben op een KPI?
De functie ‘Actie met impact op KPI’ in OGSM stelt gebruikers in staat om specifieke acties te koppelen aan KPI’s, zodat de impact op bedrijfsresultaten beter gevolgd kan worden.
Stappen om een actie toe te voegen die impact heeft op een KPI:
-
Open de bewerkmodal van de KPI waaraan je een actie wilt koppelen
-
Ga naar de sectie ‘Actie met impact op KPI’
-
Je ziet in eerste instantie een lege pagina
-
Klik op de knop ‘Toevoegen’ om een actie toe te voegen
-
Er verschijnt een pop-up waarin je het volgende selecteert:
-
Project/Actie
-
Impactwaarde
-
Type impact
-
-
Klik op Opslaan – de actie wordt nu gekoppeld aan de KPI als een actie met impact.
Hoe kan je een strategie creëren?
Het opstellen van de strategie is cruciaal voor het OGSM, omdat je op basis van de geformuleerde strategie dashboardmetingen, acties en stappen kunt aanmaken.
Als je voor de eerste keer een strategie wilt aanmaken, beweeg je met de muis over het strategieveld en klik je op het invoerveld. Vul de strategie in en druk op Enter. Hieronder zie je een voorbeeld in de gif.
Zodra je dit hebt gedaan, kun je dashboardmetingen en acties toevoegen die gekoppeld zijn aan deze strategie.
De eigenaar die verantwoordelijk is voor deze strategie bepaalt de status en ontvangt updates met betrekking tot deze strategie.
Vanuit een strategie kun je ook een OGSM laten doorcascaderen.
Informatieve tooltip bij Strategie
Informatie weergegeven in de KPI-tooltip:
-
Eigenaar: De persoon die verantwoordelijk is voor het beheer van de KPI.
-
Startdatum: De datum waarop de strategie of het plan is gestart.
-
Einddatum: De datum waarop de strategie of het plan is afgerond of gepland is om af te ronden.
-
Status: De huidige status van de KPI.
-
Beschrijving: Als je een beschrijving toevoegt in de strategie-bewerkmodal, wordt deze hier weergegeven. Dit biedt extra context of uitleg over de strategie, zodat gebruikers deze beter kunnen begrijpen.
-
Opmerking: Als er opmerkingen aan de KPI zijn gekoppeld, tonen we het opmerkingennummer ter referentie.
-
Links: Als er externe bronnen of links relevant zijn voor de KPI, worden deze hier weergegeven met een directe toegangsmogelijkheid.
Dashboardmetingen
Het proces voor het creëren van een dashboardmeetwaarde is hetzelfde als voor doelen. Beide zijn Key Performance Indicators (KPI’s). Je kunt meerdere KPI’s voor dezelfde strategie creëren, aangezien onze software je in staat stelt een lijst van dashboardmetingen aan te maken.
-
Geef aan of het een What- of How-metingen is.
-
Voer de start- en einddatum in, samen met de bijbehorende waarden. De grafiek wordt gegenereerd op basis van deze waarden.
-
Vul de meetperiode en updatefrequentie in. Op basis hiervan ontvangt de eigenaar automatisch een verzoek om de status bij te werken.
-
Het is mogelijk om een standaardvertraging in te stellen voor wanneer het systeem de achterstallige status moet weergeven en ook een Overdue-melding per e-mail te versturen.
-
Je kunt ook een waarde instellen om de e-mailmelding voor de KPI-statusupdate met een bepaald aantal dagen te vertragen.
-
Wanneer je deze vertragingen als standaard instelt in de werkruimte-instellingen, kun je ze ook specifiek per object aanpassen (in de popup van het object zelf).
Hoe maak je een actie (project) aan?
- Klik op de actietabel en begin met typen om een actie toe te voegen. Vul de gegevens in en druk op Enter. De actie wordt automatisch aangemaakt en je kunt meer acties toevoegen.
- Klik op de 3 puntjes en selecteer Bewerken om de actie verder aan te vullen. De eigenaar is verantwoordelijk voor deze actie, bepaalt de status en ontvangt de updates.
- Je kunt meer teamleden toevoegen door te klikken op de pijl naast ‘Team’.
- Het is mogelijk om de % voltooid waarde te wijzigen in de actie-popup door op de percentagebalk te klikken.
- Daarnaast kun je een actie opdelen in stappen, waarbij je de actie in meerdere stappen kunt splitsen, waarbij elke stap een eigenaar heeft en een start- en einddatum.
Actie tooltip
We hebben de informatie voor acties in het OGSM verbeterd. Door met de muis over het oog-icoon te bewegen, zie je nu details over de huidige status, het percentage voltooid, en de laatste update. Deze functie helpt je om je voortgang bij te houden en gebieden voor verbetering te identificeren.
-
Tijd Gebruikt: Het vertegenwoordigt het percentage van de tijd dat is gebruikt voor een gegeven actie binnen een specifieke tijdsperiode. Het berekent hoeveel van de tijd tussen de startdatum en einddatum van de actie al verstreken is tot vandaag. Bijvoorbeeld, als een actie een week geleden begon en eindigt over een maand, en vandaag is de 10e dag, kan het 10% tijd gebruikt tonen.
-
Huidige Voortgang: Dit percentage geeft de voortgang aan die door de gebruiker is gemaakt.
- Status: Dit veld geeft de huidige status van de actie aan. Mogelijke statuswaarden kunnen zijn:
- “On Track” – De actie verloopt zoals gepland.
- “Off Track” – De actie loopt achter op schema.
- “On Hold” – De actie is tijdelijk gepauzeerd of vertraagd.
- “At Risk” – Er zijn mogelijke problemen of uitdagingen die de succes van de actie kunnen beïnvloeden.
- “To Do” – De actie is nog niet begonnen en staat op de to-do lijst.
- Fase: Dit toont de huidige fase waarin de actie zich bevindt.
- Laatste Update: Deze sectie biedt informatie over de meest recente statusupdate met betrekking tot de actie. Het bevat de datum waarop de update werd gemaakt en een beschrijving van de update, die belangrijke notities of wijzigingen in de status of voortgang van de actie kan bevatten.
- Team: Het toont de eigenaar van de actie, de persoon die verantwoordelijk is voor het toezicht houden en uitvoeren van de actie. Daarnaast kan het ook teamleden vermelden die betrokken zijn bij de uitvoering van de actie.
- Beschrijving: Dit veld bevat de beschrijving of details die zijn ingevoerd in de bewerkmodal van de actie in het beschrijvingsveld.
- Impact op Doelen/Dashboard KPI: Deze sectie benadrukt de specifieke KPI’s die door de actie worden beïnvloed. Het biedt ook informatie over de impactwaarde, die aangeeft in welke mate de actie naar verwachting invloed zal hebben op deze KPI’s. Bijvoorbeeld, als de actie betrekking heeft op de KPI “80% van het personeel voelt zich verbonden met Great Food en hun lokale gemeenschap”, en de impactwaarde is 20%, betekent dit dat deze actie een hoge impact heeft op het behalen van het KPI-doel.
Nodig een gebruiker uit in de werkruimte en wijs toe aan de actie in 4 stappen
Verander de status van de actielijst in 2 stappen
Voeg de periode van de actie toe/bewerk in 2 stappen
Hoe tonen we de einddatum van een actie in de lijst:
-
Als de einddatum in de huidige maand valt, tonen we alleen de dag en maand (30 jun).
-
Als de einddatum in de laatste 3 jaar of de volgende 3 jaar valt, tonen we de maand en het jaar (sep ’23).
-
Als de einddatum meer dan 3 jaar geleden of meer dan 3 jaar in de toekomst is, tonen we alleen het jaar (2025).
Let op: Als de einddatum kleiner is dan vandaag en het project is niet afgerond, tonen we de datum in ROOD.
Voor één actie is het mogelijk om stappen te creëren of sub-acties toe te wijzen die al bestaan in de software.
Actie Modal - Functies binnen de bewerkmodal
Details
De “Bewerkmodal” is een belangrijke functie waarmee gebruikers verschillende aspecten van een actie kunnen aanpassen. Binnen de “Bewerkmodal” zijn er vier verschillende tabbladen, die elk een specifiek doel dienen om gebruikers te helpen verschillende acties uit te voeren.
Een van deze tabbladen is het “Detail”-tabblad, waar gebruikers belangrijke wijzigingen aan de actie kunnen aanbrengen. Hier is een overzicht van de functies die beschikbaar zijn in het “Detail”-tabblad:
-
Naam: Gebruikers kunnen de naam van de actie aanpassen en een duidelijke en beschrijvende titel geven die het doel van de actie weerspiegelt.
-
Eigenaar: Gebruikers kunnen de actie toewijzen aan een specifieke eigenaar of teamlid die verantwoordelijk is voor de uitvoering. Je kunt ook de project sponsor kiezen.
-
Status: Gebruikers hebben de optie om de status van de actie te wijzigen, die de voortgang of de huidige toestand aangeeft (bijv. Niet gestart, Op schema, Achter op schema, Voltooid, etc.).
-
Startdatum en Einddatum: Gebruikers kunnen de start- en einddatums voor de actie instellen. Dit helpt bij het plannen en volgen van de tijdlijn van de actie.
-
Frequentie: Als de actie een terugkerende taak is, kunnen gebruikers de frequentie instellen (bijv. dagelijks, wekelijks, maandelijks) om de herhaling te automatiseren.
-
Statusupdate-verzoek: Deze functie stelt gebruikers in staat om een statusupdate voor de actie aan te vragen. Ze kunnen deze optie gebruiken om de eigenaar of het teamlid te vragen een voortgangsupdate te geven, zodat iedereen op de hoogte blijft.
Stappen
Het “Stappen”-tabblad binnen de “Bewerkmodal” is een waardevol onderdeel dat gebruikers een overzicht biedt van alle huidige taken die aan de actie zijn gekoppeld. Hier is een uitleg van de functies die beschikbaar zijn in het “Stappen”-tabblad:
-
Huidige Taken: Gebruikers kunnen een lijst bekijken van alle taken of stappen die momenteel aan de actie zijn gekoppeld. Deze lijst geeft een duidelijk overzicht van het werk dat nog moet worden uitgevoerd om de actie te voltooien.
-
Verwijderde Stappen: Het “Stappen”-tabblad bevat ook een optie om eerder verwijderde stappen te bekijken. Indien nodig kunnen gebruikers de “Herstellen”-functie gebruiken om deze stappen opnieuw toe te voegen.
Sub acties
Het derde tabblad in de “Bewerkmodal” is gewijd aan het beheren van sub-acties. Sub-acties zijn kleinere acties die aan de hoofdactie zijn gekoppeld, waardoor complexe doelen kunnen worden opgesplitst in beter beheersbare onderdelen. Hier is een uitleg van de functies die beschikbaar zijn in het “Sub-acties”-tabblad:
-
Nieuwe Sub-acties Maken: Gebruikers hebben de optie om nieuwe sub-acties direct vanuit dit tabblad aan te maken.
-
Bestaande Sub-acties Koppelen: Gebruikers kunnen ook bestaande sub-acties aan de huidige hoofdactie koppelen. Dit is vooral handig wanneer de sub-acties al gedefinieerd zijn en deel uitmaken van hetzelfde OGSM binnen de werkruimte.
Impact op Doelen/Dashboard KPI
Het “Impacts Goals/Dashboard KPIs”-tabblad in de Actie Bewerken Modal is een krachtige functie die gebruikers in staat stelt de effecten van de actie op verschillende doelen of Key Performance Indicators (KPI’s) binnen de organisatie of het project te specificeren. Hier is een uitleg van de functies die beschikbaar zijn in het “Impacts Goals/KPIs”-tabblad:
-
Selecteer Doelen/KPIs: Gebruikers kunnen de specifieke doelen of KPI’s kiezen die door de actie worden beïnvloed.
-
Impactwaarden: Voor elk geselecteerd doel/KPI kunnen gebruikers impactwaarden toewijzen die aangeven in hoeverre de actie bijdraagt aan het bereiken van dat specifieke doel/KPI.
-
Impactniveaus: Sommige systemen gebruiken impactniveaus om de betekenis van de effectiviteit van de actie op doelen/KPIs te categoriseren. Gebruikers kunnen impactniveaus kiezen zoals “medium”, “hoog”, of “laag”, wat een snel overzicht geeft van de belangrijkheid van de actie in relatie tot elk doel/KPI.
Project Status Update
De projectstatusupdate toont de huidige situatie van een project op een specifiek moment.
Je moet een paar eenvoudige configuraties doen zodat het duidelijker is wanneer je de statusupdate moet aanvragen.
Configuraties:
-
Kies een Eigenaar van de actie
-
Stel een Startdatum voor statusupdate in
-
Stel een Einddatum in
-
Kies een frequentie voor statusupdates
Als je een verzoek wilt doen voor een projectstatusupdate (ook als je de bovenstaande configuraties nog niet hebt gedaan), kan dit worden gedaan binnen de projectmodal. Iedereen die deel uitmaakt van de werkruimte en toegang heeft tot het project kan op elk moment de statusupdate aanvragen.
De enige vereiste is om een ‘Projectmanager’ voor het project te kiezen.
Zodra je de statusupdate aanvraagt, ontvangt de eigenaar van het project een e-mail.
Klik op ‘Update status online’ en de onderstaande pagina verschijnt:
Onderstaand is ook de optie toegevoegd om de status van een stap op ‘Voltooid’ te zetten. Als er een sub-actiesgerelateerd zijn aan de actie, kun je ook de informatie van de sub-acties bijwerken (status, tijdstatus, financiële status, kwaliteitsstatus en % voltooid).
Het bijwerken van de informatie hier zal automatisch de huidige gegevens in de projectmodal bijwerken.
In OGSM 2 wordt alleen de laatste update datum weergegeven, maar in OGSM 1 is er een sectie ‘Actie statusupdate’die de details van de laatste update toont. (Dit is in ontwikkeling voor OGSM 2).
Het zal een lijst weergeven van alle updates van de eerste tot de laatste update. Als je meerdere updates maakt, wordt deze alleen één keer weergegeven en alleen de laatste update wordt opgeslagen.
Hoe vraag je een statusupdate aan voor een persoon die geen toegang heeft tot de werkruimte:
-
Maak een persoon aan (zorg ervoor dat de persoon ook een e-mailadres heeft).
-
Vraag de statusupdate aan.
De persoon ontvangt de e-mail en kan het project bijwerken zonder in te loggen op de software. Hij zal geen toegang hebben om de projectdetails te openen of naar het dashboard te gaan.
Hoe creëer je stappen
Het is mogelijk om stappen te maken alleen als er al acties zijn aangemaakt. En voor een actie kun je nieuwe stappen toevoegen.
Optie 1: Maak Taken/Stappen aan in 3 stappen vanuit de actielijst:
Optie 2: Maak een stap aan binnen de Actie-modal
Hoe een stap bewerken:
-
Klik eenmaal op het stapveld, wijzig de gegevens en druk op Enter of klik buiten het veld. De wijzigingen worden automatisch opgeslagen.
-
Je kunt met de rechtermuisknop op het stapveld klikken en ‘Bewerken’ selecteren. Wijzig de naam en bevestig de wijzigingen.
Hoe een stap verwijderen:
-
Klik eenmaal op het stapveld en druk op de ‘Backspace’-toets om alle tekens te verwijderen. Er verschijnt een bericht waarin je wordt gevraagd of je de verwijdering wilt bevestigen.
-
Je kunt met de rechtermuisknop op het stapveld klikken en ‘Verwijderen’ selecteren. Bevestig de verwijdering.
Voeg toe/bewerk de periode van de taak/stap in 2 stappen
Nodig een gebruiker uit in de werkruimte en wijs toe aan de actie in 4 stappen.
Hoe verander je de status van een stap
- Klik met de rechtermuisknop op het stapveld en onderaan de pop-up staat een vakje ‘Markeren als Voltooid’. Op deze manier wordt de stap als ‘Voltooid’ gemarkeerd.
- Als de stap ‘Voltooid’ is, kun je deze wijzigen naar ‘In uitvoering’ of ‘Archiveren’, zodat de stap niet meer op de lijst verschijnt.
Hoe herstel je verwijderde stappen:
Als je een stap al hebt verwijderd, kun je nu vanaf OGSM 2 de verwijderde stap herstellen. Open de Actie-modal, klik op het stappen-tabblad en daar vind je de optie ‘Toon alles’. Klik erop en je ziet zowel de actieve als de verwijderde stappen duidelijk zichtbaar. Als je met de muis over de stap beweegt die je wilt herstellen, zie je de ‘Herstellen’ knop aan de rechterkant. Klik erop en de stap wordt hersteld.
Hieronder zie je een voorbeeld:
Informatieve Tooltip voor Stappen
Door met de muis over het oog-icoon te bewegen, krijg je nu details te zien over de huidige status, het percentage voltooid, en de laatste update. Deze functie helpt je om je voortgang bij te houden en gebieden voor verbetering te identificeren.
- Status: Dit veld geeft de huidige status van de stap aan.
- Eigenaar: De persoon die verantwoordelijk is voor het beheren van de stap wordt hier aangegeven.
- Huidige Voortgang: Dit percentage geeft de voortgang aan die door de gebruiker is gemaakt.
- Beschrijving: Dit veld bevat de beschrijving of details die zijn ingevoerd in het bewerkvenster van de stap in het beschrijvingsveld.
Sub acties
Je kunt een sub-actie toewijzen aan een actie in OGSM 1, en in OGSM 2 zal deze zichtbaar zijn in de lijst en ook in het derde tabblad van de actie-modal.
Weet je niet hoe je een sub-actie toevoegt in OGSM 1?
Volg deze stappen:
- Klik op ‘…’
- Klik op ‘Bewerken’
- Klik op ‘Child action’
Op dit moment kun je een nieuwe sub-actie toevoegen of een bestaande sub-actie selecteren.
Taak status update
De taakstatusupdate toont de huidige situatie van een taak op een specifiek moment. Je moet een paar eenvoudige configuraties doen zodat het duidelijker is wanneer je de statusupdate moet aanvragen.
Configuraties:
- Kies een Eigenaar van de taak
- Stel een Startdatum in
- Stel een Einddatum in
- Kies een frequentie voor statusbeoordeling
Als je een verzoek wilt doen voor een taakstatusupdate (ook als je de bovenstaande configuraties nog niet hebt gedaan), kan dit worden gedaan binnen de taakmodal. Iedereen die deel uitmaakt van de werkruimte en toegang heeft tot de taak, kan op elk moment de statusupdate aanvragen.
De enige vereiste is om een ‘Projectmanager’ voor de taak te kiezen.
Zodra je de statusupdate aanvraagt, ontvangt de eigenaar van de taak een e-mail.
Klik op ‘Update status Tasks’ en de onderstaande pagina verschijnt:
Hoe vraag je de statusupdate aan voor een persoon die geen toegang heeft tot de werkruimte:
-
Maak een persoon aan (zorg ervoor dat de persoon ook een e-mailadres heeft).
-
Vraag de statusupdate aan.
De persoon ontvangt de e-mail en kan de taak bijwerken zonder in te loggen op de software. Hij zal geen toegang hebben om de taakdetails te openen of naar het dashboard te gaan.
Actie en stap filter
Je kunt de acties filteren. Wanneer je met de muis over het actiepaneel beweegt, selecteer je de meest rechtse knop met het label “Filter”.
Bijvoorbeeld, je kunt alle acties verbergen die voltooid zijn. Een waarschuwingspictogram verschijnt wanneer de filter is ingeschakeld.
Je kunt geweldige combinaties van filters maken en de resultaten bekijken die je nodig hebt.
Activeer automatische herinneringen
We hebben een digitale assistent beschikbaar voor je, als je deze assistent wilt activeren om tijd te besparen en een geweldige gewoonte van tijdige updates voor voortgangsrapportages binnen je organisatie te creëren. Hier leggen we alle stappen uit die nodig zijn om de mailsectie goed te laten functioneren.
Workspace instellingen
Werkruimte-instellingen
Om de mailabonnement goed te laten werken, is het eerst nodig om de algemene instellingen van de werkruimte in te stellen:
Stappen:
-
Klik eerst in het linkermenu en klik daarna op ‘Instellingen’. Klik vervolgens op ‘Werkruimte-instellingen’. De opties voor Werkruimte-instellingen verschijnen nu.
-
Klik daarna op ‘Werkruimte-instellingen’ binnen de ‘Algemene’ sectie.
Klik op het derde tabblad en je vindt alle herinneringsopties. Deze opties zijn op werkruimte-niveau ingesteld. Je hebt ook de optie om deze opties op persoonlijk niveau in of uit te schakelen. Hieronder vind je de uitleg van alle opties in de bovenstaande afbeelding:
-
Mailing ingeschakeld – Als je e-mails wilt ontvangen, moet deze optie actief zijn, zodat je je werk kunt volgen. Als deze optie uit staat, ontvang je geen e-mails van de digitale assistent.
-
Meet/Doel mailing (herinnering) – Je ontvangt een e-mail X dagen voor de meetdatum, waarin staat: “Dit is een verzoek om de status van de KPI’s die aan jou zijn toegewezen bij te werken met een statusupdate.”
-
Projectstatus mailing (herinnering) – Je ontvangt een e-mail X dagen voor de meetdatum, waarin staat: “Dit is een verzoek om de status van het project dat aan jou is toegewezen bij te werken met een statusupdate.”
-
Risicostatus mailing (herinnering) – Je ontvangt een e-mail X dagen voor de meetdatum, waarin staat: “Dit is een verzoek om de status van het risico dat aan jou is toegewezen bij te werken met een statusupdate.”
-
Opdracht mailing (herinnering) – Als je een taak of project toegewezen krijgt en ‘e-mails verzenden’ is ingeschakeld, word je op de hoogte gesteld wanneer werk aan jou wordt toegewezen door iemand anders.
-
Taakstatus mailing – Je ontvangt een e-mail op de meetdatum zelf: “Dit is een verzoek om de status van de taak die aan jou is toegewezen bij te werken, met de statusupdate op vandaag.”
-
Doelen-dashboard mailing – Je ontvangt een e-mail op de meetdatum zelf: “Dit is een verzoek om de status van het doel (key performance indicator) dat aan jou is toegewezen bij te werken, met de statusupdate op vandaag.”
-
Vereiste status mailing – Je ontvangt een e-mail op de meetdatum zelf: “Dit is een verzoek om de status van de vereiste die aan jou is toegewezen bij te werken, met de statusupdate op vandaag.”
-
Actie status update e-mail – Je ontvangt een e-mail op de meetdatum zelf: “Dit is een verzoek om de status van het project dat aan jou is toegewezen bij te werken, met de statusupdate op vandaag.”
-
Risicostatus mailing – Je ontvangt een e-mail op de meetdatum zelf: “Dit is een verzoek om de status van het risico dat aan jou is toegewezen bij te werken, met de statusupdate op vandaag.”
-
Abonnement mailing – Je ontvangt een e-mail op de meetdatum zelf: “Dit is een verzoek om de status van het abonnement bij te werken, met de statusupdate op vandaag.”
-
Tijdregistratie mailing – Je tijdregistratie voor het jaar/maand is nog niet ingediend. Controleer je gewerkte uren en dien ze in. Je ontvangt ook dagelijks een tijdregistratie-herinnering per e-mail om je uren voor de taken en projecten in te vullen (de werkdagen waarop de dagelijkse tijdregistratie-herinnering wordt verzonden, worden geconfigureerd op de instellingenpagina van de gebruiker).
-
Taakstatus update mailing (herinnering) – Je ontvangt een e-mail X dagen voor de meetdatum, waarin staat: “Dit is een verzoek om de status van de taak die aan jou is toegewezen bij te werken, met de statusupdate op vandaag.”
Persoonlijke instellingen
Naast de werkruimte-instellingen, is het nodig om de persoonlijke mailing in te schakelen:
Bij ‘Herinneringen’ zul je zien dat aanvankelijk alle herinneringen worden overgenomen van de werkruimte-instellingen voor mailing, maar je kunt ze personaliseren in de persoonlijke instellingen voor specifieke gebruikers. Je kunt de mailherinneringen in- of uitschakelen.
Mailinglogica
Object Status Update Meldingen worden ingeschakeld op werkruimte-niveau (Werkruimte-instellingen pagina) en op persoonsniveau (Persoon-instellingen pagina):
De stappen om de PSU-e-mails te ontvangen:
-
Een object met een eigenaar waarvan de mailing is ingeschakeld.
-
De frequentie van de statusupdate met de gewenste optie geselecteerd.
-
De startdatum van de statusupdate gedefinieerd.
-
De e-mailtypes zijn:
HERINNERING
Een e-mail X dagen voor de meetdatum die zegt: “Dit is een verzoek om de status van de KPI’s die aan jou zijn toegewezen bij te werken met de statusupdate op.”
VANDAAG
Een e-mail op de meetdatum zelf: “Dit is een verzoek om de status van de KPI’s die aan jou zijn toegewezen bij te werken, met de statusupdate van vandaag.”
TE LAAT
Een e-mail één dag na de ingestelde datum als geen werkelijke waarde is ingevuld: “De statusupdates van de volgende KPI’s die aan jou zijn toegewezen zijn nu te laat. De deadline voor de statusupdate was vóór vandaag. Gelieve nu een statusupdate voor elke KPI in te dienen.”
Het aantal dagen waarop de herinnerings-e-mail vóór een meetdatum wordt verzonden, hangt af van de frequentie van het object, en de standaardinstellingen zijn:
-
DAILY, ADHOC – geen herinnering
-
WEEKLY – 2 dagen
-
BIWEEKLY, QUARTER_WEEKLY, SIXWEEKLY – 4 dagen
-
MONTHLY, MONTHLY_END – 7 dagen
-
QUARTERLY, QUARTERLY_END, QUADRIMESTER – 14 dagen
-
HALF YEAR, YEARLY, YEARLY_END, THREE_YEARS, FIVE_YEARS – 30 dagen
De statusupdate-e-mails bevatten een token-beveiligde link naar een Single Update-pagina die toegankelijk is zonder in te loggen op de tool.
Speciale cases
Voor de KPI-objecten is het mogelijk om enkele uitzonderingen in te stellen, namelijk:
-
Een vertraging voor het ontvangen van de PSU-e-mail, ingesteld in het veld ‘Status update notification delay (dagen)’
Voorbeeld: Ik heb de ‘volgende beoordelingsdatum’ ingesteld op 16 maart met een jaarlijkse frequentie, dit betekent dat de e-mail op deze datum wordt verzonden, opnieuw op 16 maart van het volgende jaar, enzovoorts. Maar als ik een waarde van 10 instel in ‘Status Update notification delay (dagen)’, worden de e-mails altijd 10 dagen later verzonden dan de ingestelde datum, dus op 26 maart in dit geval. -
Een vertraging voor het item om ‘te laat’ te worden nadat de gebruiker de ‘Te laat’ e-mail heeft ontvangen, ingesteld in het veld ‘Turn on overdue after number of days’
Voorbeeld: Elke keer dat de ‘Te laat’ e-mail wordt verzonden (één dag na de ingestelde datum als er geen werkelijke waarde is ingevuld), wordt het object automatisch als ‘Te laat’ gemarkeerd. Als je een vertraging voor deze status instelt, wordt de KPI pas na de ingestelde periode als te laat gemarkeerd. Gebruikmakend van het voorbeeld hierboven: als de datum op 16 maart is en ik stel 5 dagen in om te worden gemarkeerd als te laat, wordt het niet op de 17e gemarkeerd, maar pas op de 21e.
Het is mogelijk om deze uitzonderingen voor de KPI-mailing in te stellen door de onderstaande stappen te volgen (je kunt het instellen als een algemene instelling in de werkruimte of per object):
Algemene werkruimte-instellingen
KPI-individuele instellingen (KPI-overzichtspagina of KPI-pop-up in de OGSM)
Zo activeer je je OGSM: je geeft de frequentie op waarmee e-mails naar de eigenaren van een doel of maatregel moeten worden gestuurd.
Hoe werkt de Mailing Dashboard-pagina?
Als je de mailingsectie in het linkermenu wilt, moet je ‘Mailing dashboard ingeschakeld’ activeren in de werkruimte-instellingen.
Het eerste tabblad werkt hetzelfde als het Herinneringen-tabblad in de werkruimte-instellingen, het is bedoeld om de mailopties in te stellen die wel of niet zijn ingeschakeld.
Het eerste tabblad werkt op dezelfde manier als het Herinneringstabblad in de werkruimte-instellingen, het is bedoeld voor het definiëren van de mailopties die wel of niet zijn ingeschakeld.
In de tabbladen: Risico’s, Risico maatregelen, Projecten, KPI’s en Taken worden alle mailingitems van deze specifieke entiteiten weergegeven.
De werkruimte-beheerders kunnen dit zelf instellen voor alle gebruikers op de mailingpagina en mailtypes in- of uitschakelen voor specifieke typen e-mails.
Email logs
De E-maillogs is een pagina waar de werkruimte-eigenaren alle verzonden e-mails kunnen bekijken. Het is mogelijk om toegang te krijgen via het Beheergebied.
Email logs pagina
Om het email bericht te zien, moet je op de envelop klikken:
HOOFDSTUK 3: Cascaderen met OGSM
Let op: We zijn bezig met een Cascade OGSM-handleiding die de beste manier beschrijft om het te begrijpen. Bedankt. 🙂
Wat is Cascaderen met OGSM?
Cascade betekent dat je een hoog niveau plan wilt nemen en het opsplitst in contextgebieden. Een voorbeeld is een bedrijf dat 4 producten heeft, of een bedrijf met 3 locaties. Wanneer het bedrijf-OGSM heeft: “Verhoog de omzet met 100k dit jaar”, moet de omzetstijging komen van de producten (als voorbeeld).
-
Product 1 = 40k
-
Product 2 = 30k
-
Product 3 = 20k
-
Product 4 = 10k
Dus in de “kind” OGSM’s zullen ze de juiste gewenste omzetstijging laten zien, die vervolgens goed zichtbaar zal zijn in een grafiek.
Hoe kunnen we een OGSM Cascaderen?
Er zijn twee manieren om een OGSM te cascaderen.
De eerste optie is door op de “Drie puntjes” binnen de OGSM te klikken en in het contextmenu “Cascade OGSM” te kiezen.
De tweede optie is door te cascaderen vanuit de OGSM-lijst. Klik op de OGSM-lijst, beweeg de muis over de OGSM die je wilt cascaderen en klik op het “+”-icoon.
Het Cascade OGSM-modal vraagt je om in te vullen:
-
Naam van het gecascadeerde OGSM.
-
De startdatum en einddatum zijn gebaseerd op de ouder-OGSM, maar je kunt de specifieke periode kiezen waarvan je denkt dat dit OGSM zal worden uitgevoerd.
-
“Maak het vertrouwelijk” – Dit is aanvankelijk voorgesteld zoals het ouder-OGSM. Als het ouder-OGSM privé is, is het gecascadeerde OGSM ook standaard vertrouwelijk. Als het ouder-OGSM openbaar is, is ook het gecascadeerde OGSM openbaar, maar je kunt het aanvinken als je een andere keuze wilt maken.
De "Kopiëren, linken en leeg houden" optie werkt als volgt bij het cascaderen van een OGSM:
Onze software biedt je de mogelijkheid om het OGSM te cascaderen met behulp van verschillende opties.
De Kopieeroptie stelt je in staat om alle doelen die je toegang hebt tot in het ouder-OGSM te kopiëren. Het gecascadeerde OGSM zal alle informatie binnen deze doelen overnemen.
Wie heeft toegang tot het gecascadeerde OGSM?
– In progress
Je mag zoveel Sub OGSM creëren als je wilt voor één OGSM.
Cascade OGSM vanuit een strategie
Als de bestaande strategie te complex wordt, hebben we een oplossing voor je. Onze software helpt je een nieuw OGSM te creëren vanuit een strategie en het is eenvoudig om te doen. Nadat je de strategie, meetmomenten, acties en stappen hebt aangemaakt, klik je op bewerken bij de strategie en kies je de knop ‘Cascade OGSM’.
- De naam van de strategie wordt de OGSM-naam en Objective.
- Dashboardmetingen worden Goal What/How. Onze software zal automatisch Goal headers maken voor Goal What en Goal How en de KPI onder de specifieke status plaatsen.
- Acties worden strategieën in het nieuwe OGSM.
- Stappen worden acties voor die strategie.
Hoe toegang te krijgen tot vergaderingen in je tool?
Hieronder vind je de vergaderhandleiding die uitlegt hoe je een vergadering kunt aanmaken en het gehele proces van het werken met vergaderingen.
Als je op de OGSM-pagina bent, vind je het vergadericoon rechtsboven naast de “…” van de OGSM-instellingen. Klik op het vergadericoon en je wordt doorgestuurd naar de dashboardpagina waar je kunt werken met de tegels waartoe je toegang hebt. Een van deze tegels is de vergadertegel. Het is de eerste tegel aan de linkerkant.
Voor meer informatie over vergaderingen, klik dan op de link beneden en dan vind je details in de vergaderhandleiding.
Hulp sectie
HOOFDSTUK 4 - Deel je workspace met andere gebruikers/personen
Personen en Gebruikers in onze tool
Persoon
De lijst van personen is toegankelijk via het linkermenu. Klik simpelweg op de naam “People” om de lijst van geregistreerde personen in onze tool te openen. Deze uitgebreide lijst toont de namen, foto’s, e-mailadressen, functietitels en bedrijfsinformatie van alle personen.
Alleen admin-gebruikers hebben de mogelijkheid om een persoon uit de lijst te verwijderen.
Door op de naam van een persoon te klikken, kun je hun overzichtspagina openen, waar alle relevante informatie wordt weergegeven, zoals hun toegewezen taken, gekoppelde gebruikers, beheerde projecten, eigendom van OGSM’s, dashboardmetingen, vereisten en deelname aan vergaderingen.
Wanneer je een persoon aanmaakt in onze tool, is het belangrijk op te merken dat ze geen toegang hebben tot de werkruimte. De belangrijkste reden om een persoon aan te maken, is om specifieke acties, KPI’s of stappen toe te wijzen aan individuen die mogelijk geen toegang hebben tot de tool zelf. Dit stelt je in staat om verantwoordelijkheid voor deze taken aan de juiste partijen toe te wijzen, zelfs als ze niet geregistreerd zijn als gebruikers.
Door het e-mailadres van een persoon toe te voegen, kun je ook via e-mail met hen communiceren en updates ontvangen over hun voortgang, zonder dat ze geregistreerde gebruikers van de tool hoeven te worden. Dit biedt meer flexibiliteit in het beheren van taken en projecten, evenals het vergemakkelijken van samenwerking met individuen buiten de werkruimte.
Hoe maak je een persoon aan?
- Beweeg de muis over het people-menu (er zal een plus-icoon verschijnen) en klik erop.
- Zorg ervoor dat je het naamveld invult, dit is verplicht.
- Je kunt ook het e-mailadres van de persoon invoeren als je dat wilt.
Door de optie “Invite to workspace” in te schakelen, kun je de persoon uitnodigen als gebruiker, die ook als persoon in de lijst wordt geregistreerd.
Een andere manier om een persoon aan te maken is wanneer je zoekt naar het team binnen de actie-modal.
Volg deze stappen om een nieuwe persoon in de OGSM aan te maken:
-
Klik op het team-icoon van de actie.
-
De zoekbalk kan worden gebruikt om bestaande personen te zoeken of om een nieuwe persoon aan te maken.
-
Klik op “Create” en de create-popup verschijnt.
-
Bij het aanmaken van een nieuwe persoon hoef je alleen hun naam in te voeren. Je kunt ook hun e-mailadrestoevoegen als je dat hebt.
-
Klik opnieuw op “Create” en de nieuwe persoon wordt aangemaakt en toegevoegd aan de people-lijst.
Dezelfde stappen volg je wanneer je een nieuwe deelnemer aan een vergadering wilt toevoegen, de zoekfunctie werkt op dezelfde manier.
Als je de people-lijst wilt openen en naar een specifieke persoon wilt zoeken, moet je het linkermenu openen en op de people-optie klikken.
Personen-pagina
Na het aanmaken van een persoon, kun je verdere informatie over hen bekijken. Dit omvat alle activiteiten die aan de persoon zijn gekoppeld, zoals toegewezen taken en verantwoordelijkheden. Je hebt verschillende opties tot je beschikking:
Als de persoon nog geen gebruiker is, kun je hen uitnodigen om zich bij de werkruimte aan te sluiten.
-
Je kunt alle uitgaande e-mails die naar deze persoon zijn verzonden, bekijken.
- Je kunt alle vergaderingen bekijken waarin deze persoon is opgenomen als deelnemer.
- Je kunt ook alle taken, projecten, OGSM’s en andere gerelateerde items bekijken waarvoor deze persoon verantwoordelijk is.
Gebruikers
Gebruikers zijn de “personen” die met de software interageren. Het is iemand die in staat is om in te loggen in onze tool en, afhankelijk van hun rol, specifieke acties kan uitvoeren.
Hoe kan je een gebruiker uitnodigen?
Creëer een persoon en nodig een gebruiker uit op hetzelfde moment
Dit is dezelfde manier waarop we een persoon aanmaken, met het verschil dat je in de “Create new person/user” pop-up ook de optie “Invite to Workspace” moet aanvinken en een rol moet selecteren.
Een persoon omzetten naar een gebruiker
Om een bestaande persoon uit te nodigen om zich aan te sluiten bij de werkruimte als gebruiker, volg je deze stappen:
-
Open de werkruimte en navigeer naar het linkermenu.
-
Klik op het persoon-icoon om de persoonspagina te openen.
-
Zoek en selecteer de naam van de persoon die je wilt uitnodigen.
-
Klik in de rechterbovenhoek op het drie-puntjes-menu-icoon (“…”).
-
Kies in het menu de optie “Invite User”.
-
Vul de benodigde informatie in:
-
Voer de naam van de persoon in.
-
Voer het e-mailadres in.
-
Wijs een rol toe voor deze persoon binnen de werkruimte.
-
Zodra je de vereiste gegevens hebt ingevuld, klik je op de uitnodigingsknop om de uitnodiging te versturen.
Door deze stappen te volgen, kun je succesvol een bestaande persoon uitnodigen om je werkruimte als gebruiker te joinen.
Zodra de gebruiker is uitgenodigd, kun je dit controleren in de gebruikerssectie:
Verschil tussen personen en gebruikers
De verschillen tussen een persoon en een gebruiker:
-
Een persoon heeft geen toegang tot de tool. Een gebruiker kan toegang krijgen tot de tool en, afhankelijk van zijn rol, kan hij dingen binnen de tool bekijken, bewerken of verwijderen.
-
Een persoon kan alleen feedback geven via de statusupdate-e-mails die hij ontvangt. Een gebruiker kan dit ook doen, maar zij kunnen inloggen in het systeem en de wijzigingen handmatig aanbrengen.
Stel de rol in voor gebruikers
Admin Rol:
- De Admin-rol heeft volledige toegang tot alle functies van de werkruimte.
- Admins kunnen items binnen de werkruimte aanmaken en verwijderen.
- Ze hebben volledige controle over de werkruimte-instellingen.
Manager Rol:
- Managers hebben toegang tot alle functies binnen de werkruimte, behalve de werkruimte- en OGSM-instellingen.
Ze kunnen items aanmaken, bewerken en verwijderen, samenwerken met andere gebruikers en bijdragen aan de activiteiten binnen de werkruimte.
Gebruikersrol:
- Gebruikers hebben beperkte toegang tot de werkruimte.
- Ze kunnen alleen toegang krijgen tot hun eigen persoonlijke instellingen en openbare OGSM’s bekijken.
- De machtigingen van de gebruikersrol zijn beperkt, tenzij de eigenaar hen specifieke toestemming geeft om toegang te krijgen tot extra functies of privé-OGSM’s.
We hebben ook enkele specifieke gebruikersmodi die de machtigingen en rollen overschrijven:
| Gebruiker modus | Beschrijving |
|---|---|
| Read-only user mode | Alles is alleen-lezen |
| Project gebruikersmodus | Ik zie alleen de projecten waar ik bij hoor |
| OGSM gebruikers modus | Ik zie alleen de OGSM's waar ik bij hoor |
| Vergadering gebruikersmodus | Ik zie alleen de vergaderingen waaraan ik deelneem. |
Hoe admin-gebruikers gebruikers kunnen inschakelen voor de bovenstaande modi:
-
Open de gebruikerslijst.
-
Klik op de pijl van de persoon die je alleen-lezen wilt maken.
-
Vink het vakje aan voor “Read-only mode”.
Vertrouwelijkheid en machtigingsregels
Openbare OGSM
Openbare OGSM’s zijn een effectieve manier voor organisaties om hun teams af te stemmen en ervoor te zorgen dat iedereen werkt naar dezelfde doelen. Door de OGSM’s toegankelijk te maken voor alle werkruimtegebruikers, kunnen medewerkers gemakkelijk de voortgang van hun werk volgen en zien hoe het bijdraagt aan de algehele doelstellingen van de organisatie.
Bovendien bevorderen Openbare OGSM’s ook de transparantie binnen een organisatie. Door de OGSM’s zichtbaar te maken voor alle medewerkers, helpt het om een cultuur van openheid en verantwoordelijkheid te creëren. Dit betekent dat iedereen zich bewust is van de doelstellingen en strategieën van de organisatie en samen kan werken om deze te bereiken.
Het is echter belangrijk op te merken dat Openbare OGSM’s zorgvuldig beheerd moeten worden. Hoewel ze een waardevol hulpmiddel kunnen zijn voor samenwerking en transparantie, kunnen ze ook kwetsbaar zijn voor ongewenste wijzigingen en ongeautoriseerde toegang. Om deze reden hebben we een nieuwe OGSM-modus geïmplementeerd, namelijk de alleen-lezen modus.
Hoe maak je een OGSM openbaar
Als je de eigenaar bent van een OGSM en deze openbaar wilt maken, is het proces eenvoudig. Navigeer eerst naar de bovenste balk en zoek de optie om de privacy-instellingen van de OGSM aan te passen.
Klik op de optie om de OGSM openbaar te maken, en er zal een bevestigingsbericht verschijnen. Zodra je bevestigt dat je de OGSM openbaar wilt maken, worden alle eerdere beperkingen voor de OGSM opgeheven. Dit betekent dat alle gebruikers die toegang hebben tot de OGSM, wijzigingen kunnen aanbrengen.
Dit is wat andere gebruikers zien als ze proberen te klikken op het hangslot/persoon-icoon. Ze kunnen de OGSM-modusniet wijzigen.
Gebruikersmachtigingen voor Openbare OGSM's
Als je wilt dat de machtigingen anders werken dan hieronder beschreven, neem dan contact met ons op via info@ogsmsoftware.com.
| Functie | Admin | Manager | Gebruiker | Persoon |
|---|---|---|---|---|
| Nodig gebruiker uit | Ja | Alleen managers of gebruiker | Nee | Nee |
| Neem de controle over de OGSM | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Voeg nieuwe OGSM toe | Ja | Ja | Nee | Nee |
| Objecten toevoegen binnen een OGSM | Ja | Ja | Nee | Nee |
| Edit objects within an OGSM | Ja | Ja | Alleen objecten waarvan je de eigenaar bent | Nee |
| Verwijder objects | Ja | Ja | Hen eigen objects | Nee |
| Statusupdates ontvangen en verwerken | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Rapporten | Ja | Ja | Nee | Nee |
| OGSM-modus wijzigen | Alleen OGSM's waarvan de gebruiker de eigenaar is | Alleen OGSM's waarvan de gebruiker de eigenaar is | Alleen OGSM's waarvan de gebruiker de eigenaar is | Nee |
Alleen-lezen OGSM
Alleen-lezen OGSM’s zijn toegankelijk voor alle gebruikers, maar alleen voor weergave. Dit kan handig zijn om informatie en updates te delen met een breed publiek, zoals belanghebbenden of de bredere organisatie. Door de OGSM’s voor iedereen zichtbaar te maken, kan het helpen bij het opbouwen van bewustzijn en begrip van de doelstellingen en strategieën van de organisatie, en het bevorderen van een gevoel van gedeeld doel binnen de organisatie.
Zoals hierboven uitgelegd, kan alleen een admin een OGSM in de alleen-lezen modus zetten.
Hoe maak je een OGSM alleen-lezen?
Volg dezelfde stappen als bij openbare OGSM’s. Kies de alleen-lezen modus en na bevestiging kunnen alle werkruimtegebruikers de OGSM bekijken en alleen de admin kan wijzigingen aanbrengen.
Gebruikersmachtigingen voor "Alleen-lezen OGSM's"
| Functie | Admin | Manager | Gebruiker | Persoon |
|---|---|---|---|---|
| Nodig gebruiker uit | Nee, tenzij je de eigenaar van de OGSM bent of de toestemming hebt. | Nee, tenzij je de eigenaar van de OGSM bent of de toestemming hebt. | Nee | Nee |
| Neem de controle over de OGSM | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Voeg nieuw OGSM toe | Ja | Ja | Nee | Nee |
| Objecten toevoegen binnen een OGSM | Nee, tenzij je de eigenaar van de OGSM bent of de toestemming hebt. | Nee, tenzij je de eigenaar van de OGSM bent of de toestemming hebt. | Nee | Nee |
| Bewerk objecten binnen een OGSM | Nee, tenzij je de eigenaar van de OGSM bent of de toestemming hebt. | Nee, tenzij je de eigenaar van de OGSM bent of de toestemming hebt. | Alleen objecten waarvan je de eigenaar bent | Nee |
| Verwijderde objects | Nee, tenzij je de eigenaar van de OGSM bent of de toestemming hebt. | Nee, tenzij je de eigenaar van de OGSM bent of de toestemming hebt. | Alleen objecten waarvan je de eigenaar bent | Nee |
| Ontvangen en verwerken van statusupdates | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Rapporten | Ja | Ja | Nee | Nee |
| Wijzig de OGSM-modus | Nee, tenzij je de eigenaar van de OGSM bent. | Nee, tenzij je de eigenaar van de OGSM bent. | Alleen OGSM's waarvan de gebruiker de eigenaar is | Nee |
Privé OGSM
Privé OGSM’s zijn alleen toegankelijk voor een selecte groep gebruikers die specifieke machtigingen hebben gekregen om wijzigingen aan te brengen. Dit kan vooral handig zijn voor gevoelige informatie of vertrouwelijke strategieën die alleen toegankelijk zouden moeten zijn voor een kleine groep mensen binnen de organisatie. Door de toegang tot de OGSM te beperken, kunnen organisaties ervoor zorgen dat alleen bevoegde personeelsleden wijzigingen kunnen aanbrengen en dat vertrouwelijke informatie niet per ongeluk wordt gedeeld met onbevoegde partijen.
Hoe een OGSM privé instellen:
Klik op het hangslot en wijzig de OGSM-modus naar “Privé”. Gebruikers verliezen de toegang tot deze OGSM. Alleen de eigenaar en geselecteerde gebruikers met specifieke machtigingen kunnen toegang krijgen tot deze OGSM.
Hoe machtigingen instellen voor gebruikers in een privé OGSM:
Stappen:
-
Klik op de OGSM 1.
-
Klik op het hangslot en voeg machtigingen toe.
-
Selecteer het type machtiging dat je wilt toewijzen aan de gebruiker, zoals “Bekijk”.
-
Let op dat de geselecteerde machtiging de rol van de gebruiker in de organisatie zal overschrijven, dus het is belangrijk om het juiste toegangsniveau te kiezen op basis van de verantwoordelijkheden en behoeften van de gebruiker.
Door deze stappen te volgen, kun je ervoor zorgen dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot de privé OGSM, terwijl samenwerking en communicatie binnen de aangewezen groep gebruikers mogelijk blijft.
Gebruikersmachtigingen voor Privé OGSM's
| Functie | Admin | Manager | Gebruiker | Persoon |
|---|---|---|---|---|
| Nodig gebruiker uit | Nee, tenzij je de eigenaar van de OGSM bent, de machtiging hebt of de toestemming hebt. | Nee, tenzij je de eigenaar van de OGSM bent, de machtiging hebt of de toestemming hebt. | Nee | Nee |
| Neem de controle over de OGSM | Ja | Nee | Nee | Nee |
| Voeg nieuwe OGSM toe | Ja | Ja | Nee | Nee |
| Objects toevoegen binnen een OGSM | Nee, tenzij je de eigenaar van de OGSM bent, de machtiging hebt of de toestemming hebt. | Nee, tenzij je de eigenaar van de OGSM bent, de machtiging hebt of de toestemming hebt. | Nee | Nee |
| Objects toevoegen binnen een OGSM | Nee, tenzij je de eigenaar van de OGSM bent, de machtiging hebt of de toestemming hebt. | Nee, tenzij je de eigenaar van de OGSM bent, de machtiging hebt of de toestemming hebt. | Alleen objecten waarvan je de eigenaar bent. | Nee |
| Verwijder objects | Nee, tenzij je de eigenaar van de OGSM bent, de machtiging hebt of de toestemming hebt. | Nee, tenzij je de eigenaar van de OGSM bent, de machtiging hebt of de toestemming hebt. | Alleen objecten waarvan je de eigenaar bent. | Nee |
| Ontvangen en verwerken van statusupdates | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Rapporten | Nee, tenzij je de eigenaar van de OGSM bent, de machtiging hebt of de toestemming hebt. | Nee, tenzij je de eigenaar van de OGSM bent, de machtiging hebt of de toestemming hebt. | Nee | Nee |
| OGSM-modus wijzigen | Alleen OGSM's waarvan de gebruiker de eigenaar is | Alleen OGSM's waarvan de gebruiker de eigenaar is | Alleen OGSM's waarvan de gebruiker de eigenaar is | Nee |
HOOFDSTUK 5 - Gantt Chart
Een Gantt-diagram is een van de populairste en meest nuttige manieren om je planning weer te geven. De linkerzijde van het diagram bevat de lijst van initiatieven; bovenaan staat een geschikte tijdschaal. Elke activiteit wordt weergegeven door een balk, waarvan de positie en lengte de startdatum, duur en einddatum van de projecten weerspiegelen.
Dit stelt je in staat om in één oogopslag te zien:
-
Wat de verschillende projecten zijn;
-
Wanneer elk project begint en eindigt;
-
De duur van elk project;
-
Waar activiteiten overlappen met andere activiteiten, en in welke mate;
-
De start- en einddatum van de volledige implementatie van het bedrijfsplan.
Rapporten
Drie manieren om gebruik te maken van vooraf ingestelde sjablonen:
-
Voer het rapport direct uit:
- Klik op de drie puntjes van de OGSM.
- Selecteer het gewenste rapport uit de opties.
- Klik op “Voer rapport uit”.
Een Excel-bestand met de informatie van het geselecteerde rapport wordt gedownload.
2. Download en pas het sjabloon aan:
Om een bestaand rapport te personaliseren, beweeg je de muis over het gewenste rapport en klik je op de pijl om de rapportopties uit te vouwen. Selecteer de eerste optie, “Download dit sjabloon om aan te passen”. Hiermee wordt het rapport-sjabloon gedownload zonder ingevulde gegevens, zodat je inhoud kunt toevoegen, verwijderen of aanpassen om een meer gepersonaliseerd rapport te maken.
3. Maak automatische tijdrapporten om regelmatig updates te ontvangen
Je kunt nu de functie voor automatische tijdrapporten inschakelen om regelmatige updates voor elke OGSM te ontvangen. Stel eenvoudig een startdatum, einddatum en gewenste frequentie in, en de rapporten worden automatisch naar je gestuurd.
- Klik op de drie puntjes van de OGSM.
- Beweeg de muis over het gewenste rapport uit de opties.
- Als je automatische rapporten nog niet hebt ingeschakeld, kun je dit doen door op het klok-icoon naast het verwijder-icoon te klikken, of door op de pijl te klikken om de rapportopties uit te vouwen en “Activeren” te selecteren onder “Beheer je tijdrapporten”.
- In de geautomatiseerde rapportinstelling moet je de “startdatum”, “einddatum” en “frequentie” kiezen waarvoor je de rapporten wilt ontvangen.
- Zodra het is geactiveerd, zal het bewegen van de muis over het rapport een snelle weergave tonen van de frequentie en het volgende geplande rapport.
- Vanaf daar kun je ook op “Open lijst” klikken om alle rapporten te zien die zijn gegenereerd terwijl het rapport actief was.
Om een gepersonaliseerd rapport uit te voeren:
-
Selecteer de optie “Voer rapport uit via je eigen Excel-sjabloon.”
-
Klik op “Selecteer bestanden” en kies het bestand dat je wilt uitvoeren.
-
Als je dit sjabloon wilt opslaan voor toekomstig gebruik, zet dan “Opslaan voor later gebruik” aan. Na het genereren van het rapport wordt dit geüploade sjabloon aan je lijst toegevoegd, zodat je het later opnieuw kunt gebruiken.
Opmerkingen
Opmerkingen kunnen nu worden toegevoegd aan de OGSM, zodat gebruikers kunnen samenwerken en ideeën kunnen delen om de voortgang richting de doelen te verbeteren. Deze functie verbetert de communicatie en transparantie in het OGSM-proces.
Zodra een opmerking is achtergelaten, heb je de optie om opmerkingen te verwerken door feedback via e-mail te versturen of de opmerking te verwerken zonder een e-mail te sturen.
Als je een goed overzicht wilt hebben van alle achtergelaten opmerkingen, kun je snel het OGSM-contextmenu openen, op “Alle opmerkingen” klikken en een pop-up verschijnt met alle niet verwerkte opmerkingen. De knop “Present”stelt je in staat om alle opmerkingen te bekijken, inclusief de verwerkte opmerkingen.
Pictogrammen en functies
- Doelkoppen verplaatsen tussen Wat of Hoe doelen, door ook het type te wijzigen.
Drag and Drop PictogramJe kan:
-
-
Strategieën verplaatsen, boven of onder bestaande strategieën, samen met alle bijbehorende dashboardacties en stappen van die strategie.
-
Dashboardmetingen binnen een strategie verplaatsen.
-
Acties binnen een strategie verplaatsen.
-
Pictogram zichtbaar bij het hoveren over een item. Door op de ‘+’ te klikken, kun je een nieuw item (KPI, strategie, actie, stap) onder het bestaande item toevoegen.
Pictogram zichtbaar bij het hoveren over een item. Door op de ‘+’ te klikken, kun je een nieuw item (KPI, strategie, actie, stap) onder het bestaande item toevoegen.
Door erop te klikken, verschijnt er een pop-up met verschillende opties (bewerken, verwijderen, opmerkingen, bijlagen, status wijzigen, weergeven, markeren als voltooid).
Door erop te klikken, verschijnt er een pop-up met verschillende opties (bewerken, verwijderen, opmerkingen, bijlagen, status wijzigen, weergeven, markeren als voltooid).
Dit is aanwezig in de actielijst.
- Het nummer toont het aantal stappen/sub-acties dat voor die actie is aangemaakt, verdeeld over nummers.
- Wanneer een actie stappen heeft toegevoegd, wordt er een pijl aan de linkerzijde weergegeven om de lane uit te vouwen/te verbergen, zodat de stappen zichtbaar worden. Als er geen stappen aanwezig zijn, kun je er een toevoegen door te klikken op het gebied waarin staat ‘Voeg je stap toe’.
Beoordelingsdashboard: door op het chatballon-icoon te klikken, krijg je een overzicht van de status van je OGSM-plan. Dit overzicht kan worden gebruikt om de voortgang tijdens een beoordelingssessie te bekijken. De tekst die verschijnt in de Beoordeling conclusie en Uitleg status & voortgang YTD komt van de OGSM- en strategie-statusupdate en kan worden gewijzigd door op de “Updates” te klikken, zoals te zien in de afbeelding (dit leidt naar de pagina waar de tekst bewerkt kan worden).
Beoordelingsdashboard: door op het chatballon-icoon te klikken, krijg je een overzicht van de status van je OGSM-plan. Dit overzicht kan worden gebruikt om de voortgang tijdens een beoordelingssessie te bekijken. De tekst die verschijnt in de Beoordeling conclusie en Uitleg status & voortgang YTD komt van de OGSM- en strategie-statusupdate en kan worden gewijzigd door op de “Updates” te klikken, zoals te zien in de afbeelding (dit leidt naar de pagina waar de tekst bewerkt kan worden).
Nieuwe releases
In de rechterbovenhoek van het scherm vind je een klein cadeau-icoon. Een rood notificatiepunt, zoals hieronder weergegeven, geeft aan dat er een nieuwe release is gepubliceerd.
Om te begrijpen wat er nieuw is, klik je op het icoon en de pop-up zal de nieuwe wijzigingen uitleggen. Door op ‘Bevestigen’ te klikken, wordt het rode notificatiepunt verborgen totdat een nieuwe release wordt gepubliceerd.
