20 Veelgestelde vragen (FAQ): OGSM Software
Op zoek naar hulp? Je bent op de juiste plek. Op deze pagina vind je antwoorden op de meest gestelde vragen (FAQ) over OGSM Software. Als je je vraag niet in de FAQ kunt vinden, neem dan contact met ons op.
1. Toegang & machtigingen
Volg de stappen uit de uitnodigingsmail om je account te activeren en in te stellen. Controleer ook je spamfolder.
Als de e-mail in spam terecht is gekomen, voeg de afzender dan toe aan je contacten om ervoor te zorgen dat je toekomstige e-mails ontvangt.
Als je geen uitnodigingsmail hebt ontvangen, neem dan contact op met een contactpersoon van OGSM Software .
Na het activeren van je account kun je inloggen met je wachtwoord en gebruikersnaam of je e-mailadres via https://login.ogsmsoftware.com/.
Je kunt je persoonlijke instellingen wijzigen door rechtsboven op je naam te klikken en naar het menu Mijn instellingen te gaan.
Als je op het OGSM Software-logo in het menu linksboven klikt, keer je altijd terug naar de OGSM-pagina.
OGSM Software ondersteunt Single Sign-On voor Microsoft Azure, Outlook, Google en OKTA. Klik op het logo van de gewenste service en log in via Single Sign-On. Vink het vakje “Onthoud mij” aan om je gebruikersnaam en wachtwoord te bewaren.
OGSM Software heeft drie verschillende gebruikersrollen:
- Admin: Heeft volledige toegang en kan alles bekijken en bewerken.
- Manager: Kan elementen vrij bewerken en toevoegen, maar kan geen nieuwe gebruikers uitnodigen of gebruikersrechten instellen.
- User: Kan alleen elementen bewerken waarvan hij/zij eigenaar is en kan geen nieuwe elementen toevoegen aan de OGSM.
Een Manager kan ook worden aangewezen als OGSM-eigenaar. Als OGSM-eigenaar krijgt een Manager beheerdersrechten voor die specifieke OGSM.
Overzicht van rollen en activiteiten:
| Rolnaam | Activiteiten | Updates via e-mail | |
|---|---|---|---|
| Geen (alleen referentie) | Nee | ||
| Persoon met e-mail | Eigenaar van een actie of stap, updates via webformulier, ontvangt meldingen per e-mail | Ja | |
| User (Persoon + geactiveerd account) | Meestal actie-eigenaar, maakt stappen aan en werkt acties wekelijks bij | Ja | |
| Manager (vaak OGSM-eigenaar) | Maandelijkse rapportage over OGSM, stemt af met andere OGSM-eigenaren over afhankelijkheden | Ja | |
| Admin | Beheert gebruikers, controleert activiteit op alle OGSM’s, wijzigt eigenaarschap van acties/OGSM’s indien nodig | Ja |
Dit kan alleen als ze de juiste bewerkingsrechten hebben. Raadpleeg de sectie “Rechten” in de gebruikershandleiding voor meer informatie.
In OGSM Software kun je verschillende toestemmingsniveaus instellen: openbaar, alleen-lezen en privé. Dit geldt niet alleen voor de hele OGSM, maar ook voor afzonderlijke elementen. Zo wordt veilige toegang en samenwerking gegarandeerd, terwijl de juiste stakeholders effectief kunnen bijdragen. Dit is een krachtige manier om strategische planning en uitvoering binnen je organisatie te optimaliseren.
Een OGSM heeft drie hoofdmodi en één geavanceerde modus.
De eigenaar van een OGSM kan de instellingen en zichtbaarheid van de OGSM wijzigen.
-
- Open/openbaar (voor gebruikers) (standaard): De OGSM kan worden bewerkt door Admins, Managers en Users, waarbij Users alleen de objecten kunnen bewerken waarvan zij de eigenaar zijn.
- Open/openbaar (voor gebruikers) (standaard): De OGSM kan worden bewerkt door Admins, Managers en Users, waarbij Users alleen de objecten kunnen bewerken waarvan zij de eigenaar zijn.
Alleen-lezen: Alle gebruikers kunnen de OGSM en de inhoud ervan bekijken, maar kunnen geen objecten openen of bewerken.
Privé: Admins kunnen zien dat de OGSM bestaat, maar hebben geen toegang tot de inhoud. Andere gebruikersrollen kunnen de OGSM helemaal niet zien.
Als je wilt dat een beperkt aantal mensen je OGSM kan bewerken in Alleen-lezen of Privé modus, moet de OGSM-eigenaar speciale rechten toekennen aan deze gebruikers.
Klik op de drie puntjes in de linkerbovenhoek van je werkruimte, klik vervolgens op “Ga naar OGSM-lijst” en download het voorbeeld dat je wilt bekijken.
2. Je OGSM maken met OGSM Software
Klik op de “Doelstelling” om deze te bewerken. Klik onder “Naam OGSM” om de naam van de OGSM te bewerken.
Klik op het plusteken of op het pop-upvenster “nieuw toevoegen” om een nieuwe doelstellingsset toe te voegen. Selecteer of het een ‘wat’ (achterblijvende indicator) of ‘hoe’ (leidende indicator) set is. Klik op het rode prullenbakpictogram om een doel (set) te verwijderen en op het gele potlood om het doel (set) te bewerken of extra doelen aan de set toe te voegen. Je kunt de tekst bewerken door erop te klikken.
Splits doelen op in sub-KPI’s door sub-KPI’s toe te voegen die direct van invloed zijn op het Doel. Of gebruik bestaande doelen of dashboardmaatregelen als sub-KPI’s door op de knop “selecteren” onder de subdoelen of sub-KPI-kop te klikken en de KPI’s te selecteren die direct van invloed zijn op het Doel of de Dashboardmaatregel.
Klik op het plusteken om een nieuwe strategie toe te voegen. Klik op het rode prullenbakpictogram om de strategie te verwijderen en op het gele potlood om deze te bewerken. Je kunt de tekst ook direct in het overzicht bewerken door erop te klikken.
In het bewerkingsmenu kun je de eigenaar toewijzen die verantwoordelijk is voor deze strategie en de statusupdates ervan. Door Dashboardmaatregelen of Acties via de pijlknop te openen, kun je maatregelen en acties toevoegen, evenals hun status controleren en bewerken.
Toevoegen, bewerken en verwijderen werkt hetzelfde als bij Strategieën (zie de bovenstaande vragen en antwoorden). Maar voor Dashboardmaatregelen, als je op het gele potlood klikt, wordt het pop-upvenster “Grafiek” of “Details” geopend. Hierin worden de tot nu toe ingevoerde waarden weergegeven. Je kunt schakelen tussen deze pagina’s via de tabbladen:
Details
Hier kun je aangeven of de Dashboardmaatregel een ‘wat’ (achterblijvende indicator) of een ‘hoe’ (leidende indicator) meting is. Je kunt ook de start- en einddatum en bijbehorende waarden invoeren. De grafiek wordt gegenereerd op basis van deze waarden. Bepaal de meetperiode en updatefrequentie. Op basis hiervan ontvangt de KPI-eigenaar automatische verzoeken om de status bij te werken.
Grafiek
De grafiek toont de werkelijke voortgang (op basis van ingevoerde waarden) ten opzichte van de prognose (op basis van start-/einddatum). Je kunt de ingevoerde waarden controleren via de pijlknop en handmatig een nieuwe waarde (voortgang) invoeren.
Klik op het plusteken of op het pop-upvenster “Nieuwe toevoegen” om een nieuwe actieset toe te voegen. Vul de velden in. De eigenaar die verantwoordelijk is voor deze actie zal statusupdates verstrekken en updateverzoeken ontvangen. Je kunt extra teamleden toevoegen door te klikken op de pijlknop naast ‘Team’.
Ja! Je kunt de optie om Risico’s aan je Acties toe te voegen activeren via de knop “MENU” linksboven. Klik vervolgens op ‘Beheer’ → ‘Instellingen van de werkruimte’ → ‘Instellingen van de werkruimte’ → Overig. Vink de optie “OGSM bevat Risico’s” aan.
Open vervolgens de Actiemaatregel waarop het Risico van toepassing is. Scroll helemaal naar beneden in het bewerkingsmenu van de actie. De knop “Risico’s” wordt nu onderaan weergegeven. Klik op deze knop “Risico’s” en voeg de gewenste inhoud toe.
3. Je OGSM beheren met OGSM Software
Verbreed of versmal je browser venster totdat de software “A4” weergeeft (ongeveer 0.71). Klik op het “oog” vervolgkeuzepictogram rechtsboven op je scherm en selecteer “exporteren naar PDF”. Klik op OK om het resultaat te bekijken en pas de beeldverhouding indien nodig aan.
Je kunt de frequentie van herinneringen voor statusupdates aan eigenaren specificeren in het tekstvak ‘frequentie statusupdate’ in het detailsgedeelte van het relevante Doel of de Dashboardmaatregel. Je kunt ook een ad-hoc projectstatusupdateverzoek verzenden door te klikken op de knop ‘statusupdateverzoek verzenden’ in het gedeelte Details van een Actiemaatregel. De actie-eigenaar ontvangt een e-mail met een directe link naar een updateformulier om de gevraagde actie bij te werken.
Ja, in je instellingen kun je de e-mailupdates voor alle aan jou toegewezen items in één keer in- of uitschakelen. Raadpleeg voor meer informatie “Gebruikersinstellingen” in de gebruikershandleiding.
Na het bijwerken van een doel, strategie, maatregel of actie, sla de activiteit dan op en vernieuw de pagina. Zorg er ook voor dat de start- en einddatum van de bijgewerkte actie correct zijn ingesteld, om ervoor te zorgen dat je geen actie bijwerkt die al is beëindigd.
Je kunt de acties filteren (linksboven in Meet Actieplannen), bijvoorbeeld om alle voltooide acties te verbergen. Er verschijnt een waarschuwingsteken wanneer de filter is ingeschakeld.
Als je met je muis over de acties beweegt, zie je een “filter” knop. Selecteer deze, ga naar “geavanceerd” en kies vervolgens de persoon waarop je wilt filteren. Dit zal het aantal weergegeven items verminderen en de laadtijd van je pagina versnellen. Let op! Vergeet niet je filter uit te schakelen wanneer je deze niet meer nodig hebt.
Is jouw vraag niet beantwoord in deze FAQ?
Als je een vraag hebt die niet in de FAQ of de OGSM Software Gebruikershandleiding staat, neem dan contact met ons op.