17 Veelgestelde vragen (FAQ): OGSM Software
Op zoek naar hulp? Je bent op de juiste plek. Op deze pagina vind je antwoorden op de meest gestelde vragen (FAQ) over OGSM Software. Als je je vraag niet in de FAQ kunt vinden, neem dan contact met ons op.
1. Toegang & machtigingen
Volg de stappen in de uitnodigingsmail om je account te activeren en in te stellen. Controleer ook je spammap. Als de uitnodigingsmail in de spam staat, voeg dan de afzender toe aan je contacten om ervoor te zorgen dat je toekomstige e-mails ontvangt. Als er geen uitnodigingsmail is ontvangen, controleer dan bij je supervisor of contactpersoon voor OGSM Software. Na het activeren van je account kun je inloggen met je wachtwoord en gebruikersnaam of je e-mailadres via https://login.ogsmsoftware.com/.
Je kunt je persoonlijke instellingen wijzigen door op je naam rechtsboven op het scherm te klikken en naar het menu ‘Mijn instellingen’ te gaan. Als je op het OGSM Software-logo in het bovenste linkermenu klikt, keer je altijd terug naar de OGSM-pagina.
OGSM-software ondersteunt Single Sign-On voor Microsoft Azure, Outlook, Google en OKTA. Klik op het logo van de gewenste service en log in via Single Sign-On. Vink het vakje ‘Onthoud mij’ aan om je gebruikersnaam en wachtwoord te onthouden.
OGSM Software heeft drie verschillende gebruikersrollen:
- Beheerder: kan alles zien en bewerken.
- Manager: kan vrijelijk elementen bewerken en toevoegen. Kan geen nieuwe gebruikers uitnodigen of gebruikersrechten instellen.
- Gebruiker: kan alleen elementen bewerken waarvan hij/zij de eigenaar is. Ze kunnen geen nieuwe elementen aan de OGSM toevoegen.
Een Manager kan ook OGSM-eigenaar worden. Als OGSM-eigenaar heeft een Manager beheerdersrechten voor deze specifieke OGSM.
| Role name | Activiteiten | Updates via email | Visueel |
|---|---|---|---|
| Persoon zonder e-mail | geen (alleen ter referentie) | Nee |  |
| Persoon met e-mail | Action- of stap-eigenaar, updates via webformulier, meldingen via e-mail | Ja |  |
| Gebruiker = Persoon + ingeschakelde login | Meestal actie-eigenaar die stappen maakt en wekelijks acties bijwerkt | Ja |  |
| Manager is vaak OGSM-eigenaar | Maandelijks rapport over OGSM, interactie met andere OGSM-eigenaren voor afhankelijkheden | Ja |  |
| Beheerder | Gebruikersbeheer, controleert activiteit in alle OGSM’s, overdracht van eigendomsacties/OGSM’s indien nodig | Ja |
Dat kunnen ze alleen doen als ze de juiste bewerkingsrechten hebben. Raadpleeg de sectie “Machtigingen” in de gebruikershandleiding voor meer informatie.
In OGSM-software kun je verschillende toestemmingniveaus instellen – openbaar, alleen-lezen en privé. Niet alleen voor de hele OGSM, maar ook voor afzonderlijke elementen. Dit zorgt voor veilige toegang en samenwerking en stelt de juiste belanghebbenden in staat om effectief bij te dragen. Het is een krachtige manier om strategische planning en uitvoering binnen je organisatie te stroomlijnen.
Een OGSM heeft 3 hoofdmodi en 1 geavanceerde modus.
Een eigenaar van een OGSM kan de instellingen/zichtbaarheid van de OGSM wijzigen.
-
- Openbaar/toegankelijk (voor gebruikers) (standaard): OGSM kan worden bewerkt door beheerders, managers en gebruikers waar ze de eigenaar zijn van het object.
- Alleen-lezen: Alle gebruikers kunnen de OGSM en de inhoud ervan zien, maar kunnen geen object binnen de OGSM openen of bewerken.
- Privé: Beheerders zien dat de OGSM bestaat, maar kunnen de inhoud ervan niet zien. Andere gebruikersrollen zien niet dat de OGSM bestaat. Als je wilt dat slechts enkele mensen je OGSM in de modus Alleen-lezen of Privé kunnen bewerken, moet de OGSM-eigenaar gebruikers hier speciale rechten verlenen.
- Openbaar/toegankelijk (voor gebruikers) (standaard): OGSM kan worden bewerkt door beheerders, managers en gebruikers waar ze de eigenaar zijn van het object.
Klik op de drie puntjes linksboven in je workspace en klik op ‘Ga naar OGSMs lijst’ en download het voorbeeld dat je wilt zien.
2. Je OGSM maken met OGSM Software
Klik op de “Doelstelling” om deze te bewerken. Klik onder “Naam OGSM” om de naam van de OGSM te bewerken.
Klik op het plusteken of op het pop-upvenster “nieuw toevoegen” om een nieuwe doelstellingsset toe te voegen. Selecteer of het een ‘wat’ (achterblijvende indicator) of ‘hoe’ (leidende indicator) set is. Klik op het rode prullenbakpictogram om een doel (set) te verwijderen en op het gele potlood om het doel (set) te bewerken of extra doelen aan de set toe te voegen. Je kunt de tekst bewerken door erop te klikken.
Splits doelen op in sub-KPI’s door sub-KPI’s toe te voegen die direct van invloed zijn op het Doel. Of gebruik bestaande doelen of dashboardmaatregelen als sub-KPI’s door op de knop “selecteren” onder de subdoelen of sub-KPI-kop te klikken en de KPI’s te selecteren die direct van invloed zijn op het Doel of de Dashboardmaatregel.
Klik op het plusteken om een nieuwe strategie toe te voegen. Klik op het rode prullenbakpictogram om de strategie te verwijderen en op het gele potlood om deze te bewerken. Je kunt de tekst ook direct in het overzicht bewerken door erop te klikken.
In het bewerkingsmenu kun je de eigenaar toewijzen die verantwoordelijk is voor deze strategie en de statusupdates ervan. Door Dashboardmaatregelen of Acties via de pijlknop te openen, kun je maatregelen en acties toevoegen, evenals hun status controleren en bewerken.
Toevoegen, bewerken en verwijderen werkt hetzelfde als bij Strategieën (zie de bovenstaande vragen en antwoorden). Maar voor Dashboardmaatregelen, als je op het gele potlood klikt, wordt het pop-upvenster “Grafiek” of “Details” geopend. Hierin worden de tot nu toe ingevoerde waarden weergegeven. Je kunt schakelen tussen deze pagina’s via de tabbladen:
Details
Hier kun je aangeven of de Dashboardmaatregel een ‘wat’ (achterblijvende indicator) of een ‘hoe’ (leidende indicator) meting is. Je kunt ook de start- en einddatum en bijbehorende waarden invoeren. De grafiek wordt gegenereerd op basis van deze waarden. Bepaal de meetperiode en updatefrequentie. Op basis hiervan ontvangt de KPI-eigenaar automatische verzoeken om de status bij te werken.
Grafiek
De grafiek toont de werkelijke voortgang (op basis van ingevoerde waarden) ten opzichte van de prognose (op basis van start-/einddatum). Je kunt de ingevoerde waarden controleren via de pijlknop en handmatig een nieuwe waarde (voortgang) invoeren.
Klik op het plusteken of op het pop-upvenster “Nieuwe toevoegen” om een nieuwe actieset toe te voegen. Vul de velden in. De eigenaar die verantwoordelijk is voor deze actie zal statusupdates verstrekken en updateverzoeken ontvangen. Je kunt extra teamleden toevoegen door te klikken op de pijlknop naast ‘Team’.
Ja! Je kunt de optie om Risico’s aan je Acties toe te voegen activeren via de knop “MENU” linksboven. Klik vervolgens op ‘Beheer’ → ‘Instellingen van de werkruimte’ → ‘Instellingen van de werkruimte’ → Overig. Vink de optie “OGSM bevat Risico’s” aan.
Open vervolgens de Actiemaatregel waarop het Risico van toepassing is. Scroll helemaal naar beneden in het bewerkingsmenu van de actie. De knop “Risico’s” wordt nu onderaan weergegeven. Klik op deze knop “Risico’s” en voeg de gewenste inhoud toe.
3. Je OGSM beheren met OGSM Software
Verbreed of versmal je browser venster totdat de software “A4” weergeeft (ongeveer 0.71). Klik op het “oog” vervolgkeuzepictogram rechtsboven op je scherm en selecteer “exporteren naar PDF”. Klik op OK om het resultaat te bekijken en pas de beeldverhouding indien nodig aan.
Je kunt de frequentie van herinneringen voor statusupdates aan eigenaren specificeren in het tekstvak ‘frequentie statusupdate’ in het detailsgedeelte van het relevante Doel of de Dashboardmaatregel. Je kunt ook een ad-hoc projectstatusupdateverzoek verzenden door te klikken op de knop ‘statusupdateverzoek verzenden’ in het gedeelte Details van een Actiemaatregel. De actie-eigenaar ontvangt een e-mail met een directe link naar een updateformulier om de gevraagde actie bij te werken.
Ja, in je instellingen kun je de e-mailupdates voor alle aan jou toegewezen items in één keer in- of uitschakelen. Raadpleeg voor meer informatie “Gebruikersinstellingen” in de gebruikershandleiding.
Na het bijwerken van een doel, strategie, maatregel of actie, sla de activiteit dan op en vernieuw de pagina. Zorg er ook voor dat de start- en einddatum van de bijgewerkte actie correct zijn ingesteld, om ervoor te zorgen dat je geen actie bijwerkt die al is beëindigd.
Je kunt de acties filteren (linksboven in Meet Actieplannen), bijvoorbeeld om alle voltooide acties te verbergen. Er verschijnt een waarschuwingsteken wanneer de filter is ingeschakeld.
Als je met je muis over de acties beweegt, zie je een “filter” knop. Selecteer deze, ga naar “geavanceerd” en kies vervolgens de persoon waarop je wilt filteren. Dit zal het aantal weergegeven items verminderen en de laadtijd van je pagina versnellen. Let op! Vergeet niet je filter uit te schakelen wanneer je deze niet meer nodig hebt.
Is jouw vraag niet beantwoord in deze FAQ?
Als je een vraag hebt die niet in de FAQ of de OGSM Software Gebruikershandleiding staat, neem dan contact met ons op.