Aan de slag met het Eisenhandboek

Mijn ContractManager is jouw intelligente virtuele assistent voor al je behoeften op het gebied van contractbeheer. Beheer de volledige levenscyclus van je contracten, inclusief e-mailverkeer, vergaderingen, taken, documenten, eisen, contractwijzigingen en geautomatiseerde prestatie-updates.

Welkom bij MyContractManager, jouw digitale assistent om contracten effectief te beheren en kostbare tijd te besparen!

Deze handleiding is bedoeld als documentatie voor mensen die dit hulpmiddel dagelijks zullen gebruiken. Dit document is leesbaar voor elke gebruiker.

Ga naar de Engelse handleiding
Ga naar de Spaanse handleiding.

1. Overzicht van niveaus van contractbeheer

Dit hoofdstuk legt de principes van contractbeheer uit. Allereerst worden de verschillende doelgroepen, richtlijnen voor multi-contractbeheer, maturiteitsniveaus en typische zakelijke vraagstukken beschreven.

1.1 Voor wie is MyContractManager geschikt?

- MyContractManager wordt voornamelijk gebruikt in de dienstensector in een Business-to-Government (B2G) omgeving.
- U bent een Contractmanager die contractnaleving en afspraken met uw leverancier(s) wil waarborgen.
- U bent een Leverancier / Dienstverlener die de voortgang aan uw klant aantoont en communiceert.
- We onderscheiden:
○ Enkelvoudig Contractbeheer, d.w.z. grote complexe contracten en meerdere belanghebbenden
○ Meervoudig Contractbeheer, d.w.z. veel leveranciers en minder complexe contracten

MyContractManager is geschikt voor verschillende contracttypen en rollen.

	Contract Manager	Leverancier / dienstverlener
Beheer van een Enkel Contract	✔	✔
Beheer van Meerdere Contracten	✔

1.2 Effectief beheer van de levenscyclus van meerdere contracten

Het beheren van contractlevenscycli in een omgeving met meerdere contracten vereist een strategische en systematische aanpak. Hieronder vind je richtlijnen om contractlevenscycli in een dergelijke context effectief te beheren:

Gecentraliseerde contractopslag: Creëer een centrale opslagplaats voor alle contractdocumenten. Dit vergemakkelijkt de toegang, versiebeheer en zorgt ervoor dat alle betrokken partijen altijd over de meest actuele contractinformatie beschikken.

Duidelijk contractbeleid en procedures: Ontwikkel en communiceer duidelijk beleid en heldere procedures voor contractbeheer. Zorg ervoor dat alle betrokken teamleden deze richtlijnen begrijpen en naleven.

Gestandaardiseerde sjablonen en processen: Gebruik standaardcontractsjablonen en uniforme processen om het opstellen en uitvoeren van contracten te stroomlijnen. Dit verhoogt de consistentie en vermindert het risico op fouten.

Geautomatiseerd contractbeheersysteem: Implementeer een geautomatiseerd contractbeheersysteem om de efficiëntie te verhogen. Zulke systemen ondersteunen het volgen van documenten, monitoren van mijlpalen, genereren van automatische meldingen en rapportages, wat het beheer van meerdere contracten tegelijkertijd vereenvoudigt.

Risicobeheer: Identificeer en beoordeel risico’s die verbonden zijn aan elk contract. Stel strategieën op om deze risico’s te beperken en herzie regelmatig het risicobeheerplan, zodat het gedurende de hele contractlevenscyclus relevant blijft.

Contractaudits en -beoordelingen: Voer regelmatig audits en beoordelingen uit om te controleren of contracten aan de voorwaarden voldoen. Dit is vooral belangrijk in situaties met meerdere contracten, waar toezicht moeilijker kan zijn.

Monitoring van contractprestaties: Implementeer een robuust systeem om contractprestaties te monitoren. Houd belangrijke prestatie-indicatoren (KPI’s) bij en beoordeel regelmatig of contractdoelen worden behaald. Corrigeer afwijkingen direct.

Communicatie en samenwerking: Stimuleer effectieve communicatie en samenwerking tussen alle partijen die betrokken zijn bij het contractbeheer. Dit geldt onder meer voor juridische teams, inkoop, projectmanagers en andere relevante stakeholders. Regelmatige vergaderingen en updates bevorderen een betere coördinatie.

Training en ontwikkeling van vaardigheden: Bied trainingen aan contractbeheer-teams zodat zij beschikken over de vereiste kennis en vaardigheden. Dit is met name belangrijk wanneer meerdere contracten tegelijk beheerd worden en gespecialiseerde kennis vereist is.

Beheer van vernieuwingen en afloop: Wees proactief in het beheer van contractverlengingen en aflooptermijnen. Zet processen op om contracten regelmatig op hun blijvende relevantie te beoordelen, onderhandelingen over vernieuwing te voeren of beëindiging te regelen wanneer contracten niet meer nodig zijn.

Continue verbetering: Evalueer en verbeter continu het contractbeheerproces. Verzamel feedback van betrokken partijen, voer evaluaties uit na afloop van contracten en identificeer verbeterpunten om de algehele efficiëntie en effectiviteit te verhogen.

Juridische en regelgevende naleving: Blijf op de hoogte van veranderingen in wet- en regelgeving die invloed kunnen hebben op je contracten. Zorg ervoor dat alle contracten gedurende hun gehele levensduur aan de relevante wettelijke eisen voldoen.

Prestatie-indicatoren en rapportages: Stel prestatie-indicatoren voor contractbeheer vast en genereer regelmatig rapportages om inzicht te krijgen in de status van contracten. Deze informatie is waardevol voor strategische besluitvorming.

Schaalbaarheid: Zorg ervoor dat contractbeheerprocessen schaalbaar zijn. Ontwerp systemen en procedures zo dat ze kunnen meegroeien met het aantal en de complexiteit van contracten.

Door deze strategieën te implementeren, verbeter je je vermogen om contractlevenscycli effectief te beheren in een multi-contractomgeving. Dit verlaagt risico’s, verhoogt de naleving en optimaliseert de algehele prestaties van contracten.

1.3 Volwassenheidsniveaus in contractbeheer - Beheer van meerdere contracten

We onderscheiden vier niveaus in het beheer van meerdere contracten:
Niveau 1: Basis
Niveau 2: Contractlevenscyclus
Niveau 3: Contractprestaties
Niveau 4: Professioneel contractbeheer

Niveau 1: Basisniveau
Je hebt een eenvoudige contractkalender waarin het volgende is vastgelegd:

Begin- en einddatum van contracten, eventueel tussentijdse mijlpalen.
Wie de contactpersoon is vanuit de opdrachtnemer en vanuit de opdrachtgever.
Basisbeschrijving van het contract.
Contractdocument zelf (bijgevoegd of via link toegankelijk).

Niveau 2: Contractlevenscyclusbeheer
Je beheert contracten en bijbehorende taken gezamenlijk.

Niveau 1 +
Takenbeheer (zoals voorbereiding van nieuwe contracten en controle van uitgevoerde werkzaamheden) is centraal beschreven en uitgevoerd.
Vergaderingen met de opdrachtnemer zijn goed gedocumenteerd, en bedrijfsgegevens van de opdrachtnemer worden geregistreerd.
De contractwaarde wordt geregistreerd.

Niveau 3: Contractprestatiebeheer
Je beheert de leveringsprestaties aan de hand van afgesproken prestatie-indicatoren in het contract.

Niveau 2 +
KPI’s zijn gedocumenteerd, en prestaties worden periodiek gemeten en geregistreerd.
Projectleveringen worden actief gevolgd.
Stakeholdermanagement wordt actief uitgevoerd (alle vergaderingen, acties, agenda’s en besluiten worden vastgelegd en beheerd).
Er is duidelijk gedocumenteerd waarom het werk is uitbesteed en welke KPI’s hierdoor beïnvloed zouden moeten worden.
Links naar externe systemen en tools worden centraal opgeslagen, waardoor gedetailleerde data makkelijk bereikbaar is.
Je bedrijfsvoering wordt gevolgd via OGSM, waarmee duidelijk wordt vastgelegd wat je wilt bereiken, welke cijfers ertoe doen en welke acties worden ondernomen om deze cijfers te behouden of verbeteren.

Niveau 4: Professioneel contractbeheer
Je beheert contracten professioneel en volledig geïntegreerd.

Niveau 3 +
Risicomanagement.
Leveranciersbeheer (controle op uitgaven verspreid over verschillende contracten om blootstellingsrisico’s te beperken).
Contractwijzigingen worden beheerd per paragraaf of sectie en gekoppeld aan eisen en projecten.
Compliancebeheer (naleving van regelgeving).
Onderlinge afhankelijkheden tussen contracten worden gedocumenteerd.
E-mailcommunicatie wordt vastgelegd.
Alle werkzaamheden en documentatie worden centraal opgeslagen en beheerd.

1.4 Businessvragen voor Contract managers

Hieronder vind je een aantal belangrijke vragen voor contractmanagers die meerdere contracten beheren. Deze kunnen allemaal worden beantwoord met behulp van MyContractManager:

Met wie heb ik contracten?
Wat zijn hun contactgegevens?
Wanneer moeten mijn contracten worden vernieuwd of aanbesteed?
Gantt-diagram met contracten (start/eind/mijlpalen)
Welke processen moet ik volgen voor een soepel contractbeheer?
Kan een lopend contract worden verlengd?
Kan dit verlengd worden met de huidige opdrachtnemer? (#contracten, #totaal contractbedrag per opdrachtnemer)
Wat is mijn financiële blootstelling aan deze opdrachtnemer?
Wat zijn de voorwaarden van het contract en levert de opdrachtnemer volgens afspraak?
Hoe kan ik klachten tegen de opdrachtnemer opslaan en vastleggen?
[optioneel] Hoe gaat de opdrachtnemer om met contractrisico’s?
Worden de contractmijlpalen behaald?
Zijn de prestatie-indicatoren op schema?
Hoeveel verschillende opdrachtnemers heb ik per gebied?
Ik wil alle vergaderingen, afgesproken acties en besluiten per contract en per opdrachtnemer kunnen inzien.

2. Eisenmanagement

De requirement management-functionaliteit in ons product stelt gebruikers in staat om hun projectvereisten efficiënt te creëren en te organiseren. De unieke configureerbaarheid van het tiles-systeem maakt het mogelijk de requirement tracking ervaring af te stemmen op de specifieke behoeften van het project. Dit gedeelte van de gebruikershandleiding begeleidt je door het proces van het creëren en beheren van requirements met behulp van de configureerbare tiles.

Requirements worden regelmatig bijgewerkt gedurende een contractperiode: sommige requirements raken technologisch verouderd, andere worden uitgebreid. Nieuwe requirements worden ook toegevoegd tijdens de contractperiode op verzoek van stakeholders. In dit hoofdstuk van de handleiding beschrijven we de stappen voor het creëren van requirements en hoe deze beheersbaar te maken.

Doel identificeren

Wat is het doel van het contract?
Het doel van het contract is het snoeien van wijnstokken om de kwaliteit en kwantiteit van de wijn te verbeteren. Snoeien bevordert een gezondere groei van de druiven en zorgt voor een betere druivenkwaliteit.

Hoe bereik ik dat?

Stel duidelijke doelen
Bepaal het doel van het contract: het jaarlijks snoeien van wijnstokken om de wijnkwaliteit en -opbrengst te verbeteren.
Plan vooruit
Bepaal het beste moment om te snoeien op basis van de rustperiode van de wijnstok en het lokale klimaat.
Wijs middelen toe
Zorg voor de benodigde gereedschappen, personeel en apparatuur voor het snoeiproces.
Kies een snoeimethode
Bepaal de juiste snoeitechniek om de gezondheid en groei van de wijnstok te bevorderen.
Voer het snoeien uit
Voer jaarlijks snoeisessies uit volgens de gekozen techniek.
Houd consistent toezicht
Controleer regelmatig de gesnoeide wijnstokken op juiste snedes, gezondheid en tekenen van ziekte.
Pas aan waar nodig
Pas de snoeimethoden aan als de resultaten tegenvallen en voer de nodige wijzigingen door.
Documenteer alles
Houd van elke snoeisessie gegevens bij: data, methoden en waargenomen verbeteringen.

In dit onderdeel leg ik uit hoe contracten worden uitgevoerd. Ik laat je zien hoe je eisen opstelt met onze tool en deze effectief beheert om het beste resultaat te behalen. Ook laten we je zien hoe je het uitgevoerde werk bijhoudt. Dit onderdeel beslaat het volledige proces van het uitvoeren van leveringscontracten, van begin tot eind.

We gebruiken als voorbeeld het snoeien van wijnstokken voor wijnproductie. Het idee hierbij is om de wijnstokken regelmatig te snoeien om zo het best mogelijke resultaat te behalen bij het maken van wijn.

Om te beginnen maak je in onze tool als eerste een eis aan en definieer je de benodigde details.

3. Hoe je jouw compliancebeheerproces kunt beheren

3.1 Uitleg van de rollen in het goedkeuringsproces van eisen

Rollen in een 3-fasenproces voor eisen

Rollen in een 2-fasenproces voor eisen

3.2 Definitie van de status van eisen

4. Hoe je compliance instelt en bewaakt

Hieronder leggen we de volgende stappen uit:

Stap 1. Stel eisen op
Stap 2. Bewaak de eisen

4.1 Stap 1. Stel eisen op

In dit onderdeel nemen we je stap voor stap mee in het proces van het aanmaken van een eis en lichten we de vervolgstappen toe. We gebruiken hierbij een praktisch voorbeeld: “Jaarlijks snoeien van wijnstokken om de kwaliteit en waarde van de wijn te verbeteren.”

Beweeg je cursor over het tabblad ‘Eisen’ in het menu. Terwijl je dit doet, verschijnt er een ‘+’-icoon waarmee je snel een nieuwe eis kunt aanmaken.

Klik vervolgens op de naam van de eis die je wilt aanmaken. Hierdoor opent zich een lijst met bestaande eisen. Rechtsonder in het scherm vind je opnieuw een ‘+’-knop. Als je hierop klikt, opent zich hetzelfde pop-upvenster waarmee je de details van de eis kunt invoeren.

Wanneer je het pop-upvenster opent om een eis te definiëren, zorg er dan voor dat je de volgende velden invult:

Naam van de eis: Voer een beschrijvende titel in voor de eis. In dit geval: “Jaarlijks snoeien van wijnstokken om kwaliteit en waarde te verbeteren.”
Status: Standaard staat deze op “Open”. Dit betekent dat de eis actief is en verdere acties vereist.
Business Owner: Wijs de persoon aan die verantwoordelijk is voor het beoordelen van het snoeiproces van de druiven. Deze persoon zorgt ervoor dat het snoeien consistent en nauwkeurig gebeurt.
Owner: Geef hier de persoon op die de taak daadwerkelijk zal uitvoeren. In dit scenario is dat Tom, die verantwoordelijk is voor het snoeien van de druiven.
Reviewer: In een goedkeuringsproces met drie fasen is dit de persoon die het uitgevoerde werk goedkeurt.

Zodra je deze informatie hebt ingevuld, klik je op Opslaan en open je de overzichtspagina van de aangemaakte eis door op de naam ervan te klikken.

Aanvullende informatie die nodig is om te zorgen dat de eis correct functioneert:

Beoordelingsfrequentie: Kies de gewenste herhalingsfrequentie van de taak. (Jaarlijks)
Startdatum: Geef aan wanneer de taak begint. (01/01/2023)
Einddatum: Geef aan wanneer de taak eindigt. (31/12/2028)
Vervaldatum: Geef de datum op waarop de taak voltooid moet zijn.
Frequentie van de vervaldatum: Kies hoe vaak de vervaldatum moet worden ingesteld.

Samenvatting van de rollen in dit voorbeeld:

Business Owner: Edward
Owner: Tom
Status: Open

Door deze informatie in de tool in te voeren, kunnen we de voortgang van de eis perfect beheren.

Je kunt daarnaast ook meerdere eisen in één keer importeren met behulp van een uploadtemplate.

4.2 Stap 2. Bewaak de eisen

Er zijn vier typen eisen:

Beoordelingscriteria
(Tenderproces = selectie)
Dit betreft de criteria op basis waarvan inschrijvingen worden beoordeeld tijdens het aanbestedingsproces.
Contract/ITT
(Tenderproces = eisen voor het indienen van een aanbieding – geen onderdeel van het contract)
Dit gaat over de instructies en voorwaarden waaraan een aanbieding moet voldoen. Deze eisen maken géén deel uit van het uiteindelijke contract.
Externe/verplichte verplichtingen
Verplichte externe eisen
Bijvoorbeeld: het is verboden om vogels te vangen om ze van je druiven weg te houden, of het gebruik van pesticiden A, B of C is niet toegestaan. Ook: tussen datum A en B mag er geen grond- of rivierwater worden gebruikt voor welk doel dan ook.
Een ander voorbeeld: als je een auto bestuurt, moet je een geldig rijbewijs hebben (denk aan een herinneringsfunctie).
Stakeholder
Wat ik wil dat er gebeurt én hoe ik zal beoordelen of het goed en volgens afspraak is uitgevoerd (compliance).

Stroom van een eis vanaf aanmaak tot het einde van het contract

Zodra een eis is aangemaakt, doorloopt deze verschillende fasen tot het einde van het contract. Onze tool ondersteunt dit proces stap voor stap, van het opstellen tot het opvolgen en afronden van de eis.

Als de gebruiker ervoor kiest om e-mailmeldingen voor de eis in te schakelen, helpt onze tool je herinneren aan het juiste moment om bijvoorbeeld “de druiven te snoeien”. Zo blijft je naleving op schema en voorkom je dat belangrijke taken worden vergeten.

5. Dashboardpagina

Op de dashboardpagina hebben we twee aparte secties of tegels speciaal voor requirements ingericht: “Leveringsverplichtingen” en “Requirement Status.”

Om effectief onderscheid te maken tussen deze twee tegels en verschillende sets van requirements te presenteren, is het essentieel om de specifieke requirements overeenkomstig in te stellen.

5.1 Leveringsverplichtingen

Wat zijn de requirements in “Leveringsverplichtingen”?

Wanneer je het type requirement kiest als “Verbonden Verplichtingen”, wordt deze specifieke requirement zichtbaar binnen de tegel “Leveringsverplichtingen.”

5.2 Status van de requirements

Binnen de tegel “Requirement Status” presenteren we eis die het type “Contract ITT” hebben en de prioriteitsaanduiding “Must Have.”

5.3 Werk je eisen bij

Er zijn twee manieren om je eisen bij te werken: via het dashboard en via automatische e-mailupdates.

5.3.1 Eisen bijwerken via het dashboard

Status van een eis bijwerken via de tegel ‘Eisstatus’

Volg deze stappen om de status van een eis bij te werken vanuit de tegel ‘Eisstatus’ op je dashboard:

Navigeer naar de tegel ‘Eisstatus’ op je dashboard.
Klik op het driepuntjesmenu (⋮) aan de rechterkant van de eis die je wilt bijwerken.
Selecteer ‘Statusupdate toevoegen’ in het menu.
Je wordt doorgestuurd naar de pagina ‘Statusupdate’.
Voer op deze pagina de benodigde gegevens in en pas de status van de eis aan zoals gewenst.

Met deze functie kun je eenvoudig de voortgang bijhouden en de informatie per eis actueel houden.

Je kunt de status van een eis wijzigen door simpelweg op de gekleurde statusbalk te klikken en de gewenste status te selecteren uit de beschikbare opties. Zodra je een status hebt gekozen, wordt deze automatisch opgeslagen en bijgewerkt in het systeem.

Zodra een status is geselecteerd, wordt de eis automatisch verplaatst naar het bijbehorende tabblad op basis van de gekozen status:

Open: Een nieuwe eis die nog niet is beoordeeld of opgevolgd.
Ingediend (Submitted): Een eis die is voorgesteld en wacht op verdere beoordeling of actie.
Geïmplementeerd (Implemented): Een eis die succesvol is opgenomen in het systeem of product.
Goedgekeurd (Accepted): Een eis die is beoordeeld, goedgekeurd en klaar is voor implementatie.
Geannuleerd (Cancelled): Een eis die is stopgezet of verwijderd uit het project.
In afwachting (Waiting): Een eis die momenteel is gepauzeerd of vertraagd, in afwachting van een specifieke voorwaarde of gebeurtenis.
Ter discussie (Disputed): Een eis die onderwerp is van discussie of onenigheid over de geldigheid, haalbaarheid of prioriteit.

5.3.2 Volgende beoordelingsdatum van eisen

De tegel toont ook de eisen met de volgende beoordelingsdatum.

Standaard worden deze eisen in oplopende volgorde weergegeven. Als je ze liever in aflopende volgorde bekijkt, klik je eenvoudig op het pictogram naast de kolom Volgende beoordelingsdatum — de lijst wordt dan opnieuw gesorteerd op jouw voorkeur.

De weergave van de volgende beoordelingsdatum werkt als volgt:

Als een eis een beoordelingsfrequentie én een volgende beoordelingsdatum heeft, wordt deze datum weergegeven.
Als er geen volgende beoordelingsdatum is ingesteld, wordt de einddatum van de eis getoond.
Als er geen volgende beoordelingsdatum én geen einddatum beschikbaar is, blijft het veld leeg.
Als de vervaldatum in het verleden ligt, wordt deze rood gemarkeerd, zodat je duidelijk ziet dat er actie nodig is.

Als je een startdatum en einddatum hebt voor een eis, evenals een beoordelingsfrequentie en een beoordelingsstartdatum, wil je de eis misschien pas controleren nadat het jaar is afgelopen (soms heb je eerst bepaalde resultaten nodig). In dat geval stel je de startdatum bijvoorbeeld in op 15 januari 2025, en wordt de herinnering verstuurd nadat het jaar voorbij is.

Het kan ook zijn dat je wilt dat de compliance vóór het einde van het jaar is afgerond. In dat geval kun je de startdatum instellen op 1 december.

De Business Owner ontvangt een melding als de Owner te laat is. Deze kan er dan voor kiezen om handmatig een herinnering te sturen of dit te bespreken met de Owner.

Op dit moment is het niet mogelijk om herinneringen te versturen. Als je precies aangeeft hoe dit zou moeten werken, kunnen we hiervoor een wijzigingsverzoek aanmaken. Houd er rekening mee dat het herhaaldelijk versturen van herinneringen ook vervelend kan worden.

Wat wél mogelijk is, is om periodiek een compliancerapport (Excel) naar iemand te sturen (link naar getimede rapportage). Dit geeft een overzicht van je eisen, hun huidige status en leverdatum. Je zou dit bijvoorbeeld elk kwartaal kunnen versturen. Dit geeft een goed beeld van de werkdruk.

5.3.3 Volgende vervaldatum van eisen

Het veld Volgende Vervaldatum houdt bij wanneer een eis actie vereist op basis van het geplande schema. Dit wordt als volgt bepaald:

Als een eis een vervaldatumfrequentie heeft (bijv. maandelijks, per kwartaal, jaarlijks) én een vervaldatum, berekent het systeem automatisch de volgende vervaldatum op basis van die frequentie.
Als er geen vervaldatumfrequentie is ingesteld, blijft de vervaldatum ongewijzigd.
Als er geen vervaldatum is, maar wel een einddatum, wordt de einddatum weergegeven als volgende vervaldatum.
Als er geen vervaldatum én geen einddatum beschikbaar is, blijft het veld leeg.
Als de volgende vervaldatum in het verleden ligt, wordt deze rood gemarkeerd om aan te geven dat er actie nodig is.

Als de status van een eis echter “Goedgekeurd” (Accepted) is, blijft de volgende vervaldatum weliswaar doorlopen volgens de ingestelde frequentie, maar wordt deze niet rood gemarkeerd. Zo worden afgeronde of goedgekeurde eisen niet onterecht als verlopen weergegeven.

Deze functie helpt gebruikers om terugkerende eisen efficiënt te beheren, terwijl alleen openstaande of verlopen eisen aandacht vragen.

Stappen om de RSU-e-mails (Status Update Mails) te ontvangen:

De eis heeft een Owner en mailing is ingeschakeld.
Een frequentie voor statusupdates is geselecteerd.
Een startdatum voor statusupdates is ingevuld.

Type e-mails:

TODAY
E-mail op de dag zelf van de meting:
“Dit is een verzoek om de status van de aan jou toegewezen eisen bij te werken, met als statusupdate-datum vandaag.”
REMINDER
E-mail X dagen vóór de meetdatum:
“Dit is een herinnering om de status van de aan jou toegewezen eisen bij te werken met statusupdate op [datum].”
OVERDUE
E-mail 1 dag ná de ingestelde datum (als er nog geen status is ingevuld):
“De statusupdates van de volgende aan jou toegewezen eisen zijn nu verlopen. De deadline voor de statusupdate was vóór vandaag. Gelieve de status per eis nu bij te werken.”

Standaard aantal dagen vóór de meetdatum waarop herinneringsmails worden verstuurd (afhankelijk van frequentie):

DAILY, ADHOC – geen herinnering
WEEKLY – 2 dagen vooraf
BIWEEKLY, QUARTER_WEEKLY, SIXWEEKLY – 4 dagen vooraf
MONTHLY, MONTHLY_END – 7 dagen vooraf
QUARTERLY, QUARTERLY_END, QUADRIMESTER – 14 dagen vooraf
HALF YEAR, YEARLY, YEARLY_END, THREE_YEARS, FIVE_YEARS – 30 dagen vooraf

De statusupdate-e-mails bevatten een token-beveiligde link naar een Single Update-pagina, die toegankelijk is zonder in te loggen in de tool.

5.4 Bewerk je eis

Je kunt nu een eis direct vanaf het dashboard bewerken, zonder naar een aparte pagina te hoeven navigeren.

Stappen om een eis te bewerken:

Ga naar de tegel Eisstatus op je dashboard.
Klik op het driepuntjesmenu (⋮) op de kaart van de eis die je wilt bewerken.
Selecteer Eis bewerken in het dropdownmenu.
Er verschijnt een pop-upvenster (Eis bewerken).

Bewerkbare velden in het pop-upvenster:
In dit venster kun je de volgende velden bijwerken:

Owner
Business Owner
Reviewer
Naam van de eis
Bovenliggende eis (toevoegen/bijwerken)
Startdatum
Vervaldatum
Afdeling
Contract
Startdatum beoordeling
Beoordelingsfrequentie
Validatiecriteria
Validatiemethode

Met dit gestroomlijnde proces kun je snel aanpassingen doen zonder het dashboard te verlaten.

6. Bewaak je eisen

In dit hoofdstuk bespreken we drie essentiële functies die zijn ontworpen om je te helpen de voortgang van je eisen effectief te volgen. Met deze tools kun je je weergave verfijnen en specifieke items gemakkelijk terugvinden, zodat je georganiseerd blijft en op de hoogte bent van alle activiteiten. De besproken functies zijn:

6.1 Filter: Datumbereik

Je kunt filteren op een specifiek datumbereik door een van de voorgestelde opties links te selecteren of door handmatig een start- en einddatum te kiezen. Zodra het bereik is geselecteerd, worden alle requirements met een vervaldatum of een volgende beoordelingsdatum binnen dat bereik weergegeven.

6.2 "Mij" en "Alle" filters

Standaard worden alle vereisten weergegeven. Als je echter op de filter “Me” klikt, worden alleen de vereisten getoond waarvoor jij de eigenaar bent.

6.3 Zoek

Naast de andere filters vind je het zoekicoon (loop-icoon). Door erop te klikken, wordt een zoekveld geopend waarmee je naar een vereiste op naam in de lijst kunt zoeken.

Als een vereiste subvereisten heeft, worden deze weergegeven onder de hoofdvereiste in het tabblad “Alle”. In andere tabbladen verschijnen de subvereisten afzonderlijk, maar wordt de naam van de hoofdvereiste aangegeven.

7. E-mailmeldingen en formulieren voor eisen

Er zijn twee mogelijke goedkeuringsprocessen voor eisen: een goedkeuringsproces in 2 fasen en een goedkeuringsproces in 3 fasen.

Een goedkeuringsproces in 2 fasen omvat een “Owner” en een “Business Owner”.

7.1 Goedkeuringsproces in 2 fasen

7.2 Updateproces in 3 fasen voor eisen

7.3 Herinneringsmailmelding

Om een e-mail te ontvangen, volg je de onderstaande checklist:

Instellingen controleren om te zorgen dat e-mails succesvol worden verzonden:

E-mailinstelling op werkruimte-niveau
Controleer of de e-mailfunctionaliteit is ingeschakeld voor de werkruimte.
E-mailinstelling op gebruikersniveau
Controleer of e-mailmeldingen zijn ingeschakeld voor de individuele gebruiker.
Beschikbaarheid van het e-mailadres
Zorg ervoor dat het e-mailadres van de gebruiker correct is ingevuld.

Voor meer informatie, zie: Administering OGSM software – OGSM

Wanneer een herinnering wordt geactiveerd, ontvangt de toegewezen gebruiker een e-mailmelding om de status van de eis bij te werken.
Het aantal dagen vóór de meetdatum waarop de herinneringsmail wordt verzonden, is afhankelijk van de frequentie van het object. De standaardinstellingen zijn:

DAILY, ADHOC – geen herinnering
WEEKLY – 2 dagen van tevoren
BIWEEKLY, QUARTER_WEEKLY, SIXWEEKLY – 4 dagen van tevoren
MONTHLY, MONTHLY_END – 7 dagen van tevoren
QUARTERLY, QUARTERLY_END, QUADRIMESTER – 14 dagen van tevoren
HALF YEAR, YEARLY, YEARLY_END, THREE_YEARS, FIVE_YEARS – 30 dagen van tevoren

Herinneringsmail: het aantal dagen voorafgaand aan de meetdatum waarop deze wordt verzonden, hangt af van de frequentie van het object.
Verlopen-mail (1 dag na de meetdatum): de toegewezen gebruiker ontvangt een e-mailmelding met het verzoek om de statusupdate onmiddellijk in te dienen.
E-mail naar de owner: herinnering aan de vervaldatum.

E-mail aan de eigenaar – Eis is verlopen

7.4 E-mails voor statusupdate van eisen

7.4.1 Waarom meldingen voor statusupdates van eisen?

Als de levering van een eis complex is en een aanzienlijke hoeveelheid werk vereist, kan het handig zijn om periodieke updateverzoeken te sturen om op de hoogte te blijven van de voortgang. Eigenaren van eisen kunnen een leveringsstatusupdate (groen, amber, rood) geven en een opmerking toevoegen om inzicht te geven in de voortgang. Als het werk is voltooid, kunnen ze de eisstatus instellen op geïmplementeerd, of wachten als het werk in de wacht staat.

De eigenaar ontvangt een e-mail op de beoordelingsdatum.
De eigenaar kan de status bijwerken naar Wachten of Geïmplementeerd.

Terwijl de eigenaar de status wijzigt naar Geïmplementeerd, ontvangt de Reviewer een e-mail.
De Reviewer kan de status bijwerken naar Ter discussie of Klaar voor beoordeling.

Wanneer de Reviewer de status wijzigt naar Ter discussie, ontvangt de Owner de onderstaande e-mail en kan de status opnieuw bijwerken naar Geïmplementeerd door de knop Open eis te selecteren.

Wanneer de Reviewer de status wijzigt naar Klaar voor beoordeling, ontvangt de Business Owner de onderstaande e-mail.
De Business Owner kan de status bijwerken naar Ter discussie of Goedgekeurd.

Wanneer de Business Owner de status wijzigt naar Ter discussie, ontvangt de Owner de onderstaande e-mail en kan de status opnieuw bijwerken naar Geïmplementeerd door de knop Open eis te selecteren.

Wanneer de Business Owner de status wijzigt naar Goedgekeurd, ontvangt de Owner de onderstaande e-mail.

Opmerking: Als een eis niet is ingesteld op “GOEDGEKEURD” en de vervaldatum is verstreken, wordt deze niet automatisch heropend of krijgt deze geen nieuwe vervaldatum.

In plaats daarvan moet je handmatig:

De vervaldatum bijwerken.
De eisupdate verstrekken.

8. Hoe een eisbestand te uploaden:

Om eisen te uploaden met een bestand, volg de onderstaande stappen:

Maak een werkblad aan met de volgende kolomnamen en werkbladnaam:
Werkbladnaam: Requirement
Kolomnamen: code, name, description, project, assignedTo, businessOwner, parentRequirement, status, requirementType, dueDate, reviewFrequency, latestReviewDate, validationMethod.

Ga naar Administrator > Gegevens importeren vanuit Excel-bestand.
Selecteer het bestand en klik op de Importeren vanuit Excel knop.
De eisen worden nu geüpload en je kunt ze verifiëren in het Eisen-tabblad.

Opmerking: Als je eisen wilt uploaden als parent en child eisen, kun je de eiscode als volgt toevoegen: 1.1, 1.1.1.

9. Overdracht van eisen (en andere objecten) naar een nieuwe eigenaar

Wanneer iemand het bedrijf verlaat of van rol verandert, wil je ervoor zorgen dat alle eisen, taken, projecten en andere objecten die aan die persoon zijn toegewezen, worden overgedragen of gearchiveerd.

Moet deze persoon geen toegang meer hebben tot de software?
Verwijder de gebruikersnaam. Houd de persoon in de software zodat je zicht behoudt op eerdere acties.

Stap 1: Ga naar de pagina van de persoon om te zien welke taken zij verantwoordelijk zijn voor.
In het linker menu selecteer je “Mensen” en kies je de betreffende persoon.

Handmatig de verantwoordelijke persoon bijwerken:

Open de objecten die aan de persoon zijn toegewezen, één voor één, en wijzig de naam. Dit is vaak de eenvoudigste manier.

Verantwoordelijke persoon bijwerken via uploadbestand:

Stap 2: Download het Eisenrapport (onderaan de eisen)
Voer het rapport uit.

Stap 3: Selecteer de eisen voor de persoon in het rapport.

Controleer de exacte relatie die de persoon heeft met de objecten (bijv. eisen).

Een persoon kan:

Owner (aangeduid als assignedTo)
Business Owner
Reviewer van de eisen zijn.

Stap 4: Zoek de code van de nieuwe eigenaar.

Ga naar de persoon, navigeer naar “Geavanceerd” en onder “Referentiecode” vind je de code van de persoon. In dit geval is dat “TH”.

Stap 5: Download een uploadbestand vanuit “Documenten”.

Plak de benodigde informatie in het uploadbestand:

Eiscode, naam. Deze elementen zijn minimaal vereist.
AssignedTo of businessOwner in het uploadbestand door de Referentiecode te gebruiken (gebruik de naam van de persoon niet).

Stap 6: Gegevens importeren

Je kunt de knop “Importeer gegevens vanuit Excel” gebruiken om de wijzigingen in één keer door te voeren.

Opmerking: Deze actie zal de huidige gegevens overschrijven. De wijzigingen zijn altijd zichtbaar in de logbestanden, en je kunt deze niet ongedaan maken via de software. Als een eis een specifieke status heeft en je overschrijft die status, kan het moeilijk zijn om dit ongedaan te maken. Als je een download hebt uitgevoerd voordat je de upload doet, heb je de oorspronkelijke gegevens in één overzicht. Anders moet je de eisen één voor één openen en de geschiedenis controleren om de oorspronkelijke statussen op te halen, en vervolgens opnieuw uploaden.

10. E-mail in het eisenmodule:

Soorten e-mails in het eisenmodule:

10.1 Watch Email

Wanneer Owners, Business Owners, Reviewers aan een eis zijn toegewezen, kunnen wijzigingen in de velden van de eis een Watch Email melding triggeren. Gebruikers die de Watch Email optie voor een specifieke eis hebben ingeschakeld, ontvangen een e-mail telkens wanneer dergelijke wijzigingen plaatsvinden.

Om Watch Email voor een eis in te schakelen:

Ga naar de Eis Overzicht pagina.
Klik op het driepuntjesmenu in de rechterbovenhoek.
Selecteer Watch.
Zodra ingeschakeld, zal elke wijziging in de velden van de eis een e-mailmelding naar de gebruiker sturen. De melding bevat details over welke wijzigingen zijn aangebracht en door wie.

Opmerking: De “watch” e-mail wordt slechts één keer per dag per entiteit verzonden.