Aan de slag met het Eisenhandboek
Mijn ContractManager is jouw intelligente virtuele assistent voor al je behoeften op het gebied van contractbeheer. Beheer de volledige levenscyclus van je contracten, inclusief e-mailverkeer, vergaderingen, taken, documenten, eisen, contractwijzigingen en geautomatiseerde prestatie-updates.
Welkom bij MyContractManager, jouw digitale assistent om contracten effectief te beheren en kostbare tijd te besparen!
Deze handleiding is bedoeld als documentatie voor mensen die dit hulpmiddel dagelijks zullen gebruiken. Dit document is leesbaar voor elke gebruiker.
Inhoudsopgave
1. Overzicht van niveaus van contractbeheer
Dit hoofdstuk legt de principes van contractbeheer uit. Allereerst worden de verschillende doelgroepen, richtlijnen voor multi-contractbeheer, maturiteitsniveaus en typische zakelijke vraagstukken beschreven.
1.1 Voor wie is MyContractManager geschikt?
- MyContractManager wordt voornamelijk gebruikt in de dienstensector in een Business-to-Government (B2G) omgeving.
- U bent een Contractmanager die contractnaleving en afspraken met uw leverancier(s) wil waarborgen.
- U bent een Leverancier / Dienstverlener die de voortgang aan uw klant aantoont en communiceert.
- We onderscheiden:
- Enkelvoudig Contractbeheer, d.w.z. grote complexe contracten en meerdere belanghebbenden
- Meervoudig Contractbeheer, d.w.z. veel leveranciers en minder complexe contracten
MyContractManager is geschikt voor verschillende contracttypen en rollen.
| Contract Manager | Supplier/ service provider | ||
|---|---|---|---|
| Beheer van een Enkel Contract | ✔ | ✔ | |
| Beheer van Meerdere Contracten | ✔ |
1.2 Effectief beheer van de levenscyclus van meerdere contracten
Het beheren van contractlevenscycli in een omgeving met meerdere contracten vereist een strategische en systematische aanpak. Hieronder vind je richtlijnen om contractlevenscycli in een dergelijke context effectief te beheren:
Gecentraliseerde contractopslag: Creëer een centrale opslagplaats voor alle contractdocumenten. Dit vergemakkelijkt de toegang, versiebeheer en zorgt ervoor dat alle betrokken partijen altijd over de meest actuele contractinformatie beschikken.
Duidelijk contractbeleid en procedures: Ontwikkel en communiceer duidelijk beleid en heldere procedures voor contractbeheer. Zorg ervoor dat alle betrokken teamleden deze richtlijnen begrijpen en naleven.
Gestandaardiseerde sjablonen en processen: Gebruik standaardcontractsjablonen en uniforme processen om het opstellen en uitvoeren van contracten te stroomlijnen. Dit verhoogt de consistentie en vermindert het risico op fouten.
Geautomatiseerd contractbeheersysteem: Implementeer een geautomatiseerd contractbeheersysteem om de efficiëntie te verhogen. Zulke systemen ondersteunen het volgen van documenten, monitoren van mijlpalen, genereren van automatische meldingen en rapportages, wat het beheer van meerdere contracten tegelijkertijd vereenvoudigt.
Risicobeheer: Identificeer en beoordeel risico’s die verbonden zijn aan elk contract. Stel strategieën op om deze risico’s te beperken en herzie regelmatig het risicobeheerplan, zodat het gedurende de hele contractlevenscyclus relevant blijft.
Contractaudits en -beoordelingen: Voer regelmatig audits en beoordelingen uit om te controleren of contracten aan de voorwaarden voldoen. Dit is vooral belangrijk in situaties met meerdere contracten, waar toezicht moeilijker kan zijn.
Monitoring van contractprestaties: Implementeer een robuust systeem om contractprestaties te monitoren. Houd belangrijke prestatie-indicatoren (KPI’s) bij en beoordeel regelmatig of contractdoelen worden behaald. Corrigeer afwijkingen direct.
Communicatie en samenwerking: Stimuleer effectieve communicatie en samenwerking tussen alle partijen die betrokken zijn bij het contractbeheer. Dit geldt onder meer voor juridische teams, inkoop, projectmanagers en andere relevante stakeholders. Regelmatige vergaderingen en updates bevorderen een betere coördinatie.
Training en ontwikkeling van vaardigheden: Bied trainingen aan contractbeheer-teams zodat zij beschikken over de vereiste kennis en vaardigheden. Dit is met name belangrijk wanneer meerdere contracten tegelijk beheerd worden en gespecialiseerde kennis vereist is.
Beheer van vernieuwingen en afloop: Wees proactief in het beheer van contractverlengingen en aflooptermijnen. Zet processen op om contracten regelmatig op hun blijvende relevantie te beoordelen, onderhandelingen over vernieuwing te voeren of beëindiging te regelen wanneer contracten niet meer nodig zijn.
Continue verbetering: Evalueer en verbeter continu het contractbeheerproces. Verzamel feedback van betrokken partijen, voer evaluaties uit na afloop van contracten en identificeer verbeterpunten om de algehele efficiëntie en effectiviteit te verhogen.
Juridische en regelgevende naleving: Blijf op de hoogte van veranderingen in wet- en regelgeving die invloed kunnen hebben op je contracten. Zorg ervoor dat alle contracten gedurende hun gehele levensduur aan de relevante wettelijke eisen voldoen.
Prestatie-indicatoren en rapportages: Stel prestatie-indicatoren voor contractbeheer vast en genereer regelmatig rapportages om inzicht te krijgen in de status van contracten. Deze informatie is waardevol voor strategische besluitvorming.
Schaalbaarheid: Zorg ervoor dat contractbeheerprocessen schaalbaar zijn. Ontwerp systemen en procedures zo dat ze kunnen meegroeien met het aantal en de complexiteit van contracten.
Door deze strategieën te implementeren, verbeter je je vermogen om contractlevenscycli effectief te beheren in een multi-contractomgeving. Dit verlaagt risico’s, verhoogt de naleving en optimaliseert de algehele prestaties van contracten.
1.3 Volwassenheidsniveaus in contractbeheer - Beheer van meerdere contracten
We onderscheiden vier niveaus in het beheer van meerdere contracten:
Niveau 1: Basis
Niveau 2: Contractlevenscyclus
Niveau 3: Contractprestaties
Niveau 4: Professioneel contractbeheer
Niveau 1: Basisniveau
Je hebt een eenvoudige contractkalender waarin het volgende is vastgelegd:
- Begin- en einddatum van contracten, eventueel tussentijdse mijlpalen.
- Wie de contactpersoon is vanuit de opdrachtnemer en vanuit de opdrachtgever.
- Basisbeschrijving van het contract.
- Contractdocument zelf (bijgevoegd of via link toegankelijk).
Niveau 2: Contractlevenscyclusbeheer
Je beheert contracten en bijbehorende taken gezamenlijk.
- Niveau 1 +
- Takenbeheer (zoals voorbereiding van nieuwe contracten en controle van uitgevoerde werkzaamheden) is centraal beschreven en uitgevoerd.
- Vergaderingen met de opdrachtnemer zijn goed gedocumenteerd, en bedrijfsgegevens van de opdrachtnemer worden geregistreerd.
- De contractwaarde wordt geregistreerd.
Niveau 3: Contractprestatiebeheer
Je beheert de leveringsprestaties aan de hand van afgesproken prestatie-indicatoren in het contract.
- Niveau 2 +
- KPI’s zijn gedocumenteerd, en prestaties worden periodiek gemeten en geregistreerd.
- Projectleveringen worden actief gevolgd.
- Stakeholdermanagement wordt actief uitgevoerd (alle vergaderingen, acties, agenda’s en besluiten worden vastgelegd en beheerd).
- Er is duidelijk gedocumenteerd waarom het werk is uitbesteed en welke KPI’s hierdoor beïnvloed zouden moeten worden.
- Links naar externe systemen en tools worden centraal opgeslagen, waardoor gedetailleerde data makkelijk bereikbaar is.
- Je bedrijfsvoering wordt gevolgd via OGSM, waarmee duidelijk wordt vastgelegd wat je wilt bereiken, welke cijfers ertoe doen en welke acties worden ondernomen om deze cijfers te behouden of verbeteren.
Niveau 4: Professioneel contractbeheer
Je beheert contracten professioneel en volledig geïntegreerd.
- Niveau 3 +
- Risicomanagement.
- Leveranciersbeheer (controle op uitgaven verspreid over verschillende contracten om blootstellingsrisico’s te beperken).
- Contractwijzigingen worden beheerd per paragraaf of sectie en gekoppeld aan eisen en projecten.
- Compliancebeheer (naleving van regelgeving).
- Onderlinge afhankelijkheden tussen contracten worden gedocumenteerd.
- E-mailcommunicatie wordt vastgelegd.
- Alle werkzaamheden en documentatie worden centraal opgeslagen en beheerd.
1.4 Businessvragen voor Contract managers
Hieronder vind je een aantal belangrijke vragen voor contractmanagers die meerdere contracten beheren. Deze kunnen allemaal worden beantwoord met behulp van MyContractManager:
- Met wie heb ik contracten?
- Wat zijn hun contactgegevens?
- Wanneer moeten mijn contracten worden vernieuwd of aanbesteed?
- Gantt-diagram met contracten (start/eind/mijlpalen)
- Welke processen moet ik volgen voor een soepel contractbeheer?
- Kan een lopend contract worden verlengd?
- Kan dit verlengd worden met de huidige opdrachtnemer? (#contracten, #totaal contractbedrag per opdrachtnemer)
- Wat is mijn financiële blootstelling aan deze opdrachtnemer?
- Wat zijn de voorwaarden van het contract en levert de opdrachtnemer volgens afspraak?
- Hoe kan ik klachten tegen de opdrachtnemer opslaan en vastleggen?
- [optioneel] Hoe gaat de opdrachtnemer om met contractrisico’s?
- Worden de contractmijlpalen behaald?
- Zijn de prestatie-indicatoren op schema?
- Hoeveel verschillende opdrachtnemers heb ik per gebied?
- Ik wil alle vergaderingen, afgesproken acties en besluiten per contract en per opdrachtnemer kunnen inzien.
2. Eisenmanagement
De requirement management-functionaliteit in ons product stelt gebruikers in staat om hun projectvereisten efficiënt te creëren en te organiseren. De unieke configureerbaarheid van het tiles-systeem maakt het mogelijk de requirement tracking ervaring af te stemmen op de specifieke behoeften van het project. Dit gedeelte van de gebruikershandleiding begeleidt je door het proces van het creëren en beheren van requirements met behulp van de configureerbare tiles.
Requirements worden regelmatig bijgewerkt gedurende een contractperiode: sommige requirements raken technologisch verouderd, andere worden uitgebreid. Nieuwe requirements worden ook toegevoegd tijdens de contractperiode op verzoek van stakeholders. In dit hoofdstuk van de handleiding beschrijven we de stappen voor het creëren van requirements en hoe deze beheersbaar te maken.
Doel identificeren
Wat is het doel van het contract?
Het doel van het contract is het snoeien van wijnstokken om de kwaliteit en kwantiteit van de wijn te verbeteren. Snoeien bevordert een gezondere groei van de druiven en zorgt voor een betere druivenkwaliteit.
Hoe bereik ik dat?
- Stel duidelijke doelen
Bepaal het doel van het contract: het jaarlijks snoeien van wijnstokken om de wijnkwaliteit en -opbrengst te verbeteren. - Plan vooruit
Bepaal het beste moment om te snoeien op basis van de rustperiode van de wijnstok en het lokale klimaat. - Wijs middelen toe
Zorg voor de benodigde gereedschappen, personeel en apparatuur voor het snoeiproces. - Kies een snoeimethode
Bepaal de juiste snoeitechniek om de gezondheid en groei van de wijnstok te bevorderen. - Voer het snoeien uit
Voer jaarlijks snoeisessies uit volgens de gekozen techniek. - Houd consistent toezicht
Controleer regelmatig de gesnoeide wijnstokken op juiste snedes, gezondheid en tekenen van ziekte. - Pas aan waar nodig
Pas de snoeimethoden aan als de resultaten tegenvallen en voer de nodige wijzigingen door. - Documenteer alles
Houd van elke snoeisessie gegevens bij: data, methoden en waargenomen verbeteringen.
In dit onderdeel leg ik uit hoe contracten worden uitgevoerd. Ik laat je zien hoe je eisen opstelt met onze tool en deze effectief beheert om het beste resultaat te behalen. Ook laten we je zien hoe je het uitgevoerde werk bijhoudt. Dit onderdeel beslaat het volledige proces van het uitvoeren van leveringscontracten, van begin tot eind.
We gebruiken als voorbeeld het snoeien van wijnstokken voor wijnproductie. Het idee hierbij is om de wijnstokken regelmatig te snoeien om zo het best mogelijke resultaat te behalen bij het maken van wijn.
Om te beginnen maak je in onze tool als eerste een eis aan en definieer je de benodigde details.
Identify the goal
What’s the objective of the contract? (Pruning grapevines to improve wine quality and quantity.)
Why is pruning necessary for achieving this goal? (Pruning promotes healthier grape growth and better grape quality.)
How can I achieve that?
- Set Clear Objectives: Define the aim of the contract – to enhance wine quality and quantity by pruning grapevines annually.
- Plan Ahead: Determine the best time for pruning based on vine dormancy and local climate.
- Allocate Resources: Arrange the necessary tools, personnel, and equipment for the pruning process.
- Choose Pruning Method: Decide on the appropriate pruning technique for promoting vine health and growth.
- Execute Pruning: Perform annual pruning sessions as per the chosen technique.
- Monitor Consistently: Regularly check pruned vines for proper cuts, vine health, and signs of disease.
- Adapt as Needed: Modify pruning methods if results aren’t as expected and make necessary adjustments.
- Document Everything: Keep records of each pruning session, dates, methods, and improvements observed.
In this part, I will explain how contracts are carried out. I’ll show you how to create requirements using our tool and effectively handle them to get the best outcomes. We’ll also show you how to keep track of completed work. This will cover the entire process of delivery contracts, from start to finish.
Let’s use the example of pruning grapevines for making wine. The idea here is to trim the grapevines regularly to achieve the best wine results.
To get started, the first thing you do in our tool is to create a requirement and define the necessary details.
3. Hoe je jouw compliancebeheerproces kunt beheren
3.1 Uitleg van de rollen in het goedkeuringsproces van eisen
Roles in a 3-stage requirement process
Note: People cannot review or approve their own work. This means that a requirement owner, reviewer and business owner should be different persons.
Roles in a 2-stage requirement process
3.2 Definitie van de status van eisen
4. Hoe je compliance instelt en bewaakt
Hieronder leggen we de volgende stappen uit:
Stap 1. Stel eisen op
Stap 2. Bewaak de eisen
4.1 Stap 1. Stel eisen op
In this section, we will walk you through the process of generating a requirement and outline the subsequent steps involved. Let’s use a practical example: “Yearly Pruning of Vines to Enhance the Quality and Value of Wine.”
- Hover your cursor over the ‘Requirements” tab in the menu. As you do so, a ‘+’ icon will appear, providing you with a quick option to create a new requirement.
- Click on the name of the requirement you wish to create. This action will open a list of existing requirements. In the bottom right corner of the screen, you will find a ‘+” button. Clicking on this button will trigger the same popup window, enabling you to input the details of the requirement.
- Requirement Name: Enter the descriptive title for the requirement. In this case, use “Yearly Pruning of Wine to Enhance Quality and Value.”
- Requirement Type: Select the type of requirement that you would like to create
- Status: The default status is set to “New.” This signifies that the requirement is active and pending further actions.
- Owner: Initially, this field should contain the person who will be executing the task. In your specific scenario, Tom will be responsible for performing the grape pruning.
- Reviewer: In a 3 stage approval process this is the person who approves the work.
- Business Owner: Designate the individual responsible for reviewing the pruning process of the grapes. This person ensures that the pruning is carried out consistently and accurately.
- Priority: Set priority f your requirement
- Level of coverage: This field indicates the current implementation status of the requirement.
- Due date: Specify the due date for the requirement.
Once you have filled the above information hit save and then open the overview page of the requirement created by clicking on the name of the requirement.
Additional information required to ensure that the requirement functions as expected:
- From date: Initial compliance date – this date has no impact on the review cycle
For Requirement due email reminders to be sent automatically we need the following:
- Due date frequency: set the frequency
For Requirement Review Emails (how is it going with this requirement) we need the following
- Review start date: from when the Review emails need to go out
- Review Frequency: set the frequency
You can also bulk import your requirements by using an upload template
4.2 Step 2- Categorize your requirements
There are four Requirement types:
- Contract/ITT (Tender process = requirements how to submit an offer) Not part of the contract
- External/Committed Obligations = Mandatory external requirements, ie. Don’t use any form of bird trapping to stop them picking your grapes, or cannot use pesticides a, or b, or c cannot use ground or river water between date a and b for any purpose. Another example. When you drive a car you need a valid driver’s license (reminder)
- Stakeholder = What I want done and how I will evaluate completion / compliance
5. Dashboard page
5.1 Requirement status tile
The Requirement status tile provides a comprehensive overview of all requirements in your contract management system, allowing you to monitor progress, track deadlines, and manage requirement assignments efficiently.
5.2 Update your requirement status
There are two ways to update your requirement status: via the dashboard and via automatic email updates
5.2.1 Updating your requirement status via the dashboard
To update the status of a requirement from the Requirement Status tile, follow these steps:
- Navigate to the Requirement Status tile on your dashboard.
- Click on the three-dot menu (⋮) located on the right side of the requirement you wish to update.
- Select Add Status Update from the menu.
- You will be redirected to the Status Update page.
- On this page, enter the necessary details and update the status of your requirement as needed.
Note: You will only allow to add status update if you are allocated as an Owner, Business Owner or Reviewer of the requirement, Otherwise the status update page will not get open.
This feature allows you to keep track of the progress and maintain up-to-date information for each requirement.
Once a status is selected, the requirement will automatically move to the corresponding tab based on its status.
-
- All: It will show the total of all the requirements which are showing in the status tab excluding overdue, because overdue is not a status but a calculated field based on due date.
- Open: A new requirement that has not yet been reviewed or acted upon.
- Submitted: A requirement that has been proposed and is awaiting further review or action.
- Implemented: A requirement that has been successfully incorporated into the system or product.
- Accepted: A requirement that has been reviewed, approved, and is ready to be implemented.
- Cancelled: A requirement that has been terminated or removed from the project.
- Waiting: A requirement that is currently paused or delayed, awaiting a specific condition or event.
- Disputed: A requirement that is under discussion or disagreement regarding its validity, feasibility, or priority.
- Overdue: A requirement with a due date in the past and a status other than Accepted, Superseded, Archived, or Cancelled.
5.2.2 Requirements next review date
The tile also displays the requirements for the next review date. By default, these requirements are listed in ascending order. If you prefer to view them in descending order, simply click the icon next to the next review date, and the list will reorder according to your preference.
The next review date is displayed as follows:
- If a requirement has a frequency and a review start date, the next review date will be shown.
- If the due date is in the past, we will highlight the date in red so it is more visible for you to know that you need to take action.
5.2.3 Requirements Next Due date
The Next Due Date field tracks when a requirement is due for action based on its schedule. It is determined as follows:
- If a requirement has a due date frequency (e.g., monthly, quarterly, annually, etc.) and a due date, the system will automatically calculate the next due date based on the frequency.
- If no due date frequency is set, the due date remains unchanged.
- If the next due date is in the past, it will be highlighted in red to indicate that action is needed.
Note: If a requirement has not been set to “ACCEPTED” and its due date has passed, the system does not automatically reopen it or set a new due date.
Instead, You must manually:
- Update the due date.
- Provide the requirement update.
5.3 Edit your requirement
You can now edit a requirement directly from the Dashboard without navigating to a separate page.
Steps to Edit a Requirement:
- Go to the Requirement Status tile on your dashboard.
- Click on the three-dot menu (⋮) on the requirement card you want to edit.
- Select Edit Requirement from the dropdown menu.
- An Edit Requirement modal will appear.
Editable Fields in the Modal:
From this modal, you can update the following fields:
- Owner
- Business Owner
- Reviewer
- Requirement Name
- Description
- Parent Requirement (Add/Update)
- Priority
- Requirement type
- Start Date
- Due Date
- Department
- Contract
- Review Start Date
- Review Frequency
- Validation Criteria
- Validation Method
- Due date frequency
This streamlined process allows you to quickly make updates without leaving the dashboard.
5.4 Chart Visualization in the Requirement Tile
In the Requirement tile, requirement data is visualized using charts based on their status and any applied filters. Two types of charts are available:
- Pie Chart
- Bar Chart
6. Monitor your requirements
In this chapter, we will explore three essential features designed to help you effectively track the progress of your requirements. These tools enable you to refine your view and locate specific items with ease, ensuring that you can stay organized and up to date on all activities. The features covered include:
6.1 Filter: Date range
You can filter by a specific date range by selecting one of the suggested options on the left or by manually choosing a start and end date. Once the range is selected, all requirements with a due date or a next review date within that range will be displayed.
6.2 “Me” and “All” filters
By default, all requirements are displayed. When the ‘Me’ filter is selected, only the requirements where you are listed as the Owner, Reviewer and Business Owner will be shown.
6.3 Search
Next to the other filters, you’ll find the search icon (loop icon). Clicking on it will open a search field, allowing you to search for a requirement by name from the list.
If a requirement has child requirements, they will be displayed under the parent requirement in the “All” tab. In other tabs, the child requirements will appear separately but will indicate the name of the parent requirement.
6.4 Applying Filters in the Requirement Module
To help you narrow down and view only the relevant requirements, the Requirement Module provides a filter panel with multiple field options. By clicking on the Filter icon (as shown in the screenshot below), you can apply one or more filters based on the following attributes:
- Contract / Project – Filter requirements by associated contract or project.
- Owner – Filter by the designated Owner.
- Business Owner – Filter by the designated business owner.
- Reviewer – Filter by the person assigned to review the requirement.
- Company – Filter by the company associated with the requirement.
- Department – Filter by the department to which the requirement belongs.
- Requirement Type – Filter by requirement category
- Requirement Priority – Filter by priority of the requirement
These filters help refine the data presented in both the requirement list and associated charts, making it easier to focus on specific subsets of requirements.
7. Requirement email notifications and forms
There are two possible requirement approval processes: a 2 stage and a 3 stage approval process. A 2 stage approval process involves a Requirement “Owner” and a “Business owner”
7.1 2-Stage approval process
7.2 3-Stage requirement update flow
7.3 Reminder email notification
Note: Email content has been updated, so you may notice differences. We will update this manual shortly to reflect the latest changes.
In order to receive an email, please follow given check list:
To ensure that emails are sent successfully, please verify the following settings:
-
Workspace Email Setting
-
Confirm that email functionality is enabled for the workspace.
-
-
Person-Level Email Setting
-
Check if email is enabled for the individual user.
-
-
Email Address Availability
-
Ensure the user’s email address is correctly filled in.
-
For more details, please refer : Administering OGSM software – OGSM
- While a reminder is triggered, the assigned user will get an email notification to update the status of the requirement.
7.3.1 Requirement Overdue emails
- A requirement with owner that has mailing enabled
- Status update frequency with the desired option selected
- Status update start date defined
The email types are:
- TODAY An email on the due date itself: “This is a request to update the status of the requirements assigned to you, with a status update date today.”
- REMINDER An email 7 days prior to a due date telling that: “This is a request to update the status of the requirements assigned to you with status update on.”
- OVERDUE An e-mail 7 day after the set date if no actual value is filled in: “The status updates of the following requirements assigned to you are now overdue. The deadline for the status update date was before today. Please submit a status update for each requirement now.”
The status update emails contain a token-secured link to a Single Update page accessible without the need to login into the tool.
The user (requirement owner) receives the following reminders about the Requirement due date:
- Due date reminder – 7 days before the due date
- Due date – on the due date itself
- Overdue email – 7 days after the due date
Email to owner – reminder of due date
Email to owner – on due date
Email to owner – Requirement is overdue
7.3.2 Requirement review emails
For some requirements you may want to activate a requirement review update before the requirement is due. In particular when there is a long time span between the start of the contract and the first due date intermediate updates can be handy. The review email is sent the the requirement owner.
When the review notifications are activated, the assigned user receives a reminder prior to the review date according to the schedule below. When the user has not provided a response to this email, on the review date itself the user receives another request. An overdue notification is sent depending on the workspace settings (workspace settings/ in general / number of days overdue)
7.4 Requirement Status update emails
7.4.1 Why requirement status update notifications?
If the delivery of a requirement is complicated and requires a substantial piece of work it can be handy to send periodic Update request to keep informed about progress. Requirement owners can provide an delivery status update (green, amber, red) and a comment to give insights in progress. In case the work is done, they can set the requirement status to implemented or waiting if the work is on hold.
- The Owner will receive an email on the review date
- The Owner can update status to Waiting or Implemented
3. While the owner changes the status to Implemented, the Reviewer will receive an email
4. The Reviewer can update status to Disputed or Ready for review
5. While the Reviewer changes the status to Disputed, the Owner will receive below email and can update status to Implemented again by selecting open requirement button
6. While the Reviewer changes the status to Ready for review the Business Owner will receive below email
7. The Business Owner can update status to Disputed or Accepted
8. While the business owner changes the status to Disputed, the owner will receive below email and can update status to Implemented again by selecting open requirement button
9. While the Business owner changes the status to Accepted, the Owner will receive below email
8. How to upload a requirement file
To upload requirements using file, follow below steps:
- Create one sheet with below column names and worksheet name.
- Worksheet name = Requirement
- Column names : code, name, description ,project, assignedTo, businessOwner, parentRequirement, status, requirementType, dueDate, reviewFrequency, latestReviewDate, validationMethod
- Now, Go to Administrator > Import data from Excel file
- Select file and click on Import from Excel button
- The requirements will be uploaded and you can verify in the requirements tab.
Note: If you need to upload requirements as parent and child requirement, you can add requirement code as 1.1, 1.1.1.
9. Transfer of requirements (and other objects) to a new owner
When someone leaves the company or changes roles, you want to ensure that all requirements, tasks, projects, and other objects assigned to that person are transferred or archived.
Should this person no longer have access to the software?
Delete the username. Keep the person in the software so you can retain visibility of past actions.
Step 1: Go to the person’s page tosee which tasks they are responsible for.
In the left-hand menu, select “People” and choose the relevant person.
Manually update the responsible person
Open the objects assigned to the person one by one and change the name. This is often the easiest way.
Update the responsible person via upload file
Step 2: Download the Requirements Report (Reports at the bottom of the requirements)
Run the report.
Step 3: Select the requirements for the person in the report
Check the exact relationship the person has to the objects (e.g., requirements).
A person can be: owner (assignedTo), business owner or reviewer of the requirements.
Step 4: Find the code of the new owner
Go to the person, navigate to “Advanced,” and under “Reference Code,” you will find the code of the person. In this case, “TH.”
Step 5: Download an Upload file from “Documents”
Paste the necessary information into an upload file:
- Requirement code, name. These elements are the minimum required.
- AssignedTo or businessOwner in the upload file by using the Reference code (do not use the person’s name).
Step 6: Import data
You can use the “Import data from Excel” button to make the changes in one go.
Note: This action will overwrite the current data. It will always be visible in the log files, and you cannot undo it via the software. If a requirement has a specific status and you overwrite that status, undoing it can be difficult. If you’ve made a download before performing the upload, you’ll have the original data in one overview. Otherwise, you will need to open the requirements one by one and check the history to retrieve the original statuses, then upload again.
10. Email in requirement module:
Types of Emails in the Requirements Module
10.1 Watch Email
When Owners, Business Owners, Reviewers are assigned to a requirement, any changes made to its fields can trigger a Watch Email notification. Users who have enabled the Watch Email option for a specific requirement will receive an email whenever such changes occur.
To enable Watch Email for a requirement:
- Go to the Requirement Overview page.
- Click the three-dot menu located in the top-right corner.
- Select Watch.
Once enabled, any field changes made to the requirement will trigger an email notification to the user. The notification will detail what changes were made and by whom.
Note: the “watch” email is being sent only once per day per entity.
