Aan de slag met de Vergaderhandleiding
Inhoudsopgave
1. Waarom een digitale assistent gebruiken om je vergaderingen te verbeteren?
1.1 De meeste mensen vinden dat vergaderingen productiever zouden kunnen zijn
- Meer dan 60% van de vergaderingen is eigenlijk niet nodig.
- De meeste mensen vinden vergaderingen tijdverspilling.
- Mensen met back-to-back vergaderingen ervaren meer stress.
- Deelname aan vergaderingen waarbij aanwezigheid niet nodig is, wordt onproductief.
- Een slecht georganiseerde vergadering leidt tot verlies van interesse.
1.2 Tips voor perfecte meetings
- Stel een agenda op
- Agendapunten moeten geformuleerd worden als vragen die beantwoord moeten worden
- Plan vergaderingen niet standaard voor een uur. Gebruik bij voorkeur 55 minuten of 25 minuten om deelnemers tijd te geven tussen vergaderingen en jezelf tijd om notities af te ronden
- Stuur vergaderdocumentatie minstens 24 uur van tevoren
- Wat is een perfecte vergadertitel: ‘<Onderwerp/klant/vergadertype> : <doel van de vergadering (wat moet het resultaat zijn)>’
Bijv.: Team | Bizaline | Wekelijkse vergadering: Bespreking ondernemingsplan - Wie moet worden uitgenodigd voor de vergadering, wie moet echt aanwezig zijn, wie is optioneel en wie moet alleen geïnformeerd worden?
- Is deze vergadering gekoppeld aan een eerdere?
- Waren er nog openstaande actiepunten uit de vorige vergadering en wat is de status daarvan?
- Als deadlines vallen vóór de volgende vergadering, achterhaal dan wie verantwoordelijk is voor de actie en vraag om een statusupdate
1.3 Vragen om mee te nemen bij het organiseren van een vergadering
- Moet je elkaar echt spreken of kun je de informatie versturen en laten reageren zonder een geplande vergadering?
- Moet je de deelnemers fysiek zien of kan dat online?
- Wat moet het resultaat zijn van deze vergadering?
- Zijn je agendapunten opgesteld als besluiten of enkel om informatie te delen?
- Wie neemt de beslissingen over de agendapunten?
- Hoe lang duurt de bespreking van elk agendapunt en wie leidt de discussie?
- Is dit een terugkerende vergadering met dezelfde deelnemers?
- Zijn er mensen die geïnformeerd moeten worden over de uitkomsten, maar niet deelnemen aan de vergadering?
- Worden er besluiten genomen tijdens de vergadering die gedocumenteerd moeten worden?
- Is dit een projectgerelateerde vergadering, een afdelingsvergadering, een klantvergadering of een één-op-één gesprek?
- Moet je de notulen/samenvatting van de vergadering opslaan?
- Moet je de notulen naar de deelnemers sturen ter goedkeuring? Ja
- Ben je een vergadering aan het inplannen of notities aan het uitwerken?
- Is de vergadering al geweest of ben je je erop aan het voorbereiden?
- Is dit een interne of externe vergadering?
- Heeft deze vergadering betrekking op een specifiek project?
1.4 Waarom MyContractmanager gebruiken?
MyContractManager heeft een antwoord op elke bovenstaande vraag. Het helpt je niet alleen om de geschiedenis van vergaderingen bij te houden door de tijd heen, maar ook om georganiseerd te blijven door de agenda te vullen met de benodigde informatie. Je kunt aantekeningen maken, beslissingen vastleggen, acties uitzetten en er zijn tal van andere functies die je helpen je agenda te bewaken.
2. Aan de slag met de module Vergaderingen
Deze handleiding gaat ervan uit dat je al toegang hebt tot MyContractManager. Zo niet, neem dan contact met ons op via info@bizaline.com en wij helpen je bij het aanmaken van je werkruimte.
Eerste stap: Ga naar je Dashboard-pagina en open de tegel “Vergaderingen”
Klik op het bedrijfslogo linksboven en je ziet het dashboard met verschillende snelle secties (tegels) waarmee je met een paar klikken meer kunt doen.
Door op de tegel “Vergaderingen” te klikken, krijg je een overzicht van alle vergaderingen, maar in eerste instantie zie je alleen de vergadering(en) van vandaag.
Na het openen van de tegel zie je direct de vergaderingen van vandaag. Algemene informatie wordt weergegeven, zoals de datum en tijd van de vergadering, de duur, de naam van de vergadering en de deelnemers.
2.1 Een vergadering inplannen
Binnen de tegel Vergaderingen kan de gebruiker op de blauwe plusknop rechtsboven (in de bovenste balk) klikken om een nieuwe vergadering in te plannen. Hiermee wordt een pop-up weergegeven met de volgende informatie: Naam (verplicht veld), datum, tijd, duur, status en de actiekoppen ‘annuleren’ en ‘aanmaken’.
2.2 Meeting status
Het organiseren van een vergadering kan worden gezien als een mini-project. Vooral wanneer vergaderingen een formeler karakter hebben, is het belangrijk om elke fase van de vergadering goed af te sluiten. Je begint met het opstellen van een conceptagenda, die je deelt met de deelnemers van de vergadering of andere stakeholders. Je kunt hen de mogelijkheid bieden om suggesties te doen. Vervolgens publiceer je de agenda voor de genodigden en andere betrokkenen. Ditzelfde proces kun je toepassen bij het publiceren van de notulen: eerst publiceer je een conceptversie ter inzage, en zodra iedereen akkoord is, kun je de definitieve notulen publiceren.
Status van de vergadering is een optioneel veld. De lijst biedt de mogelijkheid om een specifieke status te kiezen.
De mogelijke statussen van een vergadering zijn:
- AGENDA CONCEPT
- AGENDA TER REVIEW (voor opmerkingen/suggesties)
- AGENDA GEPUBLICEERD
- NOTULEN CONCEPT
- NOTULEN TER REVIEW (voor opmerkingen/suggesties)
- NOTULEN GEPUBLICEERD
- ACTIES GEPUBLICEERD
- GEARCHIVEERD
Afhankelijk van de datum wordt de vergadering weergegeven in het specifieke tabblad zoals hieronder uitgelegd:
- Today: In dit tabblad worden alle vergaderingen weergegeven die de datum van vandaag hebben.
- Upcoming: Hier worden alle vergaderingen weergegeven die later vandaag of op een datum na vandaag zijn gepland.
- Previous: Alle vergaderingen die eerder hebben plaatsgevonden, worden hier weergegeven.
- Recurring: In dit tabblad worden alle vergaderingen weergegeven die herhaald worden.
- All: Hier worden alle vergaderingen weergegeven die in de andere tabbladen staan (Vandaag, Aankomend, Vorige en Terugkerend).
Via de lijst kun je deelnemers toevoegen en eventueel een bijlage uploaden.
Wanneer je een deelnemer toevoegt en de gezochte persoon staat er niet tussen, komt dat waarschijnlijk omdat deze persoon nog niet is toegevoegd aan je werkruimte.
Door op “Aanmaken” te klikken, kun je direct vanuit daar een nieuwe persoon of gebruiker aanmaken.
2.3 Bekijk je kalenderweergave
Naast de ‘+’-knop bevindt zich het kalendericoon. Door op de kalender te klikken, kun je alle vergaderingen van de maand, week en dag op een zeer gestructureerde manier bekijken.
De gele kleur geeft de huidige datum aan. Op deze manier heb je een panoramisch overzicht van de agenda.
2.4 Lijstpagina
Je vindt dit pictogram naast het ‘+’- en kalenderpictogram. Deze knop brengt je naar de ‘Vergaderlijst’ waar je vergaderingen kunt toevoegen, verwijderen of bewerken.
2.5 Zoeken op vergadertitel en pictogrammen van personen.
De twee pictogrammen stellen je in staat te filteren op alleen de vergaderingen waaraan jij deelneemt, of op alle aangemaakte vergaderingen, ongeacht de deelnemers.
2.6 Voeg een deelnemer toe aan de vergadering.
Je kunt een deelnemer aan de vergadering toevoegen door te zoeken op de naam die in de software is geregistreerd. Wanneer je begint met het typen van een naam, zal de automatische aanvulling een lijst met namen voorstellen waaruit je kunt kiezen.
Er kunnen zoveel deelnemers aan een vergadering worden toegevoegd als je wilt.
2.6.1 Maak een persoon/gebruiker aan.
Het aanmaken van een persoon/gebruiker in de vergadering kan worden gedaan via de vergaderlijst, door met de muis over de regel te bewegen, of in de gedetailleerde vergaderweergave.
Als je een persoon wilt aanmaken, kun je het veld ‘naam’ invullen en de wijzigingen opslaan.
Als je een gebruiker wilt aanmaken, moet je ook het veld ‘e-mailadres’ invullen.
Er zijn ook 2 opties bij het aanmaken van een gebruiker. Je kunt deze gebruiker uitnodigen voor de werkruimte of simpelweg e-mailmeldingen sturen.
Na het aanmaken van deze persoon/gebruiker wordt hij of zij automatisch deelnemer van de specifieke vergadering waarvoor hij of zij is aangemaakt.
2.6.2 Werk de informatie van een deelnemer in de vergadering bij.
Je kunt de informatie van een deelnemer wijzigen via de vergaderlijst of binnen een specifieke vergadering.
Dit doe je door op de naam van de persoon te klikken, of op het pijltje naast de afbeelding van de persoon. Er verschijnt dan een kleine pop-up.
Voor de specifieke deelnemer kun je de rol en status wijzigen, en de opties ‘Notulencontroleur’ of ‘Agendapuntencontroleur’ activeren/deactiveren.
De deelnemer is standaard ingesteld als ‘Verplicht’, maar je kunt de rol wijzigen naar:
- Voorzitter
- Verplicht
- Optioneel
- Geen deelnemer
De status staat standaard op ‘Geaccepteerd’, maar ook dit is aanpasbaar:
- Geaccepteerd
- Geweigerd
- Gedelegeerd
- Actie vereist
2.7 Jouw meeting in detail
Je kunt de vergaderdetails openen door op de rij van de bestaande vergadering te klikken.
Onze vergaderpop-up direct na het aanmaken van een vergadering zou er als volgt uit moeten zien:
Wanneer je de datum bijwerkt, wordt ook de duur aangepast en verandert de positie van de vergadering in het tabblad.
Er zijn nog veel andere functies die je helpen om alles bij te houden.
- Project: Je kunt een project kiezen door op het specifieke veld te klikken en te zoeken of het project al bestaat. Als dat niet het geval is, kun je een nieuw project aanmaken.
-
Aanwezigheid: Uit statistieken blijkt dat de meeste vergaderingen online worden bijgewoond, en daarom stellen we standaard ‘Videoconferentie’ in als aanwezigheidstype.
Maar je kunt zelf kiezen waar de vergadering plaatsvindt. De opties zijn: - Op locatie
- Inbellen
- Videoconferentie
- Bedrijf: Je kunt kiezen met welk bedrijf deze vergadering verband houdt. Dit werkt op dezelfde manier als bij het project: je kunt een bedrijf uit de lijst selecteren, en als het nog niet bestaat, kun je er direct vanuit dat veld een nieuw bedrijf aanmaken.
2.7.1 Deelnemersrollen
Je kunt zoveel deelnemers aan de vergadering toevoegen als je wilt, elk met een eigen rol.
Klik in het veld Deelnemers en zoek naar de personen die je wilt toevoegen.
Elke deelnemer moet een rol hebben in de vergadering. Wanneer je een deelnemer kiest, wordt deze standaard aangemaakt als verplichte deelnemer. Deze rol kan worden aangepast, afhankelijk van het belang van de rol in de vergadering.
Er zijn vier verschillende rollen voor deelnemers:
- Voorzitter
- Verplicht
- Optioneel
- Geen deelnemer
De statussen van de deelnemers zijn als volgt:
- Geaccepteerd – Als de deelnemer de vergadering heeft geaccepteerd, wordt het cirkeltje bij zijn of haar naam groen.
- Geweigerd – Als de deelnemer heeft geweigerd deel te nemen aan de vergadering, wordt het cirkeltje rood.
- Gedelegeerd – Als de deelnemer de status ‘Gedelegeerd’ kiest, wordt het cirkeltje zwart.
- Actie vereist – Als de deelnemer nog niet heeft gereageerd op de uitnodiging, blijft het cirkeltje grijs.
2.8 Een vergadering documenteren die al heeft plaatsgevonden?
Je hebt veel opties om bepaalde delen van de notities te benadrukken, zodat op de afdrukpagina alles wordt weergegeven zoals jij het wilt.
2.9 Dynamic meeting coloring
De kleurindicatie voor vergaderingen is ontworpen om je snel inzicht te geven in de status en voortgang van je vergaderingen. Op basis van bepaalde voorwaarden – zoals hoe ver de vergadering in de toekomst ligt, of er agendapunten of deelnemers zijn toegevoegd, of dat de vergadering is gearchiveerd – wordt er een specifieke kleur toegewezen. Deze visuele aanduiding maakt het makkelijker om je vergaderingen te beheren en te prioriteren zonder dat je ze allemaal hoeft te openen.
Wanneer de vergadering meer dan 2 dagen in de toekomst ligt:
- Grijs: Er zijn nog geen deelnemers of agendapunten toegevoegd.
- Geel: Er zijn deelnemers of agendapunten toegevoegd, maar de vergadering staat nog in concept.
- Groen: De vergadering is bevestigd of afgerond.
- Blauw: De vergadering is al gearchiveerd.
- Rood: Niet van toepassing in deze situatie.
Wanneer de vergadering precies over 2 dagen plaatsvindt:
- Rood: Er zijn geen deelnemers toegevoegd.
- Geel: De vergadering staat nog in concept.
- Groen: De vergadering is bevestigd of afgerond.
- Blauw: De vergadering is gearchiveerd.
- Grijs: Niet van toepassing in deze situatie.
Wanneer de vergadering op dit moment plaatsvindt:
- Rood: De vergadering zit nog in de agendafase (notulen zijn nog niet gestart).
- Geel: De notulen zijn gestart maar nog niet afgerond.
- Groen: De notulen worden beoordeeld of zijn al gepubliceerd.
- Blauw: De vergadering is gearchiveerd.
- Grijs: Niet van toepassing in deze situatie.
Wanneer de vergadering minder dan 2 dagen geleden is afgelopen:
- Rood: De vergadering bleef in de agendafase en is niet afgerond.
- Geel: De notulen zijn gestart maar niet voltooid.
- Groen: De notulen worden beoordeeld of zijn gepubliceerd.
- Blauw: De vergadering is gearchiveerd.
- Grijs: Niet van toepassing in deze situatie.
Wanneer de vergadering meer dan 2 dagen geleden is afgelopen:
- Rood: De notulen zijn nooit afgerond.
- Geel: De notulen worden beoordeeld.
- Groen: De notulen zijn gepubliceerd.
- Blauw: De vergadering is gearchiveerd.
- Grijs: Niet van toepassing in deze situatie.
3. Je vergaderagenda en notities aanmaken
3.1 Agenda Items aanmaken 📕
Bij elke vergadering wordt aangeraden om agendapunten aan te maken. Je kunt zoveel agendapunten toevoegen als je wilt. Zodra je er één aanmaakt, wordt deze opgeslagen door simpelweg op Enter te drukken, en automatisch wordt er een nieuw punt klaargezet om toe te voegen.
Voor elk agendapunt kun je:
- notities toevoegen
- notulen toevoegen
- bestanden bijvoegen
3.2 Jouw acties documenteren 🏃
We noemen een vergadering succesvol wanneer we in staat zijn om acties en beslissingen te nemen op basis van de bespreking.
Je kunt een actie aanmaken door met de muis over het actieveld te bewegen en de genomen actie in te typen. Nadat je dit hebt gedaan, kun je via het oogpictogram meer informatie over de actie toevoegen.
Op deze manier wordt je actie geïntegreerd in de specifieke kanban, zodat je op de hoogte bent van de status, prioriteit, klant, enzovoort.
Voorbeeld:
Nadat je de actie hebt aangemaakt en deze hebt gekoppeld aan een project en/of een projectsprint, kunnen we de actie terugzien in de juiste projectsprint met de bijbehorende status.
We kunnen de voortgang van de actie volgen zowel vanuit de vergaderingen als via de Kanban.
Je kunt acties herschikken met behulp van het slepen-en-neerzetten-pictogram
Je kunt de actie als voltooid markeren door op het driepuntjesmenu (kebabmenu) te klikken en vervolgens op ‘Voltooid’ te klikken
Je kunt deze actie toewijzen aan een persoon door op het pictogram ‘Persoon’ te klikken en te zoeken op de naam van de persoon.
3.3 Documenteer jouw beslissingen🌟
Je kunt beslissingen voor deze vergadering aanmaken en notities toevoegen bij elke beslissing.
4. Je terugkerende vergaderingen organiseren
Het is niet nodig om handmatig vergaderingen te creëren die regelmatig plaatsvinden. Terugkerende vergaderingen kunnen eenmaal worden ingesteld en onze software zal de vergaderingen automatisch aanmaken op basis van de gegeven informatie.
Hoe maak je een vergadering een sjabloon?
Om vergaderingen te herhalen die dezelfde inhoud delen, moeten we de nodige informatie instellen om de herhaalde vergaderingen te genereren. Dit kan op twee manieren.
Methode 1
De snelste manier om een reeks vergaderingen te maken, is door op de specifieke vergadering te klikken waarin je de herhaling wilt instellen. Nadat je een vergadering hebt aangemaakt, is er een veld genaamd ‘Frequentie’. Door de frequentie van de vergadering te kiezen, kun je herhaalde vergaderingen aanmaken.
4.1 De planningsopties omvatten:
- Dagelijks: De taak wordt elke dag herhaald.
- Wekelijks: Herhaalt zich één keer per week op de door jou gekozen dag.
- Om de twee weken: Herhaalt zich één keer in twee weken op de door jou gekozen dag.
- Maandelijks: Optie om elke maand op dezelfde dag te herhalen die je hebt gekozen, of een geselecteerde weekdag van de maand tot de einddatum.
- Einde van de maand: Herhaalt zich eenmaal per maand aan het einde van de maand, beginnend met de huidige maand.
- Jaarlijks: Herhaalt zich eenmaal per jaar op de door jou gekozen dag.
- Kwartaal: Herhaalt zich één keer in 3 maanden op de door jou gekozen dag.
- Einde van het kwartaal: Herhaalt zich één keer in 3 maanden aan het einde van de maand.
- Kwartaal (4 maanden): Herhaalt zich één keer in 4 maanden op de door jou gekozen dag.
- Halfjaarlijks: Herhaalt zich twee keer per jaar op de geselecteerde datum.
- Einde van het jaar: Herhaalt zich eenmaal per jaar aan het einde van het jaar, specifiek op 31 december.
- 4 Weken: Herhaalt zich één keer in 4 weken op de door jou gekozen dag.
- 3 Jaar: Herhaalt zich één keer in 3 jaar op de geselecteerde datum.
- 5 Jaar: Herhaalt zich één keer in 5 jaar op de geselecteerde datum.
- 2 Jaar: Herhaalt zich één keer in 2 jaar op de geselecteerde datum.
- 6 Weken: Herhaalt zich één keer in 6 weken op de door jou gekozen dag.
- Aangepast: In deze optie kun je de frequentie van de vergadering aanpassen.
Direct nadat je de frequentie hebt gekozen voor het genereren van een reeks vergaderingen, wordt ook de Startdatum en Einddatum gevraagd.
Alles wordt gemakkelijk voor je gemaakt, omdat wij de berekeningen doen voor het aantal vergaderingen dat gegenereerd moet worden op basis van de gegevens die je hebt verstrekt.
*Als je deze vergadering eerder hebt gegenereerd, maar je wilt de reeks opnieuw genereren, heb je de optie om de eerder gegenereerde vergaderingen te verwijderen.
4.2 Voorbeeld: Wekelijkse vergaderingen genereren op een specifieke dag
Als om een of andere reden bepaalde informatie in aankomende vergaderingen moet worden bijgewerkt, kun je de mastervergadering bijwerken en proberen de vergaderingen opnieuw te genereren door op ‘Regenereren van alleen toekomstige vergaderingen’ te klikken. Op deze manier kun je alle toekomstige vergaderingen bijwerken, terwijl de vorige vergaderingen ongewijzigd blijven.
Voorbeeld: Als een deelnemer een deelnemer was in deze terugkerende vergadering, maar niet langer nodig is, kun je deze deelnemer uit de mastervergadering verwijderen en vervolgens op ‘Regenereren van alleen toekomstige vergaderingen’ klikken door naar de frequentie van de vergadering te gaan.
4.3 Aangepaste terugkerende vergadering
Voorbeeld: Dagelijkse vergaderingen genereren, met uitzondering van weekenddagen
Je kunt dit doen door de frequentie in te stellen op Herhalen elke – 1 – Week(en).
Kies de frequentie Herhalen elke – 1 – Week(en).
Zodra je Weken kiest, worden nieuwe opties weergegeven waarmee je de weekdagen kunt selecteren waarop deze vergadering moet plaatsvinden.
Selecteer de gewenste weekdagen (bijvoorbeeld maandag t/m vrijdag) en zorg ervoor dat de weekenddagen (zaterdag en zondag) niet geselecteerd zijn.
Kies de einddatum voor de vergaderingen.
Bevestig de gegevens en de vergaderingen worden automatisch gegenereerd op de geselecteerde werkdagen, met uitzondering van het weekend
Direct nadat je de frequentie hebt gekozen voor het genereren van een reeks vergaderingen, moet je de startdatum en einddatum bevestigen. Als je deze vergadering eerder hebt gegenereerd, maar je wilt de reeks opnieuw genereren, heb je de optie om de eerder gegenereerde vergaderingen te verwijderen.
Methode 2:
Om de frequentie te kiezen, klik je op het kebabmenu (de drie stipjes) 
Voor een vergadering, ga naar Vergaderdetails en de benodigde velden bevinden zich in het Geavanceerd tabblad.
Stap 1:
Activeer eerst de optie ‘Gebruik deze vergadering als sjabloon voor de toekomst’, stel vervolgens de frequentie in en selecteer de start- en einddatum voor de vergaderreeks.
Stap 2:
Vernieuw daarna de pagina en klik op de drie stipjes. Kies vervolgens ‘Reeks van vergaderingen’ om ze te genereren.
De gegenereerde items zullen van het sjabloon de naam (met de datum ervoor), deelnemers, agendapunten, duur, notities, enz. overnemen.
Je kunt alle informatie die is ingevuld in de gegenereerde vergaderingen bewerken.
Wanneer je een reeks vergaderingen genereert, biedt de pop-up van de generatie de optie ‘Verwijder alle bestaande onderliggende vergaderingen vóór generatie?’. Als je deze optie kiest, worden alle vorige generaties verwijderd en vervangen door de nieuwe, bijgewerkte vergaderingen.
De nieuwe vergaderingen verschijnen in het specifieke tabblad, afhankelijk van de datum van de vergadering (Vandaag, Aankomend, Vorige), maar ook in het ‘Terugkerende tabblad’
4.4 Hoe de reeks vergaderingen opnieuw genereren na een wijziging in de mastervergadering:
Het is gebruikelijk dat terugkerende vergaderingen informatie wijzigen. Onze tool helpt je de reeks vergaderingen te regenereren met de bijgewerkte informatie, zodat je de gegevens niet handmatig hoeft bij te werken.
Hieronder leggen we een echt voorbeeld uit van een terugkerende vergadering binnen een bedrijf:
Elke maand in 2022 hebben we een vergadering met ontwikkelaars waarin we de voortgang van de sprint bespreken en ook obstakels bespreken.
Een van de ontwikkelaars die al meer dan een jaar in het bedrijf werkte (Fatjon) is in juli vertrokken, en nu hebben we een nieuwe ontwikkelaar (Jasmin). Wat we moeten doen, is de deelnemers in de mastervergadering aanpassen. We verwijderen Fatjon en voegen Jasmin toe. Nadat dit is gedaan, kunnen we de reeks vergaderingen regenereren. Hieronder vind je het voorbeeld met een gif.
Stappen:
- Klik op het Terugkerende vergaderingen tabblad en open de details van de mastervergadering.
- Maak de specifieke wijzigingen en klik op de drie stipjes.
-
Vergaderingen regenereren. Je hebt twee opties:
-
Verwijder ALLE bestaande onderliggende vergaderingen vóór generatie?
Deze optie verwijdert alle eerder gegenereerde vergaderingen en vervangt ze door de nieuwe vergaderingen met de bijgewerkte informatie. -
Genereer ALLEEN toekomstige vergaderingen?
Met deze optie worden alleen de vergaderingen vanaf de huidige datum tot de einddatum van de terugkerende vergaderingen opnieuw gegenereerd. De eerdere vergaderingen blijven ongewijzigd.
Door de optie “Genereer alleen toekomstige vergaderingen” te kiezen, kun je de vergaderingen vanaf het huidige moment tot de einddatum van de terugkerende vergaderingen automatisch bijwerken.
-
5. Beheer je openstaande acties en beslissingen
Het is niet meer nodig om alle vergaderingen één voor één te controleren en te kijken welke acties nog niet afgerond zijn. Met de nieuwe functie ‘Openstaande acties’ kun je alle acties bekijken van vorige vergaderingen die een status hebben die anders is dan ‘Voltooid’, en ook alle acties die van de laatste vergadering tot de huidige vergadering zijn voltooid. Dit bespaart je tijd omdat je niet langer alle vergaderingen één voor één hoeft te controleren om te zien welke acties nog openstaan.
In de openstaande acties kun je:
- Bekijk de acties in detail door op de ‘…’ te klikken en vervolgens ‘Bewerken’ te selecteren.
- Verwijder de acties van de vorige vergaderingen.
- Wijzig de status naar ‘Voltooid’ of ‘Bezig’ door het vakje in te schakelen of uit te schakelen.
- Ga naar de bovenliggende vergadering van de specifieke actie door op de naam van de vergadering te klikken.
5.1 Beheer openstaande acties en beslissingen van je terugkerende vergaderingen
De terugkerende vergaderingen zullen ook verschijnen in het ‘Terugkerende’ tabblad
Dit tabblad biedt alle benodigde informatie in één oogopslag. Het is verdeeld in drie secties:
Links: Hier vind je de lijst van alle terugkerende vergaderingen. Door op een van deze vergaderingen te klikken, krijg je aan de rechterkant gedetailleerde informatie over de specifieke reeks vergaderingen.
Rechts, bovenaan: Hier zie je de informatie over de gehele reeks vergaderingen (de mastervergadering), met meer details:
- Naam van de vergadering
- Wanneer de vergadering plaatsvindt
- Duur van de vergadering
- Mogelijkheid om bijlagen te uploaden als dat nodig is, direct vanuit het tabblad
- Lijst van alle acties die in alle vergaderingen zijn aangemaakt, inclusief de toegewezen personen
- Lijst van alle beslissingen die in alle vergaderingen zijn genomen
Rechts, onderaan: Hier zie je de lijst van alle gegenereerde vergaderingen met specifieke informatie:
- Datum van de vergadering
- Tijd van de vergadering
- Aantal genomen acties
- Aantal genomen beslissingen
- Mogelijkheid om bijlagen te uploaden
Als je op een van de vergaderingen klikt, wordt een pop-up geopend en kun je de specifieke vergadering bekijken/bewerken.
Het kebabmenu 
aan de rechterkant kun je de vergaderdetails zien.
6. Verstuur je vergadernotulen (voor goedkeuring)
6.1 Voorbeeld afdrukken⎙
Nadat je de vergaderingen hebt samengesteld met alle benodigde informatie, kun je deze op slechts één pagina afdrukken en vervolgens naar de deelnemers of belanghebbenden van de vergadering sturen.
6.2 Vraag om Agendabeoordeling
Nadat je de vergadering hebt aangemaakt en alle benodigde deelnemers hebt toegevoegd, kun je de beoordelaar vragen om de agenda te beoordelen.
Als deze beoordelaar al is ingesteld in de deelnemergegevens, wordt hij of zij automatisch geselecteerd wanneer je op ‘Vraag om agendabeoordeling’ klikt. Je kunt echter ook meerdere beoordelaars toevoegen, mocht je dat nodig hebben.
Belang van de deelnemers in de vergadering
Elke deelnemer moet een rol hebben in de vergadering. Wanneer je een deelnemer kiest, maakt onze software deze persoon standaard een verplichte deelnemer. Deze rol kan worden gewijzigd door het specifieke belang van de rol aan te geven.
We hebben vier verschillende rollen voor deelnemers:
- Voorzitter – Leidt de vergadering en is verantwoordelijk voor de voortgang en structuur.
- Verplicht – Moet aanwezig zijn bij de vergadering; deelname is essentieel.
- Optioneel – Deelnemen is niet verplicht, maar ze kunnen bijdragen indien nodig.
- Geen deelnemer – Wordt toegevoegd voor informatie, maar neemt niet actief deel aan de vergadering.
7. Q&A: Hoe houd je de discussies over een specifiek onderwerp in de tijd bij?
Complexe programma’s hebben vaak lange tijdlijnen.
Er kunnen personeelswijzigingen zijn in de tussentijd, wat het moeilijk maakt om op collectief geheugen te vertrouwen om exacte afspraken na te traceren.
Het is inefficiënt om door verspreide notulen te zoeken naar beslissingen over specifieke onderwerpen en projecten.
Het Vergadermodule binnen MyContractManager helpt je een uitgebreid overzicht bij te houden:
- Agendapunt, bijvoorbeeld “aankoop van nieuwe laadstations.”
- Leg alle belangrijke afspraken met betrekking tot dit agendapunt vast als een Actie of Beslissing.
- Koppel de actie of beslissing aan een Project.
- Het project toont alle beslissingen die in de loop van de tijd zijn genomen en koppelt deze aan het agendapunt, zodat je de volledige notulen die ermee verband houden kunt bekijken.
- Je kunt ook een rapport genereren met beslissingen, uitleg, vergaderdata en notulen voor het relevante agendapunt.
Op deze manier wordt het bijhouden van afspraken, beslissingen en de voortgang van projecten veel eenvoudiger en overzichtelijker.