Eisen handleiding
HOOFDSTUK 1: Overzicht van niveaus van contractbeheer
Dit hoofdstuk legt de principes van contractbeheer uit. Allereerst worden de verschillende doelgroepen, richtlijnen voor multi-contractbeheer, maturiteitsniveaus en typische zakelijke vraagstukken beschreven.
1.1 Voor wie is MyContractManager geschikt?
- MyContractManager wordt voornamelijk gebruikt in de dienstensector in een Business-to-Government (B2G) omgeving.
- U bent een Contractmanager die contractnaleving en afspraken met uw leverancier(s) wil waarborgen.
- U bent een Leverancier / Dienstverlener die de voortgang aan uw klant aantoont en communiceert.
- We onderscheiden:
○ Enkelvoudig Contractbeheer, d.w.z. grote complexe contracten en meerdere belanghebbenden
○ Meervoudig Contractbeheer, d.w.z. veel leveranciers en minder complexe contracten
MyContractManager is geschikt voor verschillende contracttypen en rollen.
1.2 Effectief beheer van de levenscyclus van meerdere contracten
Het beheren van contractlevenscycli in een omgeving met meerdere contracten vereist een strategische en systematische aanpak. Hieronder vind je richtlijnen om contractlevenscycli in een dergelijke context effectief te beheren:
Gecentraliseerde contractopslag: Creëer een centrale opslagplaats voor alle contractdocumenten. Dit vergemakkelijkt de toegang, versiebeheer en zorgt ervoor dat alle betrokken partijen altijd over de meest actuele contractinformatie beschikken.
Duidelijk contractbeleid en procedures: Ontwikkel en communiceer duidelijk beleid en heldere procedures voor contractbeheer. Zorg ervoor dat alle betrokken teamleden deze richtlijnen begrijpen en naleven.
Gestandaardiseerde sjablonen en processen: Gebruik standaardcontractsjablonen en uniforme processen om het opstellen en uitvoeren van contracten te stroomlijnen. Dit verhoogt de consistentie en vermindert het risico op fouten.
Geautomatiseerd contractbeheersysteem: Implementeer een geautomatiseerd contractbeheersysteem om de efficiëntie te verhogen. Zulke systemen ondersteunen het volgen van documenten, monitoren van mijlpalen, genereren van automatische meldingen en rapportages, wat het beheer van meerdere contracten tegelijkertijd vereenvoudigt.
Risicobeheer: Identificeer en beoordeel risico’s die verbonden zijn aan elk contract. Stel strategieën op om deze risico’s te beperken en herzie regelmatig het risicobeheerplan, zodat het gedurende de hele contractlevenscyclus relevant blijft.
Contractaudits en -beoordelingen: Voer regelmatig audits en beoordelingen uit om te controleren of contracten aan de voorwaarden voldoen. Dit is vooral belangrijk in situaties met meerdere contracten, waar toezicht moeilijker kan zijn.
Monitoring van contractprestaties: Implementeer een robuust systeem om contractprestaties te monitoren. Houd belangrijke prestatie-indicatoren (KPI’s) bij en beoordeel regelmatig of contractdoelen worden behaald. Corrigeer afwijkingen direct.
Communicatie en samenwerking: Stimuleer effectieve communicatie en samenwerking tussen alle partijen die betrokken zijn bij het contractbeheer. Dit geldt onder meer voor juridische teams, inkoop, projectmanagers en andere relevante stakeholders. Regelmatige vergaderingen en updates bevorderen een betere coördinatie.
Training en ontwikkeling van vaardigheden: Bied trainingen aan contractbeheer-teams zodat zij beschikken over de vereiste kennis en vaardigheden. Dit is met name belangrijk wanneer meerdere contracten tegelijk beheerd worden en gespecialiseerde kennis vereist is.
Beheer van vernieuwingen en afloop: Wees proactief in het beheer van contractverlengingen en aflooptermijnen. Zet processen op om contracten regelmatig op hun blijvende relevantie te beoordelen, onderhandelingen over vernieuwing te voeren of beëindiging te regelen wanneer contracten niet meer nodig zijn.
Continue verbetering: Evalueer en verbeter continu het contractbeheerproces. Verzamel feedback van betrokken partijen, voer evaluaties uit na afloop van contracten en identificeer verbeterpunten om de algehele efficiëntie en effectiviteit te verhogen.
Juridische en regelgevende naleving: Blijf op de hoogte van veranderingen in wet- en regelgeving die invloed kunnen hebben op je contracten. Zorg ervoor dat alle contracten gedurende hun gehele levensduur aan de relevante wettelijke eisen voldoen.
Prestatie-indicatoren en rapportages: Stel prestatie-indicatoren voor contractbeheer vast en genereer regelmatig rapportages om inzicht te krijgen in de status van contracten. Deze informatie is waardevol voor strategische besluitvorming.
Schaalbaarheid: Zorg ervoor dat contractbeheerprocessen schaalbaar zijn. Ontwerp systemen en procedures zo dat ze kunnen meegroeien met het aantal en de complexiteit van contracten.
Door deze strategieën te implementeren, verbeter je je vermogen om contractlevenscycli effectief te beheren in een multi-contractomgeving. Dit verlaagt risico’s, verhoogt de naleving en optimaliseert de algehele prestaties van contracten.
1.3 Volwassenheidsniveaus in contractbeheer - Beheer van meerdere contracten
We onderscheiden vier niveaus in het beheer van meerdere contracten:
Niveau 1: Basis
Niveau 2: Contractlevenscyclus
Niveau 3: Contractprestaties
Niveau 4: Professioneel contractbeheer
Niveau 1: Basisniveau
Je hebt een eenvoudige contractkalender waarin het volgende is vastgelegd:
- Begin- en einddatum van contracten, eventueel tussentijdse mijlpalen.
- Wie de contactpersoon is vanuit de opdrachtnemer en vanuit de opdrachtgever.
- Basisbeschrijving van het contract.
- Contractdocument zelf (bijgevoegd of via link toegankelijk).
Niveau 2: Contractlevenscyclusbeheer
Je beheert contracten en bijbehorende taken gezamenlijk.
- Niveau 1 +
- Takenbeheer (zoals voorbereiding van nieuwe contracten en controle van uitgevoerde werkzaamheden) is centraal beschreven en uitgevoerd.
- Vergaderingen met de opdrachtnemer zijn goed gedocumenteerd, en bedrijfsgegevens van de opdrachtnemer worden geregistreerd.
- De contractwaarde wordt geregistreerd.
Niveau 3: Contractprestatiebeheer
Je beheert de leveringsprestaties aan de hand van afgesproken prestatie-indicatoren in het contract.
- Niveau 2 +
- KPI’s zijn gedocumenteerd, en prestaties worden periodiek gemeten en geregistreerd.
- Projectleveringen worden actief gevolgd.
- Stakeholdermanagement wordt actief uitgevoerd (alle vergaderingen, acties, agenda’s en besluiten worden vastgelegd en beheerd).
- Er is duidelijk gedocumenteerd waarom het werk is uitbesteed en welke KPI’s hierdoor beïnvloed zouden moeten worden.
- Links naar externe systemen en tools worden centraal opgeslagen, waardoor gedetailleerde data makkelijk bereikbaar is.
- Je bedrijfsvoering wordt gevolgd via OGSM, waarmee duidelijk wordt vastgelegd wat je wilt bereiken, welke cijfers ertoe doen en welke acties worden ondernomen om deze cijfers te behouden of verbeteren.
Niveau 4: Professioneel contractbeheer
Je beheert contracten professioneel en volledig geïntegreerd.
- Niveau 3 +
- Risicomanagement.
- Leveranciersbeheer (controle op uitgaven verspreid over verschillende contracten om blootstellingsrisico’s te beperken).
- Contractwijzigingen worden beheerd per paragraaf of sectie en gekoppeld aan eisen en projecten.
- Compliancebeheer (naleving van regelgeving).
- Onderlinge afhankelijkheden tussen contracten worden gedocumenteerd.
- E-mailcommunicatie wordt vastgelegd.
- Alle werkzaamheden en documentatie worden centraal opgeslagen en beheerd.
1.4 Businessvragen voor Contract managers
Hieronder vind je een aantal belangrijke vragen voor contractmanagers die meerdere contracten beheren. Deze kunnen allemaal worden beantwoord met behulp van MyContractManager:
- Met wie heb ik contracten?
- Wat zijn hun contactgegevens?
- Wanneer moeten mijn contracten worden vernieuwd of aanbesteed?
- Gantt-diagram met contracten (start/eind/mijlpalen)
- Welke processen moet ik volgen voor een soepel contractbeheer?
- Kan een lopend contract worden verlengd?
- Kan dit verlengd worden met de huidige opdrachtnemer? (#contracten, #totaal contractbedrag per opdrachtnemer)
- Wat is mijn financiële blootstelling aan deze opdrachtnemer?
- Wat zijn de voorwaarden van het contract en levert de opdrachtnemer volgens afspraak?
- Hoe kan ik klachten tegen de opdrachtnemer opslaan en vastleggen?
- [optioneel] Hoe gaat de opdrachtnemer om met contractrisico’s?
- Worden de contractmijlpalen behaald?
- Zijn de prestatie-indicatoren op schema?
- Hoeveel verschillende opdrachtnemers heb ik per gebied?
- Ik wil alle vergaderingen, afgesproken acties en besluiten per contract en per opdrachtnemer kunnen inzien.
HOOFDSTUK 2: Eisenmanagement
De requirement management-functionaliteit in ons product stelt gebruikers in staat om hun projectvereisten efficiënt te creëren en te organiseren. De unieke configureerbaarheid van het tiles-systeem maakt het mogelijk de requirement tracking ervaring af te stemmen op de specifieke behoeften van het project. Dit gedeelte van de gebruikershandleiding begeleidt je door het proces van het creëren en beheren van requirements met behulp van de configureerbare tiles.
Requirements worden regelmatig bijgewerkt gedurende een contractperiode: sommige requirements raken technologisch verouderd, andere worden uitgebreid. Nieuwe requirements worden ook toegevoegd tijdens de contractperiode op verzoek van stakeholders. In dit hoofdstuk van de handleiding beschrijven we de stappen voor het creëren van requirements en hoe deze beheersbaar te maken.
Het doel identificeren
Wat is het doel van het contract? (Druiven snoeien om de wijnkwaliteit en -hoeveelheid te verbeteren.)
Waarom is snoeien noodzakelijk om dit doel te bereiken? (Snoeien bevordert een gezondere groei van de druiven en een betere druivenkwaliteit.)
Hoe kan ik dit bereiken?
- Stel duidelijke doelstellingen vast: Definieer het doel van het contract – het verbeteren van de wijnkwaliteit en -hoeveelheid door jaarlijks de druivenranken te snoeien.
- Plan vooruit: Bepaal het beste moment voor snoeien, rekening houdend met de rustperiode van de wijnstok en het lokale klimaat.
- Wijs middelen toe: Regel de benodigde gereedschappen, medewerkers en apparatuur voor het snoeiproces.
- Kies een snoeimethode: Beslis over de geschikte snoeitechniek om de gezondheid en groei van de wijnstok te bevorderen.
- Voer het snoeien uit: Organiseer jaarlijkse snoeisessies volgens de gekozen methode.
- Monitor consequent: Controleer regelmatig of de snoei correct is uitgevoerd, beoordeel de gezondheid van de wijnstokken en let op tekenen van ziekte.
- Pas aan indien nodig: Wijzig de snoeimethoden als de resultaten niet naar verwachting zijn en voer de nodige aanpassingen door.
- Documenteer alles: Houd een dossier bij van elke snoeisessie, met vermelding van data, methoden en waargenomen verbeteringen.
In dit gedeelte leg ik uit hoe contracten worden uitgevoerd. Ik laat zien hoe je requirements aanmaakt met onze tool en hoe je deze effectief beheert voor de beste resultaten. Tevens wordt uitgelegd hoe je de voltooiing van werkzaamheden bijhoudt. Dit beslaat het volledige proces van leveringsovereenkomsten, van begin tot eind.
Voorbeeld
Laten we het voorbeeld gebruiken van het snoeien van druivenranken voor de wijnproductie. Het idee hier is om de druivenranken regelmatig te snoeien om de beste wijnresultaten te bereiken.
Om te beginnen, maak je in onze tool eerst een requirement aan en definieer je de benodigde details.
Technische kant van requirements
Wanneer je het pop-upvenster opent om een requirement te definiëren, zorg er dan voor dat je de volgende velden invult:
- Requirement Naam: Voer de beschrijvende titel in voor de requirement. Gebruik in dit geval “Jaarlijks snoeien van wijn om kwaliteit en waarde te verhogen.”
- Status: De standaardstatus is ingesteld op “Open.” Dit geeft aan dat de requirement actief is en verdere acties vereist.
- Business Owner: Wijs de persoon aan die verantwoordelijk is voor de beoordeling van het snoeiproces van de druiven. Deze persoon zorgt ervoor dat het snoeien consistent en nauwkeurig wordt uitgevoerd.
- Owner: In dit veld wordt aanvankelijk de persoon ingevuld die de taak zal uitvoeren. In jouw specifieke scenario is Tom verantwoordelijk voor het snoeien van de druiven.
Nadat je bovenstaande informatie hebt ingevuld, klik je op opslaan en open je vervolgens de overzichtspagina van de aangemaakte requirement door op de naam van de requirement te klikken.
Aanvullende informatie die vereist is om ervoor te zorgen dat de requirement naar verwachting functioneert:
- Review Frequentie: Selecteer de gewenste frequentie voor herhaling van de taak. (Jaarlijks)
- Startdatum: Geef de begindatum van de taak op. (01/01/2023)
- Einddatum: Geef de einddatum van de taak op. (31/12/2028)
- Business Owner: (Edward)
- Owner: (Tom)
- Status: (Open)
Door gebruik te maken van deze in de tool toegevoegde informatie, kunnen we de voortgang van de requirement perfect beheren.
2- Requirements beheren in onze tool
Types van requirements:
- Evaluatiecriteria: (Aanbestedingsproces = selectie)
- Contract/ITT: (Aanbestedingsproces = vereisten over hoe een offerte in te dienen); dit maakt geen deel uit van het contract.
- Externe/Verbonden Verplichtingen: Verplichte externe vereisten, bijvoorbeeld: Gebruik geen enkele vorm van vogelvangst om te voorkomen dat zij je druiven plukken. Er mogen geen pesticiden a, b of c worden gebruikt, of geen grond- of rivierwater tussen datum a en b voor enig doel. Een ander voorbeeld: als je een auto bestuurt, heb je een geldig rijbewijs nodig (ter herinnering).
- Stakeholder: Wat ik wil laten uitvoeren en hoe ik de voltooiing of naleving zal evalueren.
- Requirement flow: Van het moment van creatie tot het einde van het contract.
Als de gebruiker ervoor kiest om de requirement per e-mail te versturen, zal onze tool je herinneren wanneer het tijd is om “de druiven te snoeien.”
HOOFDSTUK 4: Dasboardpagina
Op de dashboardpagina hebben we twee aparte secties of tegels speciaal voor requirements ingericht: “Leveringsverplichtingen” en “Requirement Status.”
Om effectief onderscheid te maken tussen deze twee tegels en verschillende sets van requirements te presenteren, is het essentieel om de specifieke requirements overeenkomstig in te stellen.
3.1 Leveringsverplichtingen
Wat zijn de requirements in “Leveringsverplichtingen”?
Wanneer je het type requirement kiest als “Verbonden Verplichtingen”, wordt deze specifieke requirement zichtbaar binnen de tegel “Leveringsverplichtingen.”
3.2 Status van de requirements
Binnen de tegel “Requirement Status” presenteren we eis die het type “Contract ITT” hebben en de prioriteitsaanduiding “Must Have.”
Je kunt de status van een requirement wijzigen door simpelweg op de kleurbalk te klikken en de gewenste status uit de beschikbare opties te selecteren. Zodra de status is gekozen.
Zodra een status is geselecteerd, wordt de requirement automatisch verplaatst naar het overeenkomstige tabblad op basis van die status.
3.3 Reviewdatum van requirements
De tegel toont ook de requirements voor de volgende beoordelingsdatum. Standaard worden deze requirements in oplopende volgorde weergegeven. Als je ze liever in aflopende volgorde wilt zien, klik je eenvoudigweg op het icoon naast de beoordelingsdatum, waarna de lijst opnieuw wordt gesorteerd op basis van jouw voorkeur.
De volgende beoordelingsdatum wordt als volgt weergegeven:
- Als een requirement zowel een frequentie als een volgende beoordelingsdatum heeft, wordt de volgende beoordelingsdatum getoond.
- Als er geen “volgende beoordelingsdatum” is, wordt de einddatum van de requirement weergegeven.
- Als er noch een volgende beoordelingsdatum noch een einddatum beschikbaar is, blijft het veld leeg.
- Als de vervaldatum in het verleden ligt, wordt de datum rood gemarkeerd zodat je direct ziet dat er actie ondernomen moet worden.
HOOFDSTUK 4: Filteropties
4.1 Datumbereik
Je kunt filteren op een specifiek datumbereik door een van de voorgestelde opties links te selecteren of door handmatig een start- en einddatum te kiezen. Zodra het bereik is geselecteerd, worden alle requirements met een vervaldatum of een volgende beoordelingsdatum binnen dat bereik weergegeven.
4.2 "Mij" en "Alle" filters
Standaard worden alle vereisten weergegeven. Als je echter op de filter “Me” klikt, worden alleen de vereisten getoond waarvoor jij de eigenaar bent.
4.3 Zoek
Naast de andere filters vind je het zoekicoon (loop-icoon). Door erop te klikken, wordt een zoekveld geopend waarmee je naar een vereiste op naam in de lijst kunt zoeken.
Als een vereiste subvereisten heeft, worden deze weergegeven onder de hoofdvereiste in het tabblad “Alle”. In andere tabbladen verschijnen de subvereisten afzonderlijk, maar wordt de naam van de hoofdvereiste aangegeven.
