Als onderdeel van mijn studie bedrijfskunde heb ik een project gedaan bij een ingenieursbureau, waarbij ik strategisch advies heb gegeven om het jaarplan beter haalbaar te maken.
In het voorgaande jaar had het ingenieursbureau, geholpen door een professionele adviseur, een beleidsplan gemaakt met daarin de missie, visie, strategieën en doelstellingen. De eigen teams hadden dat beleidsplan vertaald naar strategische jaarplannen voor de eigen afdelingen, maar de uitvoering bleek moeizaam en de achterliggende reden daarvoor was onduidelijk.
“If nothing changed, the organization’s goals would be jeopardized.”
Het was een serieus probleem: als we niet van koers zouden veranderen, zou het jaarplan niet volledig kunnen worden uitgevoerd en zouden de doelstellingen van het bedrijfsplan in gevaar komen. Dit bedrijf wilde koploper worden op het gebied van circulariteit en klimaatadaptieve diensten, dus moesten ze de jaarplannen op de rails krijgen.
Ik onderzocht waarom de acties niet werden uitgevoerd en hielp de organisatie waar nodig te veranderen. Ik identificeerde vier knelpunten:
- People did not see what the strategies and goals were contributing to.
- There was no project-based approach nor structural evaluation and adjustment;
- Responsibilities were not clearly assigned;
- Nobody had an overview of the whole strategic plan and there was an urgent need for simple and practical documentation.
“After some research, I decided that OGSM could be a suitable approach to solving these problems.”
Tijdens mijn studie had ik al kennis gemaakt met verschillende methodieken die helpen bij organisatievraagstukken. Ik vergeleek een aantal methodes en vond OGSM een goed model om de jaarplannen van het ingenieursbureau mee aan te pakken.
OGSM bood niet alleen oplossingen voor de problemen, maar sloot ook nauw aan bij de bedrijfscultuur. Het ingenieursbureau gaf de voorkeur aan eenvoudige, praktische methodes, die direct konden worden geïmplementeerd en geïntegreerd in de workflow. Ik merkte dat mijn docenten ook enthousiast waren over de OGSM-methodiek. Dus ik pakte het op en besloot het te proberen.
“OGSM is simple and above all a practical method. You quickly obtain a clear overview and insights that you can apply immediately.”
Het ingenieursbureau had doelen en strategieën op verschillende organisatieniveaus beschreven, verspreid over meerdere documenten. Dit was te ingewikkeld, dus ik vereenvoudigde de doelen en strategieën volgens het OGSM-model, wat meteen een duidelijk overzicht creëerde. We hebben de doelen SMART gemaakt, eigenaren voor elke strategie gekozen en acties gestroomlijnd. We pasten OGSM toe op het beleidsplan en het ingenieursbureau adopteerde de methode om hun jaarplannen op te stellen, uit te voeren en te evalueren. Mijn eerste klant was helemaal tevreden met mijn advies en ondersteuning.”
“The engineering firm adopted OGSM to draw up, implement and evaluate their annual plans.”
Als je een afstudeerproject hebt waarbij je te maken krijgt met de complexiteit van missie, visie, strategie, doelstellingen en projecten, raad ik je aan om OGSM te gebruiken. Het is zowel duidelijk als beheersbaar. Het model dwingt je om logisch na te denken en doelen en strategieën op een bruikbare manier te formuleren. OGSM is heel gemakkelijk te begrijpen. Het begeleiden van de mensen voor wie het allemaal nieuw was, was niet moeilijk. Ze zagen al snel de voordelen van OGSM, zowel voor zichzelf als voor de succesvolle implementatie van de bedrijfsdoelstellingen.
De methode komt het beste tot zijn recht als je nauw samenwerkt met de medewerkers van de organisatie. Het kost wat tijd om OGSM, de toepassing en het effectieve gebruik op de langere termijn grondig te begrijpen. Tijdens onze eigen training maakten we kennis met een softwaretool ontworpen voor OGSM, wat een waardevolle aanvulling was op het project. Ik raad aan om OGSM alleen te gebruiken als de organisatie ook bereid is te investeren in het onder de knie krijgen van deze methode.