17 Preguntas frecuentes (FAQ): OGSM Software
¿Buscas ayuda? Estás en el lugar correcto. En esta página, encontrarás respuestas a las preguntas más frecuentes (FAQ) sobre OGSM Software. Si no encuentras tu pregunta en el FAQ, por favor contáctanos.
1. Acceso y permisos
Sigue los pasos del correo de invitación para activar y configurar tu cuenta. También verifica tu carpeta de correo no deseado. Si el correo está en spam, agrega al remitente a tu lista de contactos para asegurarte de recibir correos futuros. Si no recibiste un correo de invitación, por favor consulta con tu supervisor o la persona de contacto de OGSM Software. Después de activar tu cuenta, usa tu contraseña y nombre de usuario o tu dirección de correo electrónico para iniciar sesión en https://login.ogsmsoftware.com/.
Puedes cambiar tu configuración personal haciendo clic en tu nombre en la parte superior derecha de la pantalla y yendo al menú “Mis ajustes”. Si haces clic en el logo de OGSM Software en el menú superior izquierdo, siempre volverás a la página de OGSM.
El software OGSM admite el inicio de sesión único para Microsoft Azure, Outlook, Google y OKTA. Haz clic en el logo de tu servicio preferido y inicia sesión a través del inicio de sesión único. Marca la casilla “Recuérdame” para recordar tu nombre de usuario y contraseña.
OGSM Software tiene tres roles de usuario diferentes:
- Administrador: puede ver y editar todo.
- Gerente: puede editar y agregar elementos libremente. No puede invitar nuevos usuarios ni establecer derechos de usuario.
- Usuario: solo puede editar elementos de los que es propietario. No puede agregar nuevos elementos al OGSM.
Un Gerente también puede ser designado como Propietario de OGSM. Como Propietario de OGSM, un Gerente tendrá derechos de Administrador para ese OGSM específico.
| Nombre del rol | Actividades | Actualizaciones por email | Visual |
|---|---|---|---|
| Persona sin email | Ninguna (solo referencia) | No |  |
| Persona con email | Propietario de acción o paso, actualizaciones a través de formulario web, notificaciones por email | Sí |  |
| Usuario = Persona + inicio de sesión activado | Generalmente propietario de acción que crea pasos y actualiza la acción semanalmente | Sí |  |
| Gerente, a menudo es propietario de OGSM | nforme mensual sobre OGSM, interactúa con otros propietarios de OGSM para las dependencias | Sí |  |
| Administrador | Administración de usuarios, verifica la actividad en todos los OGSM, transfiere acciones/OGSM cuando sea necesario | Sí |
Solo pueden hacerlo con los derechos de edición adecuados. Consulta la sección “Permisos” de la guía del usuario para obtener más información.
En OGSM Software, puedes establecer diferentes niveles de permisos: público, solo lectura y privado. No solo para todo el OGSM, sino también para elementos individuales. Esto asegura un acceso y colaboración seguros, al tiempo que permite que las partes interesadas adecuadas contribuyan de manera efectiva. Es una forma poderosa de optimizar la planificación y ejecución estratégica en tu organización.
Un OGSM tiene 3 modos principales y 1 modo avanzado. Un propietario de OGSM puede cambiar la configuración/visibilidad del OGSM.
-
- Abierto/público (para usuarios) (predeterminado): el OGSM puede ser editado por administradores, gerentes y usuarios donde son propietarios del objeto.
- Solo lectura: todos los usuarios pueden ver el OGSM y su contenido, pero no pueden abrir ni editar ningún objeto dentro del OGSM.
- Privado: los administradores ven que el OGSM existe, pero no pueden ver su contenido. Otros roles de usuario no ven que el OGSM existe.
- Abierto/público (para usuarios) (predeterminado): el OGSM puede ser editado por administradores, gerentes y usuarios donde son propietarios del objeto.
Si deseas que solo algunas personas puedan editar tu OGSM en modo de solo lectura o privado, el propietario de OGSM debe otorgar privilegios especiales a los usuarios aquí.
2. Creación de tu OGSM con OGSM Software
Haz clic en el “Objetivo” para editarlo. Haz clic en “Nombre OGSM” para editar el nombre del OGSM.
Haz clic en el signo más o en el pop-up “agregar nuevo” para agregar un nuevo conjunto de metas. Selecciona si es un conjunto de “qué” (indicador rezagado) o “cómo” (indicador líder). Haz clic en el icono de papelera roja para eliminar una meta (conjunto) y en el lápiz amarillo para editar la meta (conjunto) o agregar metas adicionales al conjunto. Puedes editar el texto haciendo clic en él.
Divide las metas en sub-KPIs agregando sub-KPIs que afecten directamente a la meta. O utiliza metas o medidas del tablero de control existentes como sub-KPIs haciendo clic en el botón “seleccionar” debajo de las submetas o la cabecera de sub-KPI y seleccionando de la lista aquellos KPI que afecten directamente a la meta o medida del tablero de control.
Haz clic en el signo más para agregar una nueva estrategia. Haz clic en el icono de papelera roja para eliminar la estrategia y en el lápiz amarillo para editarla. O puedes editar el texto directamente en la vista general haciendo clic en él.
En el menú de edición, puedes asignar al propietario responsable de esta estrategia y sus actualizaciones de estado. Al abrir medidas del tablero de control o acciones a través del botón de flecha, puedes agregar medidas y acciones, así como verificar y editar su estado.
Agregar, editar y eliminar funciona de la misma manera que con las estrategias (consulta la pregunta y respuesta anterior). Pero para las medidas del tablero de control, si haces clic en el lápiz amarillo, se abrirá el pop-up “Gráfico” o “Detalles”. Esto mostrará los valores ingresados hasta ahora. Puedes alternar entre estas páginas a través de las pestañas:
Detalles
Aquí, puedes ingresar si la medida del tablero de control es un “qué” (indicador rezagado) o un “cómo” (indicador líder). También puedes enviar la fecha de inicio y fin y los valores correspondientes aquí. El gráfico se genera en función de estos valores. Determina el período de medición y la frecuencia de actualización. En función de esto, el propietario de KPI recibe solicitudes automáticas para actualizar el estado.
Gráfico
El gráfico muestra el progreso real (según los valores ingresados) en relación con el pronóstico (según la fecha de inicio/fin). Puedes verificar los valores ingresados a través del botón de flecha e ingresar un nuevo valor (progreso) manualmente.
Haz clic en el signo más o en el pop-up “Agregar nuevo” para agregar un nuevo conjunto de acciones. Completa los campos. El propietario responsable de esta acción proporcionará actualizaciones de estado y recibirá las solicitudes de actualización. Puedes agregar miembros adicionales del equipo haciendo clic en el botón de flecha junto a “Equipo”.
¡Sí! Puedes activar la opción de agregar Riesgos a tus Acciones a través del botón “MENÚ” en la parte superior izquierda. Luego, haz clic en ‘Administración’ → ‘Configuración del espacio de trabajo’ → ‘Configuración del espacio de trabajo’ → ‘Otros’. Marca la opción “El OGSM contiene Riesgos”.
Luego, abre la Medida de Acción donde se aplica el Riesgo. Desplázate hasta la parte inferior del menú de edición de la acción. El botón de función “Riesgos” ahora se muestra en la parte inferior. Haz clic en este botón “Riesgos” y agrega el contenido deseado.
3. Gestión de tu OGSM con OGSM Software
Amplía o reduce la ventana de tu navegador hasta que el software muestre “A4” (aproximadamente 0.71). Haz clic en el símbolo de “ojo” desplegable en la parte superior derecha de tu pantalla y selecciona “exportar a PDF”. Haz clic en Aceptar para ver el resultado y ajusta la proporción si es necesario.
Puedes especificar la frecuencia de los recordatorios de actualización de estado para los propietarios en el cuadro de texto “frecuencia de actualización de estado” en la sección de detalles de la Meta o la Medida del tablero de control relevante. También puedes enviar una solicitud de actualización de estado de proyecto ad hoc haciendo clic en el botón “enviar solicitud de actualización de estado” en las secciones de Detalles de una Medida de Acción. El propietario de la acción recibirá un correo electrónico con un enlace directo a un formulario de actualización para actualizar la acción solicitada.
Sí, en tu configuración puedes habilitar o deshabilitar las actualizaciones por correo electrónico para todos los elementos asignados a ti de una sola vez. Para obtener más información, consulta “Configuración de usuario” en la guía del usuario.
Después de actualizar un objetivo, estrategia, medida o acción, guarda la actividad y actualiza la página. Asegúrate también de que la fecha de inicio y fin de la acción actualizada estén configuradas correctamente, para no actualizar una acción que ya ha finalizado.
Puedes filtrar las acciones (en la parte superior izquierda de los Planes de Acción de Medida), por ejemplo, para ocultar todas las acciones que estén completas. Aparecerá un signo de advertencia cuando el filtro esté activado.
Cuando pases el mouse sobre las acciones, verás un botón de “filtro”. Selecciona esto, ve a “avanzado” y elige la persona por la que deseas filtrar. Esto reducirá la cantidad de elementos mostrados y acelerará la carga de tu página. ¡Nota! No olvides desactivar el filtro cuando ya no lo necesites.
¿Tu pregunta no se encuentra en este FAQ?
Si tienes una pregunta que no se incluye en el FAQ o en la Guía del Usuario de OGSM Software, por favor contáctanos.