20 Preguntas frecuentes (FAQ): OGSM Software
¿Buscas ayuda? Estás en el lugar correcto. En esta página, encontrarás respuestas a las preguntas más frecuentes (FAQ) sobre OGSM Software. Si no encuentras tu pregunta en el FAQ, por favor contáctanos.
1. Acceso y permisos
Sigue los pasos del correo electrónico de invitación para activar y configurar tu cuenta. También revisa tu carpeta de correo no deseado. Si el correo se encuentra en spam, agrega el remitente a tu lista de contactos para asegurarte de recibir futuros correos electrónicos.
Si no has recibido un correo de invitación, consulta con tu supervisor o persona de contacto de OGSM Software.
Después de activar tu cuenta, usa tu contraseña y nombre de usuario o tu dirección de correo electrónico para iniciar sesión en https://login.ogsmsoftware.com/.
Puedes cambiar tu configuración personal haciendo clic en tu nombre en la esquina superior derecha de la pantalla y accediendo al menú Mis configuraciones.
Si haces clic en el logotipo de OGSM Software en el menú superior izquierdo, siempre volverás a la página de OGSM.
OGSM Software admite Single Sign-On para Microsoft Azure, Outlook, Google y OKTA. Haz clic en el logotipo del servicio de tu preferencia e inicia sesión a través de Single Sign-On. Marca la casilla “Recuérdame” para recordar tu nombre de usuario y contraseña.
OGSM Software tiene tres roles de usuario diferentes:
- Administrador: Puede ver y editar todo.
- Gerente: Puede editar y agregar elementos libremente. No puede invitar a nuevos usuarios ni configurar derechos de usuario.
- Usuario: Solo puede editar los elementos de los que es propietario. No puede agregar nuevos elementos al OGSM.
Un Gerente también puede ser designado como Propietario de OGSM. Como propietario, el Gerente tendrá derechos de Administrador para ese OGSM específico.
Resumen de roles y actividades:
| Rol | Actividades | Actualizaciones por correo electrónico | Visualización |
|---|---|---|---|
| Persona sin correo electrónico | Ninguna (solo referencia) | No | |
| Persona con correo electrónico | Propietario de una acción o paso, actualiza a través de un formulario web, recibe notificaciones por correo | Sí | |
| Usuario (Persona + inicio de sesión activado) | Generalmente propietario de acciones, crea pasos y actualiza la acción semanalmente | Sí | |
| Gerente (a menudo propietario de OGSM) | Informe mensual sobre OGSM, interactúa con otros propietarios de OGSM para gestionar dependencias | Sí | |
| Administrador | Administración de usuarios, supervisa la actividad en todos los OGSM, transfiere la propiedad de acciones/OGSM según sea necesario | Sí |
Solo pueden hacerlo si tienen los derechos de edición adecuados. Consulta la sección “Permisos” en la guía del usuario para obtener más información.
En OGSM Software, puedes establecer diferentes niveles de permisos: público, solo lectura y privado. Esto no solo se aplica a todo el OGSM, sino también a elementos individuales.
Esto garantiza un acceso seguro y una colaboración eficiente, permitiendo que las partes interesadas adecuadas contribuyan de manera efectiva. Es una herramienta poderosa para optimizar la planificación estratégica y la ejecución dentro de tu organización.
Un OGSM tiene 3 modos principales y 1 modo avanzado.
El propietario de un OGSM puede cambiar la configuración y la visibilidad del OGSM.
-
- Abierto/público (para usuarios) (predeterminado): El OGSM puede ser editado por Administradores, Gerentes y Usuarios, donde los Usuarios solo pueden editar los objetos de los que son propietarios.
- Solo lectura: Todos los usuarios pueden ver el OGSM y su contenido, pero no pueden abrir ni editar ningún objeto dentro del OGSM.
- Privado: Los administradores pueden ver que el OGSM existe, pero no pueden acceder a su contenido. Otros roles de usuario no pueden ver que el OGSM existe.
- Si deseas que un grupo limitado de personas pueda editar tu OGSM en modo Solo lectura o Privado, el propietario del OGSM debe otorgarles privilegios especiales.
Haz clic en los tres puntos en la esquina superior izquierda de tu espacio de trabajo, luego selecciona “Ir a la lista de OGSM” y descarga el ejemplo que deseas visualizar.
2. Creación de tu OGSM con OGSM Software
Haz clic en el “Objetivo” para editarlo. Haz clic en “Nombre OGSM” para editar el nombre del OGSM.
Haz clic en el signo más o en el pop-up “agregar nuevo” para agregar un nuevo conjunto de metas. Selecciona si es un conjunto de “qué” (indicador rezagado) o “cómo” (indicador líder). Haz clic en el icono de papelera roja para eliminar una meta (conjunto) y en el lápiz amarillo para editar la meta (conjunto) o agregar metas adicionales al conjunto. Puedes editar el texto haciendo clic en él.
Divide las metas en sub-KPIs agregando sub-KPIs que afecten directamente a la meta. O utiliza metas o medidas del tablero de control existentes como sub-KPIs haciendo clic en el botón “seleccionar” debajo de las submetas o la cabecera de sub-KPI y seleccionando de la lista aquellos KPI que afecten directamente a la meta o medida del tablero de control.
Haz clic en el signo más para agregar una nueva estrategia. Haz clic en el icono de papelera roja para eliminar la estrategia y en el lápiz amarillo para editarla. O puedes editar el texto directamente en la vista general haciendo clic en él.
En el menú de edición, puedes asignar al propietario responsable de esta estrategia y sus actualizaciones de estado. Al abrir medidas del tablero de control o acciones a través del botón de flecha, puedes agregar medidas y acciones, así como verificar y editar su estado.
Agregar, editar y eliminar funciona de la misma manera que con las estrategias (consulta la pregunta y respuesta anterior). Pero para las medidas del tablero de control, si haces clic en el lápiz amarillo, se abrirá el pop-up “Gráfico” o “Detalles”. Esto mostrará los valores ingresados hasta ahora. Puedes alternar entre estas páginas a través de las pestañas:
Detalles
Aquí, puedes ingresar si la medida del tablero de control es un “qué” (indicador rezagado) o un “cómo” (indicador líder). También puedes enviar la fecha de inicio y fin y los valores correspondientes aquí. El gráfico se genera en función de estos valores. Determina el período de medición y la frecuencia de actualización. En función de esto, el propietario de KPI recibe solicitudes automáticas para actualizar el estado.
Gráfico
El gráfico muestra el progreso real (según los valores ingresados) en relación con el pronóstico (según la fecha de inicio/fin). Puedes verificar los valores ingresados a través del botón de flecha e ingresar un nuevo valor (progreso) manualmente.
Haz clic en el signo más o en el pop-up “Agregar nuevo” para agregar un nuevo conjunto de acciones. Completa los campos. El propietario responsable de esta acción proporcionará actualizaciones de estado y recibirá las solicitudes de actualización. Puedes agregar miembros adicionales del equipo haciendo clic en el botón de flecha junto a “Equipo”.
¡Sí! Puedes activar la opción de agregar Riesgos a tus Acciones a través del botón “MENÚ” en la parte superior izquierda. Luego, haz clic en ‘Administración’ → ‘Configuración del espacio de trabajo’ → ‘Configuración del espacio de trabajo’ → ‘Otros’. Marca la opción “El OGSM contiene Riesgos”.
Luego, abre la Medida de Acción donde se aplica el Riesgo. Desplázate hasta la parte inferior del menú de edición de la acción. El botón de función “Riesgos” ahora se muestra en la parte inferior. Haz clic en este botón “Riesgos” y agrega el contenido deseado.
3. Gestión de tu OGSM con OGSM Software
Amplía o reduce la ventana de tu navegador hasta que el software muestre “A4” (aproximadamente 0.71). Haz clic en el símbolo de “ojo” desplegable en la parte superior derecha de tu pantalla y selecciona “exportar a PDF”. Haz clic en Aceptar para ver el resultado y ajusta la proporción si es necesario.
Puedes especificar la frecuencia de los recordatorios de actualización de estado para los propietarios en el cuadro de texto “frecuencia de actualización de estado” en la sección de detalles de la Meta o la Medida del tablero de control relevante. También puedes enviar una solicitud de actualización de estado de proyecto ad hoc haciendo clic en el botón “enviar solicitud de actualización de estado” en las secciones de Detalles de una Medida de Acción. El propietario de la acción recibirá un correo electrónico con un enlace directo a un formulario de actualización para actualizar la acción solicitada.
Sí, en tu configuración puedes habilitar o deshabilitar las actualizaciones por correo electrónico para todos los elementos asignados a ti de una sola vez. Para obtener más información, consulta “Configuración de usuario” en la guía del usuario.
Después de actualizar un objetivo, estrategia, medida o acción, guarda la actividad y actualiza la página. Asegúrate también de que la fecha de inicio y fin de la acción actualizada estén configuradas correctamente, para no actualizar una acción que ya ha finalizado.
Puedes filtrar las acciones (en la parte superior izquierda de los Planes de Acción de Medida), por ejemplo, para ocultar todas las acciones que estén completas. Aparecerá un signo de advertencia cuando el filtro esté activado.
Cuando pases el mouse sobre las acciones, verás un botón de “filtro”. Selecciona esto, ve a “avanzado” y elige la persona por la que deseas filtrar. Esto reducirá la cantidad de elementos mostrados y acelerará la carga de tu página. ¡Nota! No olvides desactivar el filtro cuando ya no lo necesites.
¿Tu pregunta no se encuentra en este FAQ?
Si tienes una pregunta que no se incluye en el FAQ o en la Guía del Usuario de OGSM Software, por favor contáctanos.