OGSM Software manual
Tabla de contenidos
CAPÍTULO 1: ¿Qué es OGSM?
OGSM es un método de planificación estratégica que te ayuda a concretar tus planes, sueños e ideas y hacerlos alcanzables. Lo que hace único a OGSM es que es rápido y efectivo, lo que lleva a un plan en una sola página. OGSM puede utilizarse para organizaciones o para objetivos personales. Más allá de simplemente crear un plan, OGSM también te guía a través de los pasos para hacer que tus objetivos sean accionables: porque realizar tus sueños es aún más divertido que soñarlos.
Empoderamos a los equipos para idear, planificar, gestionar y celebrar su trabajo juntos de una manera colaborativa, productiva y organizada.
Ya sea que tú y tu equipo estén comenzando algo nuevo o intentando organizar mejor su trabajo actual, OGSM está ahí para adaptarse a cualquier proyecto. Ayuda a simplificar y estandarizar el proceso de trabajo de tu equipo de manera intuitiva.
Sigue leyendo para alcanzar más objetivos…
El resultado de usar el marco AgileOGSM combinado con el software OGSM es:
- Un plan de negocios inspirador y fácil de leer
- Los equipos muestran claramente cómo contribuirán a tus objetivos
- Mejorar significativamente la comunicación dentro de los equipos y en toda tu organización.
¿Qué significan las siglas OGSM?
OGSM es la abreviatura de Objetivo, Metas (Goals), Estrategias y Medidas. Juntos, estos componentes forman la base de un plan de negocios bueno y efectivo en una sola página.
Objetivo
La ‘O’ en OGSM representa el ‘Objetivo’. El objetivo es la meta cualitativa y la ambición del plan. El Objetivo describe las condiciones que deseas alcanzar durante el período de tiempo acordado. El Objetivo marca la dirección de todo el plan. Un buen objetivo cualitativo cumple con los siguientes requisitos:
- Debe ser ambicioso, pero alcanzable
- Debe ser intelectualmente sólido y emocionalmente resonante
- Debe ser comprensible de forma intuitiva y fácil de explicar con tus propias palabras
- Alcanzar el objetivo debe llevar a una satisfacción completa
- Todos los elementos importantes deben estar presentes
- El objetivo no debe incluir elementos superfluos sin los cuales también podría existir la satisfacción
- Debe proporcionar dirección
Metas
Si el Objetivo es una ambición cualitativa, las Metas son una traducción de esa ambición en objetivos cuantitativos. Esto garantiza que todos los interesados del OGSM tengan la misma definición de las palabras del objetivo. Cuando logras todas tus Metas, el Objetivo también debería estar realizado. Idealmente, se debe usar el menor número posible de metas necesarias para que sea indiscutible que has alcanzado el Objetivo del OGSM. Toma decisiones precisas y críticas sobre las Metas que realmente importan y asegúrate de que sean ‘SMART’: específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo definido.
Estrategias
Las estrategias describen las decisiones específicas que tomas y los enfoques que has elegido para alcanzar tus Metas. Estas deben describir cómo enfocas tus recursos, como empleados, dinero y tiempo. Al igual que con las metas, es importante elegir con criterio y asegurarse de que las Estrategias reflejen decisiones reales en áreas relevantes para tu plan, por ejemplo, organización, socios, innovaciones, etc. Quieres centrarte en un número limitado de Estrategias y asegurarte de que sean específicas, selectivas, sostenibles, sincronizadas y suficientes.
Medidas
El componente de OGSM llamado ‘Medidas’ en realidad consiste en dos elementos separados: un ‘Tablero de control’ y un ‘Plan de acción’. Esta división dentro de las Medidas no es propia del OGSM original, sino que fue introducida para mejorar la claridad del modelo por Marc van Eck (uno de nuestros cofundadores) y Ellen van Zanten.
- El Tablero de control incluye indicadores clave de desempeño que te indican si una estrategia está en camino o no.
- El Plan de acción incluye los proyectos o acciones que permiten la realización práctica de tus estrategias, así como información sobre quién los ejecutará y cuándo.
CAPÍTULO 2: Iniciar sesión en el software OGSM y crear tu propio OGSM
Comenzar con OGSM es fácil. En este capítulo aprenderás todos los métodos para iniciar sesión y elegir:
- Ya tengo un espacio de trabajo y quiero iniciar sesión
- He olvidado mi contraseña
- He sido invitado al espacio de trabajo de otra persona y necesito crear mi propio OGSM
Paso 1: Inicia sesión en el software OGSM (si no has iniciado sesión ya)
Tienes 3 formas de iniciar sesión en tu cuenta de software OGSM:
- Usando el método SSO – puedes elegir entre Gmail, Okta o Microsoft y utilizar el método de inicio de sesión único, pero tu cuenta debe estar registrada con la misma dirección de correo electrónico. Simplemente haz clic en una de las opciones e inicia sesión en el servicio de tu elección. No tendrás que iniciar sesión por separado en tu espacio de trabajo.
- Usando tu correo electrónico y contraseña – solo completa tu correo electrónico, contraseña y haz clic en el botón ‘Iniciar sesión’.
- Usando el botón ‘Recibir enlace para iniciar sesión’ – una forma de iniciar sesión sin contraseña, también conocida como ‘enlace mágico’. Solo necesitas ingresar tu dirección de correo electrónico y luego hacer clic en el botón ‘Recibir enlace para iniciar sesión’. Luego recibirás un correo electrónico con un enlace que te permitirá iniciar sesión de inmediato sin contraseña.
Nota: Si inicias sesión con correo electrónico y contraseña, podrás ver la lista de todos los espacios de trabajo que usan ese mismo correo y contraseña.
A continuación encontrarás un ejemplo específico del comportamiento diferente de la herramienta.
Si deseas iniciar sesión con correo electrónico y contraseña, necesitas cambiar las contraseñas dentro del espacio de trabajo para poder acceder a la lista completa de espacios de trabajo.
Paso 2: He olvidado mi contraseña
Si has olvidado tu contraseña, no te preocupes. En el software OGSM es fácil restablecer tu contraseña.
- Abre la página de inicio de sesión y, debajo del campo de correo electrónico y contraseña, encontrarás la opción ‘¿Olvidaste tu contraseña?’
- Haz clic allí, escribe tu dirección de correo electrónico y haz clic en ‘Restablecer contraseña’.
- El correo que recibirás te permitirá restablecer la contraseña de todos los espacios de trabajo que hayas creado con ese correo electrónico.
- Haz clic en ‘Restablecer’, escribe tu nueva contraseña y la confirmación, y guarda los cambios.
Nota: Por razones de seguridad, tu nueva contraseña debe tener al menos un número, una letra minúscula, una letra mayúscula, un carácter especial y una longitud mínima de 8 caracteres.
Cómo activar la autenticación en dos pasos en nuestra herramienta (cuarta forma de iniciar sesión)
Pasos:
- Para administradores – Activa la opción en Configuración del espacio de trabajo > Funciones > marca la casilla de Google Authenticator. De esta manera, todos los usuarios tendrán acceso en su configuración personal a la sección ‘Autenticación en dos pasos’ y podrán realizar las configuraciones específicas. Consulta las diapositivas 2-4 y sigue los pasos para una configuración correcta.
- Para todos los usuarios – Ve a Configuración personal y, al final de la página, encontrarás la sección ‘Autenticación en dos pasos’. Consulta las diapositivas 5-8 para una mejor comprensión sobre cómo activar la autenticación en dos pasos.
- Para administradores – Asegúrate de que todos los usuarios ya hayan realizado las configuraciones en su configuración personal. Una vez confirmado, ve a Configuración del espacio de trabajo > Seguridad > y elige la opción ‘Autenticación en dos pasos’. Al activar esta opción, todos los usuarios del espacio de trabajo deberán iniciar sesión únicamente con la autenticación en dos pasos.
Si un usuario administrador activa la autenticación en dos pasos en la configuración del espacio de trabajo, todos los usuarios estarán obligados a iniciar sesión únicamente mediante un método de autenticación en dos pasos. Dado que algunos usuarios aún no han realizado esta configuración, nuestra herramienta te ofrecerá la opción de iniciar sesión mediante un código que puedes recibir por correo electrónico.
¿Has sido invitado a un espacio de trabajo existente y se te ha pedido que crees tu propio OGSM?
Crea tu primer OGSM
OGSM es lo suficientemente flexible y rápido como para gestionar cualquier proyecto de principio a fin en una sola página. Aprende cómo crear tu primer panel y comienza a avanzar con tu trabajo.
Hay dos formas de crear un nuevo OGSM:
1- Desde el menú lateral, pasa el cursor sobre el menú OGSM y haz clic en el botón ‘+’.
2- La segunda forma es abriendo la lista de OGSM y añadiendo uno nuevo.
Nombre del OGSM
- El OGSM se crea como confidencial por defecto, pero puedes cambiarlo desmarcando el campo. La confidencialidad también puede modificarse con el tiempo. Puedes hacerlo confidencial o visible para todos.
- Es obligatorio elegir la fecha de inicio y la fecha de finalización del OGSM para poder medir correctamente otras acciones.
- El propietario del OGSM es por defecto quien lo crea. Pero este dato es modificable. Puedes asignarlo a otra persona, pero después de eso no tendrás acceso completo al OGSM a menos que el ‘nuevo propietario’ así lo decida.
Después de hacer clic en el botón ‘Crear’, el nuevo OGSM se abrirá automáticamente y se añadirá a la lista de OGSM.
Actualizar la información del OGSM
Puedes actualizar los datos del OGSM haciendo clic en el icono de configuración en la esquina superior derecha, cerca del registro de actividad.
Los nuevos campos añadidos en Editar OGSM son:
- OGSM principal – Puedes añadir un OGSM principal o cambiarlo de uno a otro. Al hacer esto, el OGSM actual se convertirá en un Sub OGSM.
- Activar botón ‘Mostrar en el menú’ – Al hacerlo, podrás añadir este OGSM en el menú de la izquierda. Puedes tener tantos OGSM como desees en el menú izquierdo simplemente activando el botón ‘Mostrar en el menú’.
- Notificar al propietario del OGSM sobre actualizaciones de estado – Al activar esta opción, el propietario recibirá actualizaciones por correo electrónico.
- Modo OGSM – Puedes elegir si está en Borrador, Activo o Cerrado:
-
Borrador – Si solo estás desarrollando tus ideas y aún no estás trabajando con este OGSM, el estado perfecto es el modo borrador. No se enviarán correos electrónicos.
-
Activo – Si activas el OGSM, significa que estás trabajando con él y podrás recibir correos electrónicos de notificación sobre el progreso.
-
Cerrado – Una vez que el OGSM ha finalizado, puedes cambiar el estado a ‘Cerrado’ para dejar de recibir correos con notificaciones.
-
- Ocultar estados – Al activar este ícono, se eliminarán automáticamente los estados de los elementos creados en OGSM, los pasos se ocultarán y la lista de acciones se cerrará. De este modo, podrás ver/imprimir el OGSM sin mostrar los estados.
Objetivo
Los objetivos juegan un papel crucial en la organización del OGSM. Define el objetivo de la manera correcta y el OGSM estará claramente estructurado.
Sugerimos añadir un objetivo breve utilizando el formato “Qué por cómo”. Esto ayudará a crear encabezados de metas correctos, metas, estrategias y acciones.
QUÉ (¿Qué logrará mi cliente?) y CÓMO (¿Cómo los ayudaré a lograrlo?)
El objetivo debe incluir la siguiente lista de verificación:
- ¿Captura mi objetivo mi “propósito” de ser?
- ¿Reconoce mi objetivo a mi cliente?
- ¿Describe un resultado?
- ¿Hace una elección clara sobre “cómo” llegaré allí?
- ¿Es legible?
- ¿Es repetible?
- ¿Es inspirador y un objetivo desafiante?
- ¿Es alcanzable?
Lista de OGSM
En la página izquierda se encuentra la lista de todos los OGSM, que está abierta por defecto. Cuando pases el ratón sobre la lista, verás dos flechas, que van en direcciones opuestas.
Puedes cerrar la lista haciendo clic en la flecha izquierda, y esto se mantendrá incluso después de actualizar la página o cerrar sesión.
Si deseas abrir la lista de OGSM más amplia, haz clic en la flecha derecha.
Si eres un usuario administrador, podrás ver todos los OGSM creados. Tanto los confidenciales como los no confidenciales, tengas acceso o no.
Si el OGSM es confidencial y no tienes acceso, podrás ver el nombre del OGSM en color gris. Si pasas el ratón sobre el nombre del OGSM, aparecerá una sugerencia (tooltip) que describe quién es el propietario, y si deseas acceder a este OGSM, necesitarás pedir acceso al propietario.
Otra forma de acceder a un OGSM privado es hacer clic en los “…” y luego en “Tomar control de este OGSM”.
Ten en cuenta que al tomar el control del OGSM, tendrás acceso a todos los elementos dentro del OGSM y el creador del elemento perderá el acceso. Un caso en el que un usuario asume el control del OGSM es cuando un empleado deja la empresa. Para evitar la pérdida de sus datos, los administradores pueden acceder a ellos a través de esta opción, mientras que el usuario que se va pierde todo acceso.
Cómo crear encabezados de metas
Los encabezados de metas se dividen en dos secciones, más útiles y útiles para el usuario.
Meta QUÉ (Indicadores rezagados) y Meta CÓMO (Indicadores adelantados)
¿Qué vamos a lograr y cómo lo estamos haciendo?
Agregar un nuevo encabezado de meta es sencillo: haz clic con el ratón sobre la sección Qué/Cómo, completa el campo y luego presiona Enter. El nuevo encabezado de meta se guardará correctamente y podrás agregar nuevas metas. Para un encabezado de meta específico, puedes:
- Agregar/cambiar el propietario
- Hacerlo confidencial
- Cambiar el estado
- Cambiar el tipo Qué/Cómo
Cómo crear metas (KPI)
Para crear un KPI necesitas un encabezado de meta. El proceso de crear, agregar y eliminarlo es el mismo que el del encabezado de meta.
Para un KPI específico puedes:
- Agregar/cambiar el propietario
- Hacerlo confidencial
- Elegir un KPI principal
- Cambiar el estado
- Cambiar el tipo Qué/Cómo
- Cambiar la fecha de inicio/fin
Descripción del KPI
Hemos facilitado aún más el acceso a la información importante del KPI. Simplemente pasa el ratón sobre el icono del ojo para ver actualizaciones detalladas del progreso de tu KPI de meta o KPI de panel, sin necesidad de abrir el modal de edición. Esto te ayuda a mantenerte al tanto de tus metas de manera más eficiente.
Información mostrada en el tooltip del KPI:
- Estado: Indica el estado actual del KPI.
- Desviación respecto al pronóstico: Este porcentaje refleja la variación entre tu valor objetivo y el valor actual en este momento. Por ejemplo, si el objetivo es 100 EUR y el valor actual también es 100 EUR, la desviación respecto al pronóstico es 0%, lo que significa que el rendimiento está en el camino correcto.
- Actual: Muestra el valor actual, como se indica en la pestaña de progreso. El valor entre paréntesis representa el valor pronosticado para la fecha específica en ese momento de medida.
- Valor proyectado del pronóstico hasta hoy: Representa el valor anticipado que el KPI debería alcanzar hasta la fecha de hoy, considerando tanto el valor actual como el crecimiento esperado en el pronóstico.
- Valor real proyectado hasta hoy: Indica el valor real esperado del KPI para la fecha de hoy, teniendo en cuenta el valor actual y la tasa de crecimiento real en curso.
- Crecimiento objetivo: Presentamos el cambio que estás buscando en términos porcentuales basado en los valores actuales.
- Objetivo: Valor objetivo específico asociado con el KPI, que se detalla en la pestaña de información.
- Valor final proyectado: Basado en el progreso actual del KPI, proyectamos el valor final que alcanzará.
- Propietario: La persona responsable de gestionar el KPI está indicada aquí.
- Comentario: Si hay comentarios asociados con el KPI, mostramos el número del comentario como referencia.
- Enlaces: Si hay recursos o enlaces externos relevantes para el KPI, se listan aquí con la opción de acceder directamente a ellos.
- Acciones que impactan en el KPI: Esta sección describe las acciones que tienen una influencia directa en el rendimiento del KPI, junto con el grado de su impacto. Por ejemplo, si el KPI necesita pasar del 60% al 80%, y una acción particular contribuye con un 15% para lograr este objetivo, se destaca aquí. Por ejemplo, “La acción N° 1 tiene un impacto significativo del 15% en este KPI.” Esto te ayuda a identificar y priorizar acciones que puedan mejorar el KPI.
Cómo editar una Meta/Encabezado de Meta/Estrategia/Acción/Paso
Opción 1
Opción 2
Opción 3
Función de gráfico
¿Cómo generar un gráfico?
Si deseas generar un gráfico, necesitas completar los siguientes campos:
- Fecha de inicio
- Fecha de finalización
- Valor en la fecha de inicio
- Objetivo de entrega
- Unidades
- Período de medición
Una vez que completes esta información y guardes los cambios, la opción ‘Regenerar momentos de medición’ se añadirá en la esquina superior derecha y podrás hacer clic en ella para crear momentos de medición con el pronóstico. También podrás agregar el resultado real.
¡Hemos hecho el uso de la herramienta aún más fluido! Ahora, recibirás indicaciones para generar un momento de medición cuando se haya completado toda la información requerida o para regenerarlo si algún campo que afecte el progreso ha sido modificado. Solo necesitas hacer clic en “Generar momento de medición” cuando aparezca el mensaje en la barra de notificaciones.
¿Cómo trabajar con la pestaña de progreso?
Inicialmente, la pestaña de progreso está vacía, se llenará después de que generes los momentos de medición. Tiene un inicio y un objetivo, y entre ellos muestra los datos calculados según el pronóstico.
A continuación encontrarás un gif que explica cómo podemos completar los datos de ‘Actual’ y cómo se reflejarán en el gráfico.
- Abre la pestaña de progreso después de haber ‘Regenerado los momentos de medición’.
- Para cada medida generada, hay un pronóstico y podrás agregar el resultado real.
- Después de hacer esto, actualiza la página y abre la pestaña de ‘Gráfico’, y verás la nueva línea ‘Resultado real’.
Nota: El color de la bola a la izquierda cambiará según los resultados:
- Rojo: Está fuera de camino
- Verde: Está en camino
Al agregar los resultados reales, también cambiará automáticamente el estado del KPI a “En camino” o “Fuera de camino”. De esta manera, sabrás de inmediato, al abrir la página del OGSM, qué meta está en camino y cuál necesita más atención.
Dentro del modal de Detalle KPI, puedes cambiar el valor de ‘Bueno’ por encima de la línea del gráfico. Por defecto está activado, pero si los datos son mayores y en el caso específico no son un buen indicador, puedes desmarcar esta casilla.
Después de completar todos los campos necesarios, en el modal en la esquina superior derecha aparecerá un botón que te permite generar los momentos de medición.
-
Una vez que hayas generado el gráfico, podrás regenerarlo cada vez que lo necesites.
¿Cómo vincular metas hijas a un KPI?
Nota: La implementación de esta función está en progreso en OGSM 2, pero está disponible en OGSM 1.
Abre el modal de edición y debajo encontrarás la sección ‘Metas hijas’. Haz clic en ella y podrás crear nuevas sub-metas y asignarlas al OGSM o seleccionar una meta ya creada.
¿Cómo ver el gráfico de un KPI?
Primera opción
Después de haber vinculado el KPI hijo al KPI, puedes elegir cómo ver el gráfico. Esto se puede hacer en la pestaña de Detalles.
Las posibilidades son las siguientes:
-
Todo: Podrás ver el KPI actual y todos los resultados reales y pronósticos de los KPIs hijos.
- Promedio: Al elegir esta opción, podrás ver el “Actual” y “Pronóstico” del KPI actual, así como el promedio de “Actual” y “Pronóstico” de todos los KPIs hijos.
- Suma: Al elegir esta opción, podrás ver el “Actual” y “Pronóstico” del KPI actual, así como la suma de “Actual” y “Pronóstico” de todos los KPIs hijos.
- Todo y Suma: Al elegir esta opción, podrás ver el “Actual” y “Pronóstico” del KPI principal y todos los KPIs hijos, así como la suma de “Actual” y “Pronóstico” de todos los KPIs hijos.
- Todo y Promedio: Al elegir esta opción, podrás ver el “Actual” y “Pronóstico” del KPI principal y de todos los KPIs hijos, así como el promedio de “Actual” y “Pronóstico” de todos los KPIs hijos.
¿Cómo agregar acciones que impactan en el KPI?
La función Acción que Impacta el KPI en OGSM permite a los usuarios vincular acciones específicas a los KPIs, ayudando a hacer un seguimiento de su impacto en los resultados del negocio.
Pasos para agregar una acción que impacte el KPI:
- Abre el modal de edición del KPI al que necesitas agregar las acciones que impactan el KPI.
- Ve a ACCIÓN QUE IMPACTA EL KPI.
- Inicialmente, verás una página en blanco.
- Para agregar una acción, haz clic en el botón Agregar.
- Se abrirá una ventana emergente donde deberás seleccionar Proyecto/Acción, Valor de impacto e Impacto.
- Después de eso, haz clic en Guardar, y tu acción de impacto se adjuntará a este KPI.
¿Cómo crear una estrategia?
La compilación de la estrategia es crucial para el OGSM porque, basado en la estrategia creada, podemos generar medidas de panel, acciones y pasos.
Si deseas crear una estrategia por primera vez, pasa el ratón sobre el espacio del ítem de estrategia y haz clic en el campo. Completa la estrategia y presiona Enter. Abajo puedes ver el ejemplo con el gif.
Tan pronto como hagas esto, podrás agregar medidas de panel y acciones relacionadas con esta estrategia.
El propietario responsable de esta estrategia indica el estado y recibe las actualizaciones relacionadas con esta estrategia.
Desde una estrategia también puedes hacer cascada a un OGSM.
Tooltip informativo de estrategia
Información mostrada en el tooltip del KPI:
- Propietario: La persona responsable de gestionar el KPI está indicada aquí.
- Fecha de inicio: Esta es la fecha en la que se inició la estrategia o el plan.
- Fecha de finalización: Esta marca la fecha en la que se espera que la estrategia o el plan concluya o ha concluido.
- Estado: Indica el estado actual del KPI.
- Descripción: Si proporcionas una descripción útil dentro del modal de edición de la estrategia, se mostrará en el tooltip informativo. Esto te permite agregar contexto o detalles sobre la estrategia, facilitando su comprensión para los usuarios.
- Comentario: Si hay comentarios asociados con el KPI, mostramos el número del comentario como referencia.
- Enlaces: Si hay recursos o enlaces externos pertinentes al KPI, se listan aquí con la opción de acceder directamente a ellos.
Medidas de panel
El proceso de crear una medida de panel es el mismo que el de las metas. Ambos son indicadores clave de rendimiento (KPI). Puedes crear muchos KPIs para la misma estrategia porque nuestro software te permite crear una lista de medidas de panel.
- Indica si es una medición qué o cómo.
- Ingresa la fecha de inicio y finalización, y los valores correspondientes. El gráfico se genera en base a estos valores.
- Ingresa el período de medición y la frecuencia de actualización. Basado en esto, el propietario recibe una solicitud automática para actualizar el estado.
- Es posible establecer un retraso predeterminado para cuando el sistema debe mostrar el estado de “Vencido” y también enviar la notificación de “Vencido” por correo electrónico.
- También puedes establecer un valor para retrasar la notificación por correo electrónico de actualización del estado del KPI con la cantidad de días ingresados.
- Cuando estableces estos valores de retraso como predeterminados en la configuración del espacio de trabajo, también puedes cambiarlos específicamente por objeto (en el propio popup del objeto).
¿Cómo crear una Acción (proyecto)?
- Haz clic en la tabla de acciones y comienza a escribir para agregar una acción. Completa los datos y presiona Enter. La acción se creará automáticamente y podrás agregar más.
- Haz clic en los 3 puntos y selecciona “Editar” para enriquecer aún más la acción. El propietario es responsable de esta promoción, indica el estado y recibe las actualizaciones.
- Puedes agregar más miembros del equipo haciendo clic en la flecha junto a “Equipo”.
- Es posible cambiar el valor de “% completado” en el popup de acciones haciendo clic en la barra de porcentaje.
- Además, puedes desglosar una acción en pasos, donde puedes dividir la acción en múltiples pasos, con cada paso teniendo un propietario y fecha de inicio y finalización.
Tooltip de acción
Hemos mejorado la información disponible para las acciones en el OGSM. Al pasar el ratón sobre el icono del ojo, ahora se proporcionan detalles sobre el estado actual, el porcentaje completado y la última actualización. Esta función te ayuda a seguir tu progreso e identificar áreas de mejora.
- Tiempo utilizado: Representa el porcentaje de tiempo utilizado para una acción dada dentro de un plazo específico. Calcula cuánto del tiempo entre la fecha de inicio y la fecha de finalización de la acción ya ha pasado hasta el día de hoy. Por ejemplo, si una acción comenzó hace una semana y se espera que termine en un mes, y hoy es el día 10, podría mostrar un 10% de tiempo utilizado.
- Progreso actual: Este porcentaje refleja el progreso realizado por el usuario.
- Estado: Este campo indica el estado actual de la acción. Los posibles valores de estado incluyen:
- “En camino” – La acción está avanzando según lo planeado.
- “Fuera de camino” – La acción está retrasada en el calendario.
- “En espera” – La acción ha sido temporalmente suspendida o retrasada.
- “En riesgo” – Existen problemas o desafíos potenciales que pueden afectar el éxito de la acción.
- “Por hacer” – La acción aún no ha comenzado y está en la lista de tareas por hacer.
Fase: Muestra la fase actual en la que se encuentra la acción.
- Última actualización: Esta sección proporciona información sobre la actualización de estado más reciente relacionada con la acción. Incluye la fecha en la que se realizó la actualización y una descripción de la actualización, que puede incluir notas importantes o cambios en el estado o progreso de la acción.
- Equipo: Muestra al propietario de la acción, que es la persona responsable de supervisar y ejecutar la acción. Además, puede listar a los miembros del equipo que están involucrados en la ejecución de la acción.
- Descripción: Este campo contiene la descripción o los detalles que se ingresaron dentro del modal de edición de la acción en el campo de descripción.
- Impactos en Meta/KPI de Panel: Esta sección resalta los KPIs específicos que son afectados por la acción. También proporciona información sobre el valor de impacto, indicando el grado en que se espera que la acción influencie estos KPIs. Por ejemplo, si la acción está relacionada con el KPI “El 80% del personal pasado se siente conectado con Great Food y su comunidad local”, y el valor de impacto es del 20%, significa que esta acción tiene un gran impacto en el logro del objetivo del KPI.
Invitar a un usuario al espacio de trabajo y asignarlo a la acción en 4 pasos
Cambiar el estado desde la lista de acciones en 2 pasos
Agregar/Editar el período de la acción en 2 pasos
Cómo mostramos la fecha de finalización de una acción en la lista:
-
Si la fecha de finalización está en el mes actual, mostramos solo el día y el mes (30 Jun).
-
Si la fecha de finalización está en los últimos 3 años o en los próximos 3 años, mostramos el mes y el año (Sep’23).
-
Si la fecha de finalización está más allá de los últimos 3 años o más allá de los próximos 3 años, mostramos solo el año (2025).
Nota: Si la fecha de finalización es anterior a hoy y el proyecto no está terminado, mostramos la fecha en ROJO.
Para una acción, es posible crear pasos o asignar sub-acciones existentes en el software.
Mis disculpas. A partir de ahora solo traduciré lo que envíes.
Detalles
El “Modal de edición” es una característica clave que permite a los usuarios modificar diversos aspectos de una acción. Dentro del “Modal de edición”, hay cuatro pestañas diferentes, cada una con un propósito específico para ayudar a los usuarios a realizar distintas acciones.
Una de estas pestañas es la pestaña “Detalles”, donde los usuarios pueden realizar cambios importantes en la acción. A continuación se detalla las características disponibles en la pestaña “Detalles”:
- Nombre: Los usuarios pueden modificar el nombre de la acción, proporcionando un título claro y descriptivo que refleje el propósito de la acción.
- Propietario: Los usuarios pueden asignar la acción a un propietario específico o miembro del equipo responsable de su ejecución. También puedes elegir al patrocinador del proyecto.
- Estado: Los usuarios tienen la opción de cambiar el estado de la acción, indicando su progreso o estado actual (por ejemplo, No iniciado, En camino, Fuera de camino, Hecho, etc.).
- Fecha de inicio y fecha de finalización: Los usuarios pueden establecer las fechas de inicio y finalización de la acción. Esto ayuda a programar y hacer un seguimiento del cronograma de la acción.
- Frecuencia: Si la acción es una tarea recurrente, los usuarios pueden establecer su frecuencia (por ejemplo, diaria, semanal, mensual) para automatizar su recurrencia.
- Solicitud de actualización de estado: Esta función permite a los usuarios solicitar una actualización de estado para la acción. Pueden usar esta opción para solicitar al propietario o miembro del equipo que proporcione una actualización de progreso, asegurándose de que todos estén informados.
Pasos
La pestaña “Pasos” dentro del “Modal de edición” es una sección valiosa que proporciona a los usuarios una visión general de todas las tareas actuales asociadas con la acción. A continuación se explica las características disponibles en la pestaña “Pasos”:
- Tareas actuales: Los usuarios pueden ver una lista de todas las tareas o pasos que están actualmente asociados con la acción. Esta lista ofrece una representación clara del trabajo que debe realizarse para completar la acción.
- Pasos eliminados: La pestaña “Pasos” también incluye una opción para ver los pasos eliminados previamente y, si es necesario, pueden usar la función “Restaurar”.
Sub-acciones
La tercera pestaña en el “Modal de edición” está dedicada a la gestión de sub-acciones. Las sub-acciones son acciones más pequeñas que están vinculadas a la acción principal, ayudando a desglosar objetivos complejos en componentes más manejables. A continuación, se explica las características disponibles en la pestaña “Sub-acciones”:
- Crear nueva sub-acción: Los usuarios tienen la opción de crear nuevas sub-acciones directamente desde esta pestaña.
- Vincular sub-acciones existentes: Los usuarios también pueden vincular sub-acciones existentes a la acción principal actual. Esto es particularmente útil cuando las sub-acciones ya están definidas y forman parte del mismo OGSM dentro del espacio de trabajo.
Impactos en Meta/KPI de Panel
La pestaña “Impactos en Meta/KPIs de Panel” en el Modal de Edición de Acción es una característica poderosa que permite a los usuarios especificar los efectos de la acción en diversos objetivos o Indicadores Clave de Desempeño (KPIs) dentro de la organización o el proyecto. A continuación, se explica las características disponibles en la pestaña “Impactos en Metas/KPIs”:
- Seleccionar Metas/KPIs: Los usuarios pueden elegir los objetivos o KPIs específicos que son afectados por la acción.
- Valores de Impacto: Para cada objetivo/KPI seleccionado, los usuarios pueden asignar valores de impacto que indican el grado en que la acción influye en el logro de ese objetivo/KPI en particular.
- Niveles de Impacto: Algunos sistemas utilizan niveles de impacto para categorizar la importancia del efecto de la acción sobre los objetivos/KPIs. Los usuarios pueden elegir niveles de impacto como “medio,” “alto” o “bajo,” proporcionando una visión rápida de la importancia de la acción en relación con cada objetivo/KPI.
Actualización del estado del proyecto
La actualización del estado del proyecto muestra la situación actual de un proyecto en un momento específico. Necesitas hacer algunas configuraciones simples para que sea más claro cuándo solicitar la actualización del estado.
Configuraciones:
- Elegir un propietario de la acción.
- Establecer una fecha de inicio para la actualización del estado.
- Establecer una fecha de finalización.
- Elegir una frecuencia de actualización del estado.
Si deseas hacer una solicitud para una actualización del estado del proyecto (aunque no hayas realizado las configuraciones anteriores), puedes hacerlo dentro del modal del proyecto. Cualquier persona que sea parte del espacio de trabajo y tenga acceso al proyecto puede solicitar la actualización del estado en cualquier momento.
La única solicitud es elegir un “Project manager” para el proyecto.
Tan pronto como solicites la actualización del estado, el propietario del proyecto recibirá un correo electrónico.
Haz clic en ‘Actualizar estado en línea’ y la página aparecerá a continuación:
A continuación también se ha añadido la opción para marcar como ‘Hecho’ el estado de un paso y, si hay una sub-acción relacionada con la acción, también puedes actualizar la información de la sub-acción (estado, estado del tiempo, estado del dinero, estado de calidad y % completado).
Al actualizar la información desde aquí, se actualizarán automáticamente los datos actuales en el modal del proyecto.
En el OGSM 2, solo se mostrará la fecha de la última actualización, pero en el OGSM 1 hay una sección llamada ‘Actualización de estado de la acción’ que muestra los detalles de la última actualización. (Trabajo en progreso para OGSM 2).
Se mostrará una lista de todas las actualizaciones, desde la primera hasta la última. Si realizas muchas actualizaciones, se mostrará solo una vez y solo se guardará la última actualización.
Cómo solicitar la actualización de estado para una persona que no tiene acceso al espacio de trabajo:
-
Crea una persona (asegúrate de que la persona creada también tenga correo electrónico).
-
Solicita la actualización de estado.
La persona recibirá el correo electrónico y podrá actualizar el proyecto sin tener que iniciar sesión en el software. No tendrá acceso para abrir los detalles del proyecto ni para ir al panel de control.
¿Cómo crear pasos?
Es posible crear pasos solo si ya se han creado acciones. Y para una acción puedes agregar nuevos pasos.
Opción 1: Crear tareas/pasos en 3 pasos desde la lista de acciones
Opción 2: Crear paso dentro del modal de acción
Cómo editar un paso:
- Puedes editar un paso haciendo clic directamente en el campo del paso una vez, modificar los datos y presionar Enter/hacer clic fuera del campo y los cambios se guardarán.
- Puedes hacer clic derecho en el campo del paso y seleccionar “Editar”. Modifica el nombre y envía los cambios.
Cómo eliminar un paso:
- Haz clic una vez en el campo del paso y presiona el botón “Backward”. Una vez que hayas eliminado todos los caracteres, aparecerá un mensaje preguntando si deseas confirmar la eliminación.
- Puedes hacer clic derecho en el campo del paso y seleccionar “Eliminar”. Confirma la eliminación.
Agregar/Editar el período de la tarea/paso en 2 pasos
Invitar a un usuario al espacio de trabajo y asignarlo a la acción en 4 pasos
Cómo cambiar el estado de un paso
- Haz clic derecho en el campo del paso y en la parte inferior del popup encontrarás una casilla de verificación llamada ‘Marcar como Hecho’. De esta manera, el paso se marcará como completado.
- Si el paso está marcado como ‘Hecho’, puedes cambiarlo a ‘En progreso’ o ‘Archivar’, para que ya no aparezca en la lista.
¿Cómo restaurar pasos eliminados?
Si ya has eliminado un paso, ahora puedes restaurarlo desde OGSM 2. Abre el modal de acción, haz clic en la pestaña de pasos y allí encontrarás la opción “Mostrar todo”. Haz clic en ella y verás todos los pasos activos y eliminados claramente visibles. Si pasas el ratón sobre el paso que deseas restaurar, verás el botón “Restaurar” a la derecha. Haz clic en él y el paso será restaurado.
A continuación, verás un ejemplo:
Información sobre el paso en el tooltip
Al pasar el ratón sobre el icono del ojo, ahora se muestran detalles sobre el estado actual, el porcentaje completado y la última actualización. Esta función te ayuda a hacer un seguimiento de tu progreso e identificar áreas de mejora.
- Estado: Este campo indica el estado actual del paso.
- Responsable: Aquí se indica la persona encargada de gestionar el paso.
- Progreso Actual: Este porcentaje refleja el avance realizado por el usuario.
- Descripción: Este campo contiene la descripción o los detalles que se ingresaron en el campo de descripción del modal de edición del paso.
Subacciones
Puedes asignar una subacción a una acción desde OGSM 1 y en OGSM 2 será visible en la lista y también en la tercera pestaña del modal de acción.
¿No sabes cómo añadir una subacción en OGSM 1?
Pasos:
- Haz clic en ‘…’
- Haz clic en ‘Editar’
- Haz clic en ‘Acción hija’
En este momento puedes agregar una nueva subacción o seleccionar una subacción que ya exista.
Actualización del estado de la tarea
La actualización del estado de la tarea muestra la situación actual de una tarea en un momento específico. Necesitas realizar algunas configuraciones simples para que sea más claro cuándo debes solicitar la actualización del estado.
Configuraciones:
- Elige un Responsable de la tarea
- Establece una Fecha de inicio
- Establece una Fecha de finalización
- Elige una frecuencia de revisión del estado
Si deseas solicitar una actualización del estado de una tarea (incluso si no has realizado las configuraciones anteriores), puedes hacerlo dentro del modal de la tarea. Cualquier persona que sea parte del espacio de trabajo y tenga acceso a la tarea puede solicitar la actualización del estado en cualquier momento.
La única solicitud es elegir un ‘Gerente de proyecto’ para la tarea.
Tan pronto como solicites la actualización del estado, el responsable de la tarea recibirá un correo electrónico.
Haz clic en ‘Actualizar estado de tareas’ y aparecerá la siguiente página:
¿Cómo solicitar la actualización de estado para una persona que no tiene acceso al espacio de trabajo?
- Crea una persona (asegúrate de que la persona creada también tenga un correo electrónico).
- Solicita la actualización del estado.
La persona recibirá el correo electrónico y podrá actualizar la tarea sin necesidad de iniciar sesión en el software. No tendrá acceso para abrir los detalles de la tarea ni para acceder al panel de control.
Filtro de Acción y Paso
Puedes filtrar las acciones. Al pasar el ratón sobre el panel de acción, selecciona el botón más a la derecha etiquetado como “Filtrar”.
Por ejemplo, puedes ocultar todas las acciones que están completas. Aparecerá un signo de advertencia cuando el filtro esté activado.
Puedes hacer grandes combinaciones de filtros y ver los resultados que necesitas.
Activar recordatorios automáticos
Envíos de correos electrónicos
Tenemos un asistente digital disponible para ti, si deseas activar este asistente para ahorrar tiempo y fomentar el hábito de actualizaciones puntuales en los informes de progreso dentro de tu organización. Aquí te explicaremos todos los pasos necesarios para que la sección de envíos de correos electrónicos funcione como se espera.
Configuración del espacio de trabajo
Configuración del espacio de trabajo
Para que la suscripción por correo funcione como se espera, primero es necesario configurar los ajustes generales del espacio de trabajo:
Pasos:
- Primero, haz clic en el menú de la izquierda y luego en ‘Configuración’. Después, haz clic en ‘Configuración del espacio de trabajo’. Aparecerán las opciones de configuración del espacio de trabajo.
2. Luego, haz clic en la configuración del espacio de trabajo dentro de la sección ‘General’.
Haz clic en la tercera pestaña y encontrarás todas las opciones de recordatorio. Estas opciones son a nivel de espacio de trabajo. También tendrás la opción de activar o desactivar opciones a nivel personal. A continuación, encontrarás la explicación de todas las opciones en la imagen de arriba:
- Correo habilitado: Si deseas recibir correos electrónicos, esta opción debe estar activada para que puedas hacer un seguimiento de tu trabajo. Si esta opción está desactivada, no recibirás ningún tipo de correo electrónico del asistente digital.
- Correo de medida/objetivo (recordatorio): Recibirás un correo electrónico X días antes de la fecha de medida, indicando: “Este es un recordatorio para actualizar el estado de los KPIs asignados a ti con la actualización de estado en.”
- Correo de estado del proyecto (recordatorio): Recibirás un correo electrónico X días antes de la fecha de medida, indicando: “Este es un recordatorio para actualizar el estado del proyecto asignado a ti con la actualización de estado en.”
- Correo de estado del riesgo (recordatorio): Recibirás un correo electrónico X días antes de la fecha de medida, indicando: “Este es un recordatorio para actualizar el estado del riesgo asignado a ti con la actualización de estado en.”
- Correo de asignación (recordatorio): Si se te asigna una tarea o proyecto y tienes la opción “enviar correos electrónicos” activada, serás notificado cuando el trabajo te sea asignado por otra persona.
- Correo de estado de la tarea: Recibirás un correo electrónico el mismo día de la medida, indicando: “Este es un recordatorio para actualizar el estado de la tarea asignada a ti, con la fecha de actualización de estado hoy.”
- Correo de panel de objetivos: Recibirás un correo electrónico el mismo día de la medida, indicando: “Este es un recordatorio para actualizar el estado del objetivo (indicador clave de rendimiento) asignado a ti, con la fecha de actualización de estado hoy.”
- Correo de estado del requisito: Recibirás un correo electrónico el mismo día de la medida, indicando: “Este es un recordatorio para actualizar el estado del requisito asignado a ti, con la fecha de actualización de estado hoy.”
- Correo de actualización de estado de acción: Recibirás un correo electrónico el mismo día de la medida, indicando: “Este es un recordatorio para actualizar el estado del proyecto asignado a ti, con la fecha de actualización de estado hoy.”
- Correo de estado del riesgo: Recibirás un correo electrónico el mismo día de la medida, indicando: “Este es un recordatorio para actualizar el estado del riesgo asignado a ti, con la fecha de actualización de estado hoy.”
- Correo de suscripción: Recibirás un correo electrónico el mismo día de la medida, indicando: “Este es un recordatorio para actualizar el estado de la suscripción, con la fecha de actualización de estado hoy.”
- Correo de hoja de tiempo: Tu hoja de tiempo para el año/mes no ha sido enviada aún. Revisa las horas trabajadas y envíala. También recibirás un correo diario de recordatorio de hoja de tiempo para completar tus horas para las tareas y proyectos (los días laborales en los que recibirás el recordatorio diario de la hoja de tiempo están configurados en la página de configuración del usuario).
- Correo de actualización de estado de la tarea (recordatorio): Recibirás un correo electrónico X días antes de la fecha de medida, indicando: “Este es un recordatorio para actualizar el estado de la tarea asignada a ti con la actualización de estado en.”
Configuración de la persona
Además de la configuración del espacio de trabajo, es necesario tener habilitada la opción de correo personal:
Primero haz clic en “Mis ajustes”, y luego en la tercera pestaña selecciona ‘Recordatorios’. Verás que, inicialmente, todos los recordatorios se heredarán de la configuración de correo del espacio de trabajo, pero podrás personalizarlos en la configuración personal para usuarios específicos. Puedes activar o desactivar los recordatorios por correo.
Lógica de envío de correos electrónicos
Las notificaciones de actualización de estado de los objetos se habilitan a nivel de espacio de trabajo (en la página de configuración del espacio de trabajo) y a nivel de persona (en la página de configuración de la persona):
Los pasos para recibir los correos electrónicos de PSU (Actualización de Estado de Objetos) son:
- Un objeto con propietario que tiene habilitado el correo.
- Frecuencia de actualización de estado con la opción deseada seleccionada.
- Fecha de inicio de la actualización de estado definida.
Los tipos de correos electrónicos son:
RECORDATORIO: Un correo electrónico X días antes de la fecha de medida, indicando: “Este es un recordatorio para actualizar el estado de los KPIs asignados a ti con la actualización de estado en.”
HOY: Un correo electrónico el mismo día de la medida, indicando: “Este es un recordatorio para actualizar el estado de los KPIs asignados a ti, con la fecha de actualización de estado hoy.”
VENCIDO: Un correo electrónico un día después de la fecha establecida si no se ha completado un valor real: “Las actualizaciones de estado de los siguientes KPIs asignados a ti ahora están vencidas. La fecha límite para la actualización de estado fue antes de hoy. Por favor, envía una actualización de estado para cada KPI ahora.”
El número de días en que se envía el correo electrónico de recordatorio antes de una fecha de medida depende de la frecuencia del objeto, y los valores predeterminados son:
- DIARIO, ADHOC: Sin recordatorio
- SEMANAL: 2 días
- QUINCENAL, CADA 3 SEMANAS, CADA 6 SEMANAS: 4 días
- MENSUAL, FIN DE MES: 7 días
- TRIMESTRAL, FIN DE TRIMESTRE, CUATRIMESTRAL: 14 días
- SEMESTRAL, ANUAL, FIN DE AÑO, 3 AÑOS, 5 AÑOS: 30 días
Los correos electrónicos de actualización de estado contienen un enlace seguro con token a una página de Actualización Única accesible sin necesidad de iniciar sesión en la herramienta.
Casos especiales
Para los objetos KPI, es posible hacer algunas excepciones que son:
-
Retraso para recibir el correo electrónico de PSU configurado en el campo de entrada ‘Retraso de notificación de actualización de estado (días)’
Ejemplo: He establecido la ‘próxima fecha de revisión’ para el 16 de marzo con frecuencia anual, lo que significa que se enviará el correo electrónico en esa fecha, nuevamente el 16 de marzo del próximo año y así sucesivamente. Pero si configuro un valor en el campo ‘Retraso de notificación de actualización de estado (días)’ como 10, los correos electrónicos siempre se enviarán 10 días después de la fecha establecida, es decir, el 26 de marzo en este caso. -
Retraso para que el ítem se vuelva vencido después de que el usuario reciba el correo electrónico ‘Vencido’, configurado en el campo de entrada “Activar vencimiento después de X días”
Ejemplo: Cada vez que se envíe el correo electrónico “Vencido” (un día después de la fecha establecida si no se ha completado un valor real), el objeto automáticamente se marca como Vencido. Si configuras un retraso para esto, en este caso, el KPI solo se marcará como vencido después del período establecido. Usando el ejemplo anterior, si la fecha es el 16 de marzo y configuro 5 días para volverse vencido, en lugar de que se marque como vencido el 17, se marcará como vencido solo el 21.
Es posible configurar estas excepciones para el correo electrónico de KPI, siguiendo los siguientes pasos (puedes configurarlo como una configuración general en el espacio de trabajo o por objeto):
Configuraciones generales del espacio de trabajo
Configuración individual de KPI (en la página de resumen de KPIs o en la ventana emergente de OGSM)
Así es como activas tu OGSM: defines la frecuencia con la que se deben enviar correos electrónicos a los responsables de un objetivo o medida.
¿Cómo funciona la página del panel de correos?
Si quieres que la sección de correos aparezca en el menú lateral, necesitas activar la opción “Panel de correos habilitado” en la configuración del espacio de trabajo.
La primera pestaña funciona de la misma manera que la de Recordatorios en la configuración del espacio de trabajo; sirve para definir qué opciones de correo están habilitadas o no.
En la segunda pestaña encontrarás todos los correos del día actual. Además, si un elemento no puede ser enviado por cualquier motivo, se mostrará una advertencia.
En las pestañas: Riesgos, Medidas de Riesgo, Proyectos, KPIs y Tareas se muestran todos los elementos de correo de estas entidades específicas.
Los administradores del espacio de trabajo pueden configurarlo ellos mismos para todos los usuarios en la página de correos y habilitar o deshabilitar tipos de correo específicos.
Registros de correos
La página de registros de correos es donde los propietarios del espacio de trabajo pueden ver todos los correos que se han enviado. Se puede acceder a ella a través del área de Administración.
Registros de correos
Para ver el mensaje del correo, solo necesitas hacer clic en el sobre.
CAPÍTULO 3 - Despliegue de OGSM
Nota: Estamos trabajando en un manual de Cascade OGSM que describe la mejor manera posible de entenderlo. Gracias. 🙂
¿Qué es Cascade OGSM?
El despliegue es cuando quieres tomar un plan de alto nivel y dividirlo en áreas de contexto. Un ejemplo es una empresa que tiene 4 productos, o una empresa que tiene 3 ubicaciones. Cuando el OGSM de la empresa establece un aumento de ingresos de 100k este año, el aumento de ingresos debe provenir de sus productos (como ejemplo). Producto 1 = 40k, Producto 2 = 30k, Producto 3 = 20k, Producto 4 = 10k. Entonces, en los OGSM “hijos”, se mostrará su aumento de ingresos deseado correcto, lo que luego se reflejará bien en un gráfico.
¿Cómo podemos desplegar un OGSM?
Hay dos formas de desplegar un OGSM.
La primera opción es haciendo clic en los “Tres puntos” dentro del OGSM y, en el menú contextual, seleccionar “Desplegar OGSM”.
La segunda opción es desplegar desde la lista de OGSM. Haz clic en la lista de OGSM, coloca el cursor sobre el OGSM que deseas desplegar y haz clic en el ícono de “+”.
El modal de despliegue de OGSM te pedirá que escribas lo siguiente:
- Nombre del OGSM desplegado.
- La fecha de inicio y fecha de finalización se basan en el OGSM principal, pero puedes elegir el período específico que creas que este OGSM será ejecutado.
- “Hacerlo confidencial”: inicialmente se propone como el OGSM principal. Si el OGSM principal es privado, también el OGSM desplegado será confidencial por defecto. Si el OGSM principal es público, el OGSM desplegado también será público, pero puedes marcar la opción si deseas elegir otra configuración.
¿Cómo funciona la opción "Copiar, enlazar y mantener vacío" al desplegar un OGSM?
Nuestra herramienta te permite desplegar el OGSM a través de estas distintas opciones.
Nuestro software te da la capacidad de desplegar el OGSM utilizando estas diferentes opciones.
La opción Copiar te permite copiar todas las metas a las que tienes acceso en el OGSM principal. El OGSM desplegado transferirá toda la información dentro de todas las metas.
¿Quién tiene acceso al OGSM desplegado?
– En progreso
Se te permite crear tantos Sub OGSM como desees para un OGSM.
Desplegar un OGSM desde una estrategia
Si la estrategia existente se está volviendo muy compleja, tenemos una solución para ti. Nuestro software te ayudará a crear un nuevo OGSM a partir de una estrategia y es fácil de hacer.
Después de haber creado la estrategia, los momentos de medición, las acciones y los pasos, solo tienes que hacer clic en editar estrategia y seleccionar el botón ‘Desplegar OGSM’.
- El nombre de la estrategia se convierte en el nombre del OGSM y en el objetivo.
- Las medidas del Dashboard se convierten en Meta Qué/Cómo. Nuestro software creará automáticamente los encabezados de las metas Meta Qué y Meta Cómo y posicionará los KPIs bajo el estado específico.
- Las acciones se convertirán en estrategias en el nuevo OGSM.
- Los pasos se convertirán en acciones para esa estrategia.
¿Cómo acceder a las reuniones en tu herramienta?
A continuación, encontrarás el manual de reuniones que explica cómo crear una reunión y todo el proceso de trabajo con las reuniones.
Si estás en la página de OGSM, encontrarás el ícono de reunión en la parte superior derecha junto al “…” de la configuración de OGSM. Haz clic en el ícono de reunión y serás dirigido a la página del panel, donde podrás trabajar con los mosaicos a los que tienes acceso. Uno de ellos es el mosaico de reunión. Es el primer mosaico a la izquierda.
Para más información sobre las reuniones, haz clic en el enlace a continuación y encontrarás los detalles en el manual de reuniones.
Sección de ayuda
CAPÍTULO 4 - Comparte tu espacio de trabajo con otros usuarios/personas
Personas y usuarios en nuestra herramienta
Personas
La lista de personas se puede acceder desde el menú izquierdo. Simplemente haz clic en el nombre “Personas” para abrir la lista de individuos registrados en nuestra herramienta. Esta lista completa muestra los nombres, fotos, direcciones de correo electrónico, títulos de trabajo e información de la empresa de todas las personas.
Solo los usuarios administradores tienen la capacidad de eliminar a una persona de la lista.
Al hacer clic en el nombre de una persona, puedes acceder a su página de resumen, que muestra toda la información relevante, como las tareas asignadas, los usuarios vinculados, los proyectos bajo gestión, la propiedad de los OGSMs, las medidas del panel, los requisitos y su participación en reuniones.
Al crear una persona en nuestra herramienta, es importante tener en cuenta que no tendrán acceso al espacio de trabajo. La principal razón para crear una persona es asignar acciones, KPIs o pasos específicos a individuos que tal vez no tengan acceso a la herramienta en sí. Esto te permite designar responsabilidad por estas tareas a las partes adecuadas, incluso si no están registradas como usuarios.
Al incluir la dirección de correo electrónico de una persona, también puedes comunicarte con ella por correo electrónico y recibir actualizaciones sobre su progreso sin que sea necesario que se registren como usuarios de la herramienta. Esto permite una mayor flexibilidad en la gestión de tareas y proyectos, además de facilitar la colaboración con personas fuera del espacio de trabajo.
¿Cómo crear una persona?
- Pasa el ratón sobre el menú de personas (aparecerá un ícono de más) y haz clic en él.
- Asegúrate de llenar el campo de nombre, que es obligatorio.
- También puedes ingresar la dirección de correo electrónico de la persona si lo deseas.
Al marcar la opción “Invitar al espacio de trabajo”, puedes invitar a la persona como un usuario, quien también será registrada como persona en la lista.
Otra forma de crear una persona es cuando buscas el equipo dentro del modal de acción.
Para crear una nueva persona en el OGSM, sigue estos pasos:
- Haz clic en el ícono del equipo de acción.
- La barra de búsqueda se puede utilizar para buscar personas existentes o para crear una nueva persona.
- Haz clic en “crear” y aparecerá el popup de creación.
- Al crear una nueva persona, lo único que necesitas proporcionar es su nombre. Sin embargo, también puedes agregar su correo electrónico si lo tienes.
- Haz clic en “crear” nuevamente y la nueva persona será creada y agregada a la lista de personas.
Los mismos pasos que seguimos cuando queremos agregar un nuevo asistente dentro de las reuniones, la búsqueda es la misma.
Si deseas acceder a la lista de personas y buscar una persona específica, necesitas abrir el menú izquierdo y hacer clic en la opción “Personas”.
Página de la persona
Después de crear una persona, puedes acceder a más información sobre ella. Esto incluye todas las actividades asociadas con la persona, como las tareas y responsabilidades asignadas. Tienes varias opciones a tu disposición:
- Si la persona aún no es un usuario, puedes invitarla a unirse al espacio de trabajo.
-
Puedes revisar todos los correos electrónicos salientes enviados a esta persona.
- Puedes ver todas las reuniones donde esta persona está registrada como asistente.
- También puedes ver todas las tareas, proyectos, OGSMs y otros elementos relacionados de los cuales esta persona es responsable.
Usuarios
Los usuarios son las “personas” que interactúan con el software. Son aquellos que pueden iniciar sesión en nuestra herramienta y, según su rol, pueden realizar acciones específicas.
¿Cómo invitar a un usuario?
Crear persona e invitar usuario al mismo tiempo
Este es el mismo proceso que seguimos para crear una persona, con la diferencia de que, en el popup de “Crear nueva persona/usuario”, también debes marcar la opción “Invitar al espacio de trabajo” y seleccionar un rol.
Convertir una persona en un usuario
Para invitar a una persona existente a unirse al espacio de trabajo como usuario, sigue estos pasos:
- Abre el espacio de trabajo y navega al menú izquierdo.
- Haz clic en el ícono de persona para acceder a la página de personas.
- Localiza y selecciona el nombre de la persona que deseas invitar.
- En la esquina superior derecha, haz clic en el ícono del menú de tres puntos (“…”).
- Desde las opciones del menú, selecciona “Invitar usuario”.
- Proporciona la información necesaria:
-
-
Ingresa el nombre de la persona.
-
Ingresa su dirección de correo electrónico.
-
Asigna un rol para esta persona dentro del espacio de trabajo.
-
Una vez que hayas completado los detalles requeridos, haz clic en el botón de invitar para enviar la invitación.
Siguiendo estos pasos, podrás invitar con éxito a una persona existente a unirse a tu espacio de trabajo como usuario.
Una vez que el usuario ha sido invitado, puedes verificarlo en la sección de usuarios:
Diferencia entre personas y usuarios
Las diferencias entre una persona y un usuario:
-
Acceso a la herramienta:
-
Persona: No tiene acceso a la herramienta.
-
Usuario: Puede acceder a la herramienta y, según su rol, puede ver, editar o eliminar elementos dentro del sistema.
-
-
Interacción y actualización:
-
Persona: Solo puede dar retroalimentación a través de los correos electrónicos de actualización de estado que recibe.
-
Usuario: También puede dar retroalimentación, pero tiene la capacidad de iniciar sesión en el sistema y realizar los cambios manualmente dentro de la plataforma.
-
Configurar el rol para los usuarios
Rol de Administrador (Admin):
- El rol de Administrador tiene acceso completo a todas las funciones del espacio de trabajo.
- Los administradores pueden crear y eliminar elementos dentro del espacio de trabajo.
- Tienen control total sobre la configuración del espacio de trabajo.
Rol de Gerente (Manager):
- Los gerentes tienen acceso a todas las funciones dentro del espacio de trabajo, excepto a la configuración del espacio de trabajo y los OGSMs.
- Pueden crear, editar y eliminar elementos, colaborar con otros usuarios y contribuir a las actividades del espacio de trabajo.
Rol de Usuario:
- Los usuarios tienen acceso limitado al espacio de trabajo.
- Solo pueden acceder a sus propios ajustes personales y ver los OGSMs públicos.
- Los permisos del rol de usuario están restringidos, a menos que el propietario les otorgue permisos específicos para acceder a funciones adicionales o a OGSMs privados.
También tenemos algunos modos específicos de usuario que anulan los permisos y roles:
| Modo de usuario | Descripción |
|---|---|
| Modo de usuario solo lectura | Todo es solo lectura |
| Modo de usuario de proyecto | Solo veo los proyectos a los que pertenezco |
| Modo de usuario OGSM | Solo veo los OGSMs a los que pertenezco |
| Modo de usuario de reuniones | Solo veo las reuniones en las que soy un asistente |
Cómo los usuarios administradores pueden habilitar los modos anteriores para los usuarios:
- Abre la lista de usuarios.
- Haz clic en la flecha de la persona a la que deseas poner en modo solo lectura.
- Marca la casilla para activar el “Modo solo lectura”.
Reglas de confidencialidad y permisos
OGSM público
Los OGSM públicos son una forma eficaz para que las organizaciones alineen a sus equipos y aseguren que todos trabajen hacia los mismos objetivos. Al hacer que los OGSM estén accesibles para todos los usuarios del espacio de trabajo, los empleados pueden seguir fácilmente el progreso de su trabajo y ver cómo este contribuye a los objetivos generales de la organización.
Además, los OGSM públicos fomentan la transparencia dentro de la organización. Al hacer visibles los OGSM a todos los empleados, se ayuda a crear una cultura de apertura y responsabilidad. Esto significa que todos conocen los objetivos y estrategias de la organización, y pueden trabajar en conjunto para alcanzarlos.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que los OGSM públicos deben gestionarse con cuidado. Aunque pueden ser una herramienta valiosa para la colaboración y la transparencia, también pueden ser vulnerables a cambios no deseados y accesos no autorizados. Por esta razón, hemos implementado un nuevo modo de OGSM: el modo solo lectura.
Además, los OGSM públicos también fomentan la transparencia dentro de una organización. Al hacer visibles los OGSM para todos los empleados, se ayuda a crear una cultura de apertura y responsabilidad.
Esto significa que todos están al tanto de los objetivos y estrategias de la organización, y pueden trabajar juntos para alcanzarlos.
Cómo hacer público un OGSM
Si eres el propietario de un OGSM y quieres hacerlo público, el proceso es sencillo. Primero, dirígete a la barra superior y busca la opción para ajustar la configuración de privacidad del OGSM.
Haz clic en la opción para hacer público el OGSM y aparecerá un mensaje de confirmación. Una vez que confirmes que deseas hacerlo público, se eliminarán todas las restricciones anteriores del OGSM. Esto significa que todos los usuarios con acceso al OGSM podrán realizar cambios en él.
Esto es lo que ven otros usuarios si intentan hacer clic en el ícono de candado/persona. No pueden cambiar el modo del OGSM.
Permisos de usuario para OGSM públicos
Si deseas que los permisos funcionen de manera diferente a lo que se indica a continuación, por favor contáctanos en info@ogsmsoftware.com
| Función | Administrador | Gestor | Usuario | Persona |
|---|---|---|---|---|
| Invitar usuario | Sí | Solo gestores o usuarios | No | No |
| Tomar el control del OGSM | Sí | No | No | No |
| Agregar nuevo OGSM | Sí | Sí | No | No |
| Agregar objetos dentro de un OGSM | Sí | Sí | No | No |
| Editar objetos dentro de un OGSM | Sí | Sí | Solo objetos de los que se es propietario | No |
| Eliminar objetos | Sí | Sí | Sus propios objetos | No |
| Recibir y procesar actualizaciones de estado | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Informes | Sí | Sí | No | No |
| Cambiar el modo del OGSM | Solo los OGSM de los que el usuario es propietario | Solo los OGSM de los que el usuario es propietario | Solo los OGSM de los que el usuario es propietario | No |
OGSM de solo lectura
Read-only OGSMs are accessible to all users, but only for viewing purposes. This can be useful for sharing information and updates with a broad audience, such as stakeholders or the wider organization. By making the OGSMs visible to everyone, it can help to build awareness and understanding of the organization’s goals and strategies, and foster a sense of shared purpose across the organization.
Los OGSM de solo lectura son accesibles para todos los usuarios, pero únicamente con fines de visualización. Esto puede ser útil para compartir información y actualizaciones con una audiencia amplia, como las partes interesadas o toda la organización. Al hacer visibles los OGSM para todos, se puede fomentar la comprensión y el conocimiento de los objetivos y estrategias de la organización, y promover un sentido de propósito compartido.
Como se explicó anteriormente, solo un administrador puede poner un OGSM en modo de solo lectura.
ChatGPT zei: ¿Cómo poner un OGSM en modo de solo lectura?
Sigue los mismos pasos que seguiste para hacer público un OGSM. Elige el modo de solo lectura y, después de confirmar, todos los usuarios del espacio de trabajo podrán visualizar el OGSM, pero solo el administrador podrá realizar cambios.
Permisos de usuario para OGSMs de solo lectura
| Función | Administrador | Gestor | Usuario | Persona |
|---|---|---|---|---|
| Invitar usuario | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso | No | No |
| Tomar el control del OGSM | Sí | No | No | No |
| Agregar nuevo OGSM | Sí | Sí | No | No |
| Agregar objetos dentro de un OGSM | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso | No | No |
| Editar objetos dentro de un OGSM | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso | Solo objetos de los que se es propietario | No |
| Eliminar objetos | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso | No |
| Recibir y procesar actualizaciones de estado | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Informes | Sí | Sí | No | No |
| Cambiar el modo del OGSM | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso | No |
OGSM privado
Los OGSM privados solo son accesibles para un grupo selecto de usuarios a quienes se les han otorgado permisos específicos para realizar cambios. Esto puede ser especialmente útil para información sensible o estrategias confidenciales que solo deben estar disponibles para un pequeño grupo dentro de la organización.
Al restringir el acceso al OGSM, las organizaciones pueden asegurarse de que solo el personal autorizado pueda hacer modificaciones y que la información confidencial no se comparta accidentalmente con personas no autorizadas.
¿Cómo configurar un OGSM como privado?
Haz clic en el ícono de candado y cambia el modo del OGSM a “Privado”. Los usuarios perderán el acceso a este OGSM. Solo el propietario y los usuarios seleccionados con permisos específicos podrán acceder al OGSM.
¿Cómo asignar permisos a usuarios en un OGSM privado?
Pasos:
- Haz clic en el OGSM 1.
- Haz clic en el ícono de candado y selecciona “Agregar permiso”.
- Selecciona el tipo de permiso que deseas asignar al usuario, como por ejemplo “Ver”.
Ten en cuenta que el permiso seleccionado anulará el rol del usuario dentro de la organización, por lo que es importante elegir el nivel de acceso adecuado según las responsabilidades y necesidades del usuario.
Al seguir estos pasos, puedes asegurarte de que solo el personal autorizado tenga acceso al OGSM privado, mientras permites la colaboración y comunicación dentro del grupo de usuarios designado.
Permisos de usuario para OGSMs privados
| Función | Administrador | Gestor | Usuario | Persona |
|---|---|---|---|---|
| Invitar usuario | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso | No | No |
| Tomar el control del OGSM | Sí | No | No | No |
| Agregar nuevo OGSM | Sí | Sí | No | No |
| Agregar objetos dentro de un OGSM | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso | No | No |
| Editar objetos dentro de un OGSM | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso | Solo objetos de los que se es propietario | No |
| Eliminar objetos | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso | Solo objetos de los que se es propietario | No |
| Recibir y procesar actualizaciones de estado | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Informes | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso | No | No |
| Cambiar el modo del OGSM | Solo los OGSM de los que el usuario es propietario | Solo los OGSM de los que el usuario es propietario | Solo los OGSM de los que el usuario es propietario | No |
CAPÍTULO 5 – Diagrama de Gantt
Un diagrama de Gantt es una de las formas más populares y útiles de presentar tu planificación. El lado izquierdo del diagrama muestra la lista de iniciativas, mientras que en la parte superior se encuentra una escala de tiempo adecuada. Cada actividad se representa con una barra, cuya posición y longitud reflejan la fecha de inicio, la duración y la fecha de finalización de los proyectos.
Esto te permite ver de un vistazo:
- Cuáles son los distintos proyectos;
- Cuándo comienza y termina cada proyecto;
- La duración de cada proyecto;
- Dónde se superponen actividades con otras, y en qué medida;
- La fecha de inicio y finalización de toda la implementación del plan de negocio.
Informes
La nueva función de informes te permite generar reportes personalizados o utilizar plantillas preexistentes para acceder de forma rápida y sencilla a información clave sobre tu OGSM. Esto ahorra tiempo y proporciona valiosos insights sobre tu progreso.
Tres formas de usar plantillas preexistentes:
-
Ejecutar el informe directamente:
-
Haz clic en los tres puntos del OGSM.
-
Selecciona el informe preferido de las opciones disponibles.
-
Haz clic en “Ejecutar informe”.
Se descargará un archivo de Excel con la información del informe seleccionado.
-
2. Download and customize the template:
To personalize an existing report, hover over the preferred report and click on the arrow to expandEn las opciones de informe, selecciona la primera opción: “Descargar esta plantilla para personalizar”.
Esto descargará la plantilla del informe sin datos rellenados, lo que te permitirá agregar, eliminar o modificar contenido para crear un informe más personalizado.
3. Crear informes automáticos programados para recibir actualizaciones periódicas
Ahora puedes activar la función de informes automáticos programados para recibir actualizaciones regulares de cada OGSM. Solo necesitas establecer una fecha de inicio, fecha de finalización y la frecuencia deseada, y los informes se enviarán automáticamente.
Pasos:
- Haz clic en los tres puntos del OGSM.
- Pasa el cursor sobre el informe preferido en las opciones.
- Si aún no has activado los informes automáticos, haz clic en el ícono de reloj junto al ícono de eliminar, o haz clic en la flecha para expandir las opciones del informe y selecciona “Activar” bajo la sección “Gestionar tus informes programados”.
- En la configuración del informe automático, debes elegir la “fecha de inicio”, “fecha de finalización” y la “frecuencia” con la que deseas recibir los informes.
- Una vez activado, al pasar el cursor sobre el informe se mostrará una vista rápida de la frecuencia y la fecha del próximo informe programado.
- Desde allí, también puedes hacer clic en “Abrir lista” para ver todos los informes generados mientras el informe ha estado activo.
Para ejecutar un informe personalizado:
- Selecciona la opción “Ejecutar informe con tu propia plantilla de Excel”.
- Haz clic en “Seleccionar archivos” y elige el archivo que deseas usar.
- Si deseas guardar esta plantilla para uso futuro, activa la opción “Guardar para uso posterior”.
Después de generar el informe, la plantilla cargada se añadirá a tu lista, permitiéndote reutilizarla más adelante.
Comentarios
Ahora se pueden agregar comentarios al OGSM, lo que permite a los usuarios colaborar y compartir ideas para mejorar el progreso hacia los objetivos. Esta función mejora la comunicación y la transparencia en el proceso de OGSM.
Una vez que se deja un comentario, tienes la opción de procesarlo de dos maneras:
- Enviar comentarios por correo electrónico, o
- Procesar el comentario sin enviar un correo.
Esto te da flexibilidad para gestionar la comunicación según la situación.
Si deseas tener una vista general de todos los comentarios dejados, puedes acceder rápidamente al menú contextual del OGSM, hacer clic en “Todos los comentarios”, y aparecerá una ventana emergente con todos los comentarios no procesados.
El botón “Mostrar” te permite ver todos los comentarios, incluidos los ya procesados.
Íconos y funciones
-
Se encuentra en cada elemento creado en el OGSM y te permite cambiar la posición del elemento hacia arriba o hacia abajo.
Puedes:
-
Mover un encabezado de Objetivo entre “Qué” o “Cómo”, cambiando también su Tipo.
-
Mover una estrategia por encima o por debajo de otra, junto con todas sus acciones y pasos del panel de control.
-
Mover indicadores del panel (KPI) dentro de una estrategia.
-
Mover acciones dentro de una estrategia.
Ícono “+”
Este ícono aparece al pasar el cursor sobre un elemento. Al hacer clic en él, podrás agregar un nuevo elemento (KPI, estrategia, acción o pasos) debajo del elemento existente.
-
Ícono de arrastrar y soltar
-
Al hacer clic sobre el ícono, aparecerá una ventana emergente con diferentes opciones:
-
Editar
-
Eliminar
-
Comentarios
-
Adjuntos
-
Cambiar estados
-
Ver
-
Marcar como hecho
Estas funciones te permiten gestionar cada elemento del OGSM de manera rápida y eficiente.
-
A
Esto está presente en la lista de acciones.
-
El número indica la cantidad de pasos/subacciones creadas para esa acción, mostrada como una fracción (ej. 2/4).
-
Cuando una acción tiene pasos añadidos, se muestra una flecha a la izquierda para expandir o contraer la sección y visualizar los pasos.
-
Si no hay pasos presentes, puedes crear uno haciendo clic en el área donde aparece “Agrega tu paso”.
Revisar panel de control:
Al hacer clic en el ícono de globo de diálogo, obtienes una visión general del estado de tu plan OGSM. Esta vista puede usarse durante una sesión de revisión para evaluar el progreso.
El texto que aparece en Conclusión de revisión y Explicación del estado y progreso YTD proviene de las actualizaciones de estado del OGSM y la estrategia. Puedes editar este texto haciendo clic en “Actualizaciones”, como se muestra en la imagen (esto te lleva a la página donde se puede modificar).
Nuevas versiones
En la esquina superior derecha de la pantalla encontrarás un pequeño ícono de regalo. Un punto rojo de notificación, como se muestra a continuación, indica que se ha publicado una nueva versión.
Para saber qué hay de nuevo, haz clic en el ícono y aparecerá una ventana emergente que explica los cambios recientes.
Al hacer clic en “Reconocer”, el punto rojo de notificación desaparecerá hasta que se publique una nueva versión.
Gestión de OGSMs archivados y configuración de notificaciones
Detener notificaciones para OGSMs archivados:
Para evitar que se sigan enviando notificaciones de OGSMs archivados, ajusta su estado a “Cerrado”. Esta acción detiene automáticamente todas las notificaciones relacionadas con ese OGSM.
Opciones para gestionar OGSMs archivados:
Opción 1 (Recomendada):
Convierte cada OGSM en un PDF o imagen (con o sin información de estado/color) y guárdalos en un formato tipo eBook dentro de un directorio designado.
Nota: La persona que crea la imagen debe tener permisos de lectura sobre los OGSMs.
Pasos para crear un documento tipo wiki:
- Crea un BidDoc en la sección Biddocs.
- Añade un Plan de Entrega (Delivery Plan) al BidDoc recién creado.
- Dentro del Plan de Entrega, crea el Documento de Licitación (Bid Document).
- Este proceso te permite conservar un historial organizado y consultable de OGSMs pasados, sin generar notificaciones innecesarias.
Beneficios:
-
Reduce el número de OGSMs activos, lo que resulta en una estructura lateral más limpia y un entorno de trabajo más rápido.
Opción 1 (Recomendada): Convertir OGSMs en imagen o PDF y eliminar el original
Pasos:
- Crea una imagen o PDF del OGSM (con o sin colores de estado).
- Añádelo al documento designado (por ejemplo, un eBook o una wiki).
- Elimina el OGSM original del sistema.
Ventajas:
- El OGSM desaparece completamente del sistema activo.
- La consulta visual sigue siendo posible de forma rápida.
- Ayuda a mantener el entorno limpio y organizado.
Desventajas:
- No conserva el historial completo del OGSM (como actualizaciones de estado o cambios a lo largo del tiempo).
- Ajustar correctamente el tamaño de las imágenes puede ser un reto, aunque son más rápidas de consultar.
Tiempo estimado: aproximadamente 2 minutos por OGSM, más 5 minutos para aprender el proceso.
Opción 2: Dejar los OGSM antiguos en la estructura de archivos y eliminar propietarios y/o notificaciones
Pasos:
- Exporta los datos archivados del OGSM.
- Actualiza el archivo de importación con la nueva configuración (sin propietarios ni notificaciones).
- Realiza una actualización masiva de todos los objetos.
Ventajas:
-
El OGSM sigue siendo accesible, incluido su historial completo.
Desventajas:
-
Los objetos del OGSM permanecen en el sistema, lo que puede causar confusión al seleccionar datos en el futuro.
Tiempo estimado: aproximadamente 15 minutos.
Opción 3: Establecer el estado del OGSM como “Cerrado”
Pasos:
-
Abre el OGSM y cambia su estado a “Cerrado”.
Ventajas:
- El OGSM sigue siendo accesible, incluido su historial.
- Es una acción rápida que no requiere más cambios.
Desventajas:
-
Esta opción no se ha probado recientemente; se recomienda confirmar que aún funciona correctamente.
Tiempo estimado: aproximadamente 15 segundos por OGSM, si tienes acceso.
Opción 4 (No recomendada): Eliminar OGSMs con más de un año sin guardar copia
Nota:
Aunque es posible restaurar un OGSM eliminado si es necesario, esta opción no es aconsejable. La opción 1 ofrece una alternativa más segura al permitir la eliminación del OGSM mientras se conserva la información histórica en un formato visual accesible.
Conclusión:
Elige el método adecuado según las necesidades de tu organización:
- ¿Es importante conservar el historial del OGSM?
- ¿Se busca mantener el espacio de trabajo ordenado?
- ¿Es necesario detener completamente las notificaciones por correo electrónico?
Cada enfoque ofrece un equilibrio distinto entre accesibilidad, organización y control.