Manual de Requisitos
CAPÍTULO 1: Visión general de los niveles de gestión de contratos
Este capítulo explica los principios de la Gestión de Contratos. En primer lugar, describe los diferentes públicos, las directrices para la gestión de múltiples contratos, los niveles de madurez y las preguntas empresariales típicas.
1.1 ¿Quién se beneficia de MyContractManager?
- MyContractManager se utiliza principalmente en la industria de servicios en un entorno empresa a la gobernanza of de la empresa al gobierno.
- Eres un gerente de contrato que desea asegurar el cumplimiento de los contratos y los acuerdos con sus proveedores.
- Eres un Proveedor/Prestador de Servicios que demuestra y comunica el progreso a su Cliente.
- Se distingue entre:
Gestión de Contratos Individuales: Es decir, contratos grandes y complejos con múltiples partes interesadas.
Gestión de Múltiples Contratos: Es decir, muchos proveedores y contratos menos complicados.
MyContractManager es adecuado para diferentes tipos de contratos y roles.
1.2 Gestión efectiva del ciclo de vida de múltiples contratos
Gestionar los ciclos de vida de los contratos en un entorno de múltiples contratos requiere un enfoque estratégico y sistemático. A continuación, se presentan algunas pautas que te ayudarán a gestionar eficazmente los ciclos de vida de los contratos en un entorno de este tipo:
Repositorio centralizado de contratos: Establece un repositorio centralizado para almacenar todos los documentos contractuales. Esto facilita el acceso, el control de versiones y garantiza que todos los interesados pertinentes tengan acceso a la información contractual más actualizada.
Políticas y procedimientos contractuales claros: Desarrolla y comunica políticas y procedimientos claros para la gestión de contratos. Asegúrate de que todos los miembros del equipo involucrados en la gestión de contratos entiendan y cumplan estas directrices.
Plantillas y procesos estandarizados: Utiliza plantillas contractuales estandarizadas y procesos uniformes para agilizar la creación y ejecución de contratos. Esto ayuda a mantener la consistencia en múltiples contratos y reduce el riesgo de errores.
Sistema automatizado de gestión de contratos: Implementa un sistema automatizado de gestión de contratos para mejorar la eficiencia. Dichos sistemas pueden ayudar en el seguimiento de documentos, la monitorización de hitos, las alertas automáticas y la generación de informes, facilitando así la gestión simultánea de un gran número de contratos.
Gestión de riesgos: Identifica y evalúa los riesgos asociados a cada contrato. Desarrolla estrategias para mitigar estos riesgos y revisa periódicamente los planes de gestión de riesgos para asegurarte de que sigan siendo relevantes a lo largo del ciclo de vida del contrato.
Auditorías y revisiones contractuales: Realiza auditorías y revisiones regulares de los contratos para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones. Esto es especialmente importante en un entorno de múltiples contratos, donde la supervisión puede resultar más desafiante.
Monitorización del desempeño contractual: Implementa un sistema sólido para monitorizar el desempeño de los contratos. Realiza un seguimiento de los indicadores clave de desempeño (KPI) y evalúa regularmente si el contrato está cumpliendo sus objetivos. Aborda cualquier desviación de inmediato.
Comunicación y colaboración: Fomenta una comunicación y colaboración efectivas entre los interesados involucrados en la gestión de contratos. Esto incluye equipos legales, de adquisiciones, gerentes de proyectos y otras partes pertinentes. Reuniones regulares y actualizaciones de estado pueden facilitar una mejor coordinación.
Formación y desarrollo de habilidades: Proporciona formación a los equipos de gestión de contratos para asegurarte de que cuentan con las habilidades y conocimientos necesarios. Esto es especialmente importante en un entorno de múltiples contratos, donde la complejidad de gestionar varios contratos simultáneamente puede requerir experiencia especializada.
Gestión de renovaciones y vencimientos: Implementa un enfoque proactivo para la gestión de las renovaciones y vencimientos de contratos. Establece procesos para evaluar la relevancia continua de los contratos, negociar renovaciones o terminar aquellos que ya no sean necesarios.
Mejora continua: Evalúa y mejora de manera continua tus procesos de gestión de contratos. Recoge comentarios de los interesados, realiza revisiones post-contractuales e identifica áreas de mejora para aumentar la eficiencia y efectividad en general.
Cumplimiento legal y normativo: Mantente al tanto de los cambios en leyes y regulaciones que puedan afectar tus contratos. Asegúrate de que todos los contratos cumplan con los requisitos legales pertinentes a lo largo de su ciclo de vida.
Métricas de desempeño e informes: Define métricas de desempeño para la gestión de contratos y genera informes regularmente para evaluar la salud general de tus contratos. Esta información puede ser valiosa para la toma de decisiones estratégicas.
Escalabilidad: Diseña tus procesos de gestión de contratos de manera que sean escalables. Asegúrate de que los sistemas y procedimientos implementados puedan adaptarse al crecimiento o cambios en el número y complejidad de los contratos.
Implementando estas estrategias, podrás mejorar tu capacidad para gestionar eficazmente los ciclos de vida de los contratos en un entorno de múltiples contratos, reduciendo riesgos, mejorando el cumplimiento y optimizando el desempeño general de los contratos.
1.3 Niveles de madurez en la Gestión de Contratos - Gestión de Múltiples Contratos
Distinguimos cuatro niveles principales de madurez en la gestión de múltiples contratos:
Nivel 1: Básico
Tienes una agenda básica de contratos en la que se muestra (capturado, calendario de contratos):
- La fecha de inicio y fin de los contratos, y opcionalmente, hitos dentro del contrato.
- Quién es el contacto para el contrato (contratista) y quién es el contacto del lado del propietario.
- Una descripción básica del contrato.
- El contrato real adjunto o vinculado.
Nivel 2: Ciclo de vida contractual
Gestionas conjuntamente el contrato y las tareas de gestión (Ciclo de vida del contrato).
- Incluye Nivel 1, más:
- Gestión de tareas, como la preparación de nuevos contratos y la verificación de que se han ejecutado los trabajos, descritas y realizadas de forma centralizada.
- Las reuniones con el contratista (trabajador) están bien documentadas, y se capturan los datos de la empresa del contratista.
-
Se registra el valor del contrato.
Nivel 3: Desempeño contractual
Gestionas el rendimiento de la entrega en función de los números de desempeño acordados en el contrato (Desempeño contractual).
- Incluye Nivel 2, más:
- Se documentan los KPI’s y se captura el rendimiento en momentos de medición durante el contrato.
- Se monitoriza la entrega del proyecto.
- El manejo de stakeholders es activo (se capturan y gestionan todas las reuniones, acciones, agendas y decisiones).
- Se documenta y gestiona de forma clara por qué se externaliza el trabajo y qué KPI’s deberían verse afectados.
- Se capturan centralmente los enlaces a herramientas externas, facilitando la navegación hacia datos detallados.
- Tu negocio se monitoriza mediante OGSM para documentar claramente lo que deseas, cuáles son los números importantes para ti y qué se está haciendo para mantener o cambiar esos números.
Nivel 4: Gestión contractual profesional
Gestionas los contratos de manera profesional.
- Incluye Nivel 3, más:
- Gestión de riesgos.
- Gestión de proveedores (seguimiento del gasto a través de los contratos para limitar el riesgo de exposición).
- Los cambios en los contratos se gestionan por párrafo/sección y se vinculan a los requisitos y proyectos.
- Gestión de cumplimiento.
- Se documentan las dependencias entre contratos.
- Se capturan las conversaciones por correo electrónico.
- Todo el trabajo y la documentación se centralizan en un único área.
1.4 Preguntas empresariales para los gestores de contratos
A continuación, encontrarás una serie de preguntas clave para los gestores de contratos que administran múltiples contratos. Todas estas preguntas se pueden responder con el uso de MyContractManager:
- ¿Con quién tengo contratos?
- ¿Cuáles son sus datos de contacto?
- ¿Cuándo deben renovarse o licitarse mis contratos?
- Diagrama de Gantt que muestra los contratos (inicio, fin, hitos)
- ¿Qué proceso debo seguir para tener un proceso de gestión de contratos fluido?
- ¿Puede un contrato actual ser extendido?
- ¿Puede extenderse con el contratista actual? (#contratos, #importe total del contrato por contratista)
- ¿Cuál es mi exposición financiera a este contratista?
- ¿Cuáles son los términos del contrato y está el contratista cumpliendo según lo acordado?
- ¿Cómo puedo almacenar y registrar las quejas contra el contratista?
- [Opcional] ¿Cómo maneja el contratista los riesgos contractuales?
- ¿Se están cumpliendo los hitos del contrato?
- ¿Los indicadores de desempeño están en línea?
- ¿Cuántos contratistas diferentes tengo por área?
- Quiero poder ver todas las reuniones, acciones acordadas y decisiones por contrato y por contratista.
CAPÍTULO 2: Gestión de Requisitos
La funcionalidad de gestión de requisitos en nuestro producto permite a los usuarios crear y organizar de forma eficiente los requisitos de sus proyectos. La configurabilidad única del sistema de mosaicos permite personalizar la experiencia de seguimiento de requisitos de acuerdo a las necesidades específicas de cada proyecto. Esta sección de la guía del usuario te guiará a través del proceso de creación y gestión de requisitos utilizando los mosaicos configurables.
Los requisitos se actualizan regularmente durante el período de un contrato: algunos se vuelven tecnológicamente obsoletos, otros se amplían. Además, se agregan nuevos requisitos durante el período del contrato a solicitud de los interesados. En este capítulo del manual se describen los pasos para crear requisitos y hacerlos gestionables.
Identifica el objetivo
¿Cuál es el objetivo del contrato? (Poda de las vides para mejorar la calidad y cantidad del vino.)
¿Por qué es necesaria la poda para alcanzar este objetivo? (La poda favorece un crecimiento más saludable de las vides y mejora la calidad de las uvas.)
¿Cómo puedo lograrlo?
- Establece objetivos claros: Define la finalidad del contrato – mejorar la calidad y cantidad del vino mediante la poda anual de las vides.
- Planifica con antelación: Determina el mejor momento para la poda, basándote en el periodo de reposo de las vides y el clima local.
- Asigna recursos: Organiza las herramientas, el personal y el equipo necesarios para el proceso de poda.
- Elige el método de poda: Decide la técnica de poda adecuada para promover la salud y el crecimiento de las vides.
- Ejecuta la poda: Realiza las sesiones anuales de poda según la técnica elegida.
- Supervisa de forma constante: Revisa periódicamente las vides podadas para asegurarte de que los cortes sean correctos, que las vides estén saludables y que no existan signos de enfermedad.
- Adapta según sea necesario: Modifica los métodos de poda si los resultados no son los esperados y realiza los ajustes necesarios.
- Documenta todo: Mantén un registro de cada sesión de poda, incluyendo fechas, métodos y mejoras observadas.
En esta parte, explicaré cómo se llevan a cabo los contratos. Te mostraré cómo crear requisitos utilizando nuestra herramienta y cómo gestionarlos de forma efectiva para obtener los mejores resultados. También te enseñaremos a realizar el seguimiento del trabajo completado. Esto cubrirá el proceso completo de los contratos de entrega, de principio a fin.
Ejemplo
Utilicemos el ejemplo de la poda de las vides para la elaboración de vino. La idea aquí es podar las vides de forma regular para conseguir los mejores resultados en el vino.
Para comenzar, lo primero que haces en nuestra herramienta es crear un requisito y definir los detalles necesarios.
Aspecto técnico de los requisitos
Cuando accedas a la ventana emergente para definir un requisito, asegúrate de completar los siguientes campos:
- Nombre del requisito: Introduce el título descriptivo del requisito. En este caso, utiliza “Poda anual de las vides para mejorar la calidad y el valor del vino.”
- Estado: El estado predeterminado se establece en “Abierto”. Esto indica que el requisito está activo y pendiente de realizar acciones adicionales.
- Responsable del negocio (Business Owner): Designa a la persona encargada de revisar el proceso de poda de las uvas. Esta persona se asegurará de que la poda se realice de manera consistente y precisa.
- Propietario (Owner): Inicialmente, este campo debe contener el nombre de la persona que ejecutará la tarea. En tu escenario específico, Tom será el responsable de llevar a cabo la poda de las uvas.
Una vez que hayas completado la información anterior, haz clic en guardar y luego abre la página de resumen del requisito creado haciendo clic en el nombre del requisito.
Información adicional necesaria para asegurar que el requisito funcione según lo esperado:
- Frecuencia de revisión: Selecciona la frecuencia deseada para la repetición de la tarea. (Anual)
- Fecha de inicio: Especifica la fecha de inicio de la tarea. (01/01/2023)
- Fecha de fin: Indica la fecha de finalización de la tarea. (31/12/2028)
- Responsable del negocio (Business Owner): (Edward)
- Propietario (Owner): (Tom)
- Estado: (Abierto)
Utilizando esta información añadida en la herramienta, podremos gestionar perfectamente el progreso del requisito.
2- Gestiona los requisitos en nuestra herramienta
Tipos de requisitos:
- Criterios de evaluación: (Proceso de licitación = selección)
- Contrato/ITT: (Proceso de licitación = requisitos sobre cómo presentar una oferta). No forma parte del contrato.
- Obligaciones externas/comprometidas: Requisitos externos obligatorios, por ejemplo: no utilizar ningún tipo de trampas para aves para evitar que se lleven tus uvas, no se pueden utilizar pesticidas a, b o c, no se puede utilizar agua del suelo o del río entre la fecha a y b para ningún propósito.
Otro ejemplo: al conducir un coche necesitas un permiso de conducir válido (recordatorio). - Stakeholder: Lo que quiero que se haga y cómo evaluaré la finalización o el cumplimiento.
Flujo de requisitos:
Desde su creación hasta el final del contrato. Si el usuario activa el envío por correo electrónico del requisito, nuestra herramienta te ayudará a recordar cuándo es el momento de “podar las vides.”
CAPÍTULO 3: Página del panel de control
En la página del panel de control, hemos asignado dos secciones o módulos específicos para los requisitos: “Compromisos de Entrega” y “Estado de Requisitos.”
Para distinguir eficazmente entre estas dos secciones y mostrar diferentes conjuntos de requisitos, es crucial configurar los requisitos específicos de manera adecuada.
3.1 Compromisos de entrega
¿Cuáles son los requisitos en “Compromisos de entrega”?
Cuando eliges el tipo de requisito como “Obligaciones comprometidas”, este requisito en particular se mostrará en la sección de “Compromisos de entrega”.
3.2 Estado de Requisitos
Por el contrario, en la sección “Estado de Requisitos” mostramos los requisitos que se caracterizan por el tipo “Contract ITT” y la designación de prioridad “Must Have.”
Puedes cambiar el estado de un requisito simplemente haciendo clic en su barra de color y seleccionando el estado deseado entre las opciones disponibles. Una vez elegido el estado, el requisito se moverá automáticamente a la pestaña correspondiente según dicho estado.
Por el contrario, en la sección “Estado de Requisitos” se muestran aquellos requisitos que tienen el tipo “Contract ITT” y la prioridad “Must Have.”
3.3 Fecha de revisión de requisitos
La sección también muestra los requisitos para la siguiente fecha de revisión. Por defecto, estos requisitos se listan en orden ascendente. Si prefieres verlos en orden descendente, simplemente haz clic en el icono junto a la fecha de revisión y la lista se reordenará según tu preferencia.
La siguiente fecha de revisión se muestra de la siguiente manera:
- Si un requisito tiene una frecuencia y una siguiente fecha de revisión, se mostrará la siguiente fecha de revisión.
- Si no existe una “Siguiente fecha de revisión”, se mostrará la fecha de finalización del requisito.
- Si no se dispone de una siguiente fecha de revisión ni de una fecha de finalización, el campo permanecerá vacío.
Si la fecha de vencimiento ya ha pasado, se resaltará en rojo para que sea más visible y sepas que es necesario tomar acción.
CAPÍTULO 4: Opciones de filtro
4.1 Rango de fechas
Puedes filtrar por un rango de fechas específico seleccionando una de las opciones sugeridas a la izquierda o eligiendo manualmente una fecha de inicio y una fecha final. Una vez seleccionado el rango, se mostrarán todos los requisitos que tengan una fecha de vencimiento o una próxima fecha de revisión dentro de ese rango.
4.2 Filtros "Mí" y "Todos"
Por defecto, se muestran todos los requisitos. Sin embargo, si haces clic en el filtro “Mí”, solo se mostrarán los requisitos de los cuales eres el propietario.
4.3 Búsqueda
Junto a los otros filtros, encontrarás el icono de búsqueda (icono de lupa). Al hacer clic en él, se abrirá un campo de búsqueda que te permitirá buscar un requisito por su nombre en la lista.
Si un requisito tiene sub-requisitos, se mostrarán debajo del requisito principal en la pestaña “Todos”. En las otras pestañas, los sub-requisitos aparecerán por separado pero indicarán el nombre del requisito principal.
