Dedicando tiempo a la estrategia: utilizando la Matriz de Eisenhower
Utilizando la Matriz de Eisenhower
Una de las razones más comunes por las cuales las organizaciones no logran alcanzar sus metas estratégicas es que no dedican suficiente tiempo a trabajar en su plan estratégico.
Sin embargo, es más fácil decirlo que hacerlo. “Apenas tengo suficiente tiempo para hacer mi trabajo regular, ¡ya estoy estresado!” es lo que normalmente escuchamos de los gerentes.
¿Cómo puedes encontrar tiempo para la estrategia? ¿Cuánto tiempo es suficiente? ¿Y cuál es la mejor manera de aprovecharlo? Estas son preguntas comunes para los gerentes. Echemos un vistazo a cómo podemos incorporar más estrategia en tu trabajo diario.
Esta página es parte de una serie sobre las competencias básicas de la ejecución de estrategias. Obtén más información sobre nuestro Análisis de Madurez en Ejecución Estratégica en nuestro blog: Los 7 síntomas de la inmadurez estratégica: cómo mejorar las capacidades de cambio estratégico de tu organización.
Explicación de los cuadrantes de Eisenhower
- Lo urgente e importante
Independientemente de lo que Eisenhower haya dicho, a menudo hay tareas que son tanto urgentes como importantes. Por lo general, una gran cantidad de trabajo que impacta directamente a tu cliente (o principales interesados) se encuentra en esta categoría. Por ejemplo, si no entregas un proyecto a tiempo, tu organización no recibirá el pago o sufrirá daño reputacional. Para los gerentes, esta categoría también incluye todo lo relacionado con ayudar a que tu equipo tenga éxito. Si uno de los miembros de tu equipo se enferma, deberás encontrar una forma de seguir realizando el trabajo. Lógicamente, la categoría “urgente e importante” es nuestra primera prioridad. - Urgente pero no importante
Esta categoría abarcará una variedad de tareas diversas. Básicamente, cualquier cosa que tenga una fecha límite, pero sin consecuencias reales asociadas. Como gerente, es probable que debas lidiar con varias de estas tareas: organizar los eventos navideños anuales de tu equipo, presentar ciertos tipos de informes a tu jefe, asistir a las reuniones mensuales de un cliente (porque lo prometiste, no porque sea útil). Deberás delegar o automatizar estas tareas tanto como sea posible, para que no te quiten tiempo valioso de las cosas importantes. - No urgente, pero importante
La estrategia tiende a encajar perfectamente en esta categoría. Rara vez hay una urgencia inmediata en la estrategia: ningún cliente se quejará y no te costará ni un solo dólar posponerla hasta mañana. Sin embargo, es consecuente. Las organizaciones que no ejecutan sus estrategias son significativamente menos competitivas: a menudo se estancan en una mentalidad de “negocios como siempre” hasta que las circunstancias los obligan a cambiar, y para entonces, a menudo es demasiado tarde. Recomendamos que todos los líderes de una organización dediquen aproximadamente un día a la semana, o el 20% de su tiempo, a la planificación estratégica, revisión y ejecución. Si quieres leer más sobre cómo ejecutar tu estrategia de manera efectiva, consulta aquí. - No urgente, no importante
Finalmente, existen tareas que, al final, son un poco una pérdida de tiempo. “Pero definitivamente no tengo esas”, escucho que dices. Desafortunadamente, no te creemos. La mayoría de las empresas hacen demasiadas cosas. Y casi todas las empresas tienen algunos proyectos personales que no producen resultados estratégicos o que no pueden aspirar a ser competitivos. No siempre está dentro del poder de un individuo eliminarlos, pero es esencial que identifiques las cosas en tu agenda que realmente no ayudan a avanzar a tu organización y minimices agresivamente la cantidad de tiempo que pasas en ellas.
¿Cuánto tiempo debo dedicar a la estrategia?
Breve y sencillo: Cualquier persona con un cargo directivo o en la junta directiva de una empresa debe tratar de dedicar aproximadamente el 20% de su tiempo a la estrategia. Esto incluye la planificación estratégica, las revisiones de estrategia, el seguimiento del progreso y realizar los ajustes necesarios a medida que avanzas.
El 20%: eso equivale a un día a la semana. ¡Y eso significa que probablemente debas dedicar más tiempo a la estrategia de lo que estás haciendo actualmente!
Sin embargo, debes tener en cuenta que no hay una respuesta única para todos. Algunas unidades de negocio tendrán una dimensión estratégica más importante que otras. También depende de cuántas personas estén involucradas en la estrategia y cuán capacitadas estén. Y, por supuesto, cuanto más exitosa sea una estrategia, menos tiempo necesitarás dedicar a cambiarla.
¿Cómo puedo hacer tiempo para la estrategia?
Muchas organizaciones tienen una cultura muy agitada y desorganizada. En esas organizaciones, la gestión tiende a ser muy reactiva, y la planificación estratégica y las prioridades a menudo se dejan de lado en favor de “apagar incendios” de asuntos urgentes y problemas que los líderes sienten la necesidad de resolver de inmediato.
Si eso suena como tu situación, cambiar esto es crucial para permitir una ejecución estratégica efectiva.
Una herramienta popular para categorizar tareas y administrar tu tiempo de manera efectiva es la matriz de Eisenhower. Este método lleva el nombre del antiguo presidente estadounidense, quien se supone que dijo: “Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes y los importantes nunca son urgentes”.
¿Cómo dirijo una reunión de estrategia?
Una forma importante de hacer tiempo para la estrategia es asegurarse de que el diseño, la ejecución y la revisión de la estrategia se organicen de manera eficaz y eficiente. Pasar un día entero poniendo notas adhesivas en una pizarra con 40 colegas mientras se debaten interminablemente sobre la redacción generalmente no es la forma de hacerlo.
Estos son algunos de nuestros consejos para ahorrar tiempo en las reuniones de estrategia:
- Tener una agenda clara
Debe anunciarse de antemano qué se va a discutir exactamente, y la persona que dirige la reunión debe mantener estrictamente a todos los participantes en este tema. Si se requiere una lectura preparatoria, asegúrese de que se distribuya de manera oportuna; y asegúrese de que todos tengan algo de tiempo específicamente libre para leer el material preparatorio. Una agenda clara y una buena preparación ayudan a garantizar que todos entren con una mentalidad orientada a objetivos y mejoran enormemente la calidad de sus reuniones de estrategia. - No ser demasiado ambicioso.
No trates de diseñar tu plan estratégico desde cero en un solo día. No intentes revisar cada estrategia y proyecto en un lapso de dos horas. Cuando se trata de estrategia, se requiere un pensamiento analítico fundamental y una cuidadosa consideración de las palabras, lo cual tiende a llevar más tiempo del que piensas. Asegúrate de establecer prioridades claras y que los objetivos de la reunión sean alcanzables dentro del marco de tiempo establecido. - Comienza y termina la reunión a tiempo
Esto puede parecer obvio, pero muchas organizaciones tienen reuniones desorganizadas. Las personas llegan 10 minutos después de la hora de inicio e interrumpen el flujo; las personas tienen que irse a mitad de camino, etc. Dirigir una reunión eficiente significa comenzar puntualmente y mantenerse en el rumbo. Si alguien llega tarde, no comiences de nuevo ni interrumpas la discusión para que se presenten. Si alguien necesita irse, asegúrate de que todos lo sepan antes de que comience la reunión, para que no tengan que anunciar su partida durante la reunión. Recomendamos terminar las reuniones 5 minutos antes de la hora (media), por ejemplo, a las 14:25 o 14:55 en lugar de las 14:30 o 15:00. De esta manera, los participantes tendrán 5 minutos para llegar a su próxima reunión sin llegar tarde. - Invita selectivamente
La gente rara vez lo considera, pero si lo piensas bien, ¡las reuniones grandes son costosas! Si 10 personas asisten a una reunión de estrategia de dos horas, eso significa que la organización debe pagar por 20 horas de tiempo, ¡y eso excluye la preparación! Además, las reuniones grandes suelen ser menos eficientes: la discusión tiende a ser menos enfocada y aumenta el riesgo de interrupciones infructuosas con cada participante. Si bien es una muy buena idea involucrar a las personas de toda la organización en la estrategia, es mejor evitar las reuniones grandes. Una alternativa preferida es organizar reuniones más pequeñas y discusiones individuales sobre temas específicamente relevantes para cada miembro del equipo.
Tus ciclos de reuniones anuales, mensuales y semanales en OGSM Software
Si estás interesado en mejorar tus reuniones, OGSM Software cuenta con un módulo dedicado a las reuniones, que ofrece una forma sencilla de vincular tus reuniones a elementos específicos de tu plan estratégico, establecer una agenda, enviar invitaciones, compartir notas y más.
La imagen a continuación muestra qué reuniones estratégicas debes planificar a lo largo de tus ciclos anuales, mensuales y semanales. Verás que los Objetivos y Estrategias solo deben revisarse una o dos veces al año. Los Objetivos y las Medidas del Tablero deben verificarse mensualmente, mientras que el progreso operativo de las Acciones (divididas en pasos/tareas) debe evaluarse en reuniones semanales de sprint o reuniones diarias de seguimiento.
Este ciclo de planificación también debe formar parte de tu reunión de revisión anual: ¿qué tan eficiente es tu ciclo de planificación anual? Consejo: OGSM Software puede mostrar tus ciclos anuales en una línea de tiempo y determinar frecuencias y agendas establecidas para todos los tipos de reuniones a través del módulo de reuniones de OGSM Software. ¡Avísanos si deseas recibir un ejemplo de un calendario anual o algunas agendas de reuniones!
¿Qué más debe hacer mi organización para facilitar la estrategia?
Hay varias otras cosas que tu organización puede hacer para facilitar una ejecución de estrategia eficiente y efectiva. Por ejemplo:
- Utilizar un marco de trabajo y herramientas de estrategia
Muchas organizaciones tienen dificultades con la estrategia porque no utilizan un modelo claro o herramientas para comunicar y monitorear la estrategia. Las herramientas digitales especializadas, como OGSM Software, pueden hacer que la ejecución de tu estrategia sea mucho más eficiente al optimizar tus procesos y proporcionar un formato lógicamente estructurado para tu plan. - Asignar un coordinador de estrategia en cada unidad de negocio
En la mayoría de las organizaciones, la gerencia intermedia tiene demasiadas responsabilidades. Para que las cosas funcionen sin problemas, creemos que todos los equipos deberían contar con un coordinador de estrategia capacitado. Este es alguien que busca datos relevantes antes de las reuniones, que sabe cómo formular las preguntas adecuadas, que consulta regularmente con el cliente o el usuario final, y que comprende los detalles de lo que hace que un indicador clave de desempeño (KPI) sea bueno o cómo definir un proyecto. - Liderazgo estratégico
Si el liderazgo no adopta la necesidad de cambio o no puede comunicar la urgencia a la organización, es probable que una estrategia falle. Adoptar la necesidad de cambio va más allá de una presentación anual: el liderazgo debe estar alerta y llevar personalmente la antorcha de la estrategia. Si los líderes de una organización no lideran la transformación estratégica, otros no los seguirán. Porque el mensaje implícito será: “esto no es realmente importante para nosotros”. Es crucial que el liderazgo dé el ejemplo correcto y que sus prioridades se alineen visiblemente con el plan. - Invertir en una cultura impulsada por la estrategia
Muchas organizaciones son muy reactivas, y la planificación estratégica y las prioridades a menudo se ven relegadas a un segundo plano en favor de resolver urgentemente asuntos y problemas que los líderes sienten la necesidad de solucionar de inmediato. Una cultura sólida impulsada por la estrategia se caracteriza por ser disciplinada al dedicar tiempo a la estrategia, estar abierta a críticas constructivas, celebrar los éxitos y enfocarse en aprender de los errores en lugar de castigarlos. El liderazgo debe dar el ejemplo para ayudar a que una cultura impulsada por la estrategia arraigue en toda la organización.
¡Invierta en las competencias estratégicas de su organización!
Mejorar en estrategia implica desarrollar nuevas habilidades en tu organización y, por lo tanto, requiere una inversión de tiempo y energía. La buena noticia es que ¡no tienes que hacerlo solo! Llámanos o envíanos un correo electrónico y podremos ayudarte a diseñar un programa de capacitación en estrategia con OGSM que se adapte a las necesidades de tu organización.
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