Comenzando con el Manual de Requisitos

Mi ContractManager es tu asistente virtual inteligente para todas tus necesidades de gestión de contratos. Gestiona todo el ciclo de vida de tus contratos, incluidos los correos electrónicos, reuniones, tareas, documentos, requisitos, cambios de contrato y actualizaciones automáticas de rendimiento.

¡Bienvenido a MyContractManager, tu asistente digital para gestionar tus contratos de manera efectiva y ahorrar más tiempo!

Esta guía está diseñada para proporcionar documentación a las personas que utilizarán esta herramienta a diario. Este documento puede ser leído por cualquier usuario.

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1. Resumen de los niveles de gestión de contratos

Este capítulo explica los principios de la Gestión de Contratos. Primero, describe los diferentes públicos, las pautas para la gestión de múltiples contratos, los niveles de madurez y las preguntas comerciales típicas.

1.1 ¿Quién se beneficia de MyContractManager?

MyContractManager se utiliza principalmente en la industria de servicios en un entorno de Negocios a Gobierno (BtoG).
Eres un Gestor de Contratos que quiere asegurar el cumplimiento del contrato y los acuerdos con tu(s) proveedor(es).
Eres un Proveedor / Prestador de Servicios que demuestra y comunica el progreso a tu Cliente. Distingimos entre: Gestión de Contrato Único, es decir, contratos grandes y complejos con múltiples partes interesadas. Gestión de Múltiples Contratos, es decir, muchos proveedores, contratos menos complicados.

MyContractManager es adecuado para diferentes tipos de contratos y roles

	Gestor de Contratos	Proveedor / Prestador de servicios
Gestión de Contrato Único	✔	✔
Gestión de Múltiples Contratos	✔

1.2 Gestión efectiva del ciclo de vida de múltiples contratos

Gestionar los ciclos de vida de los contratos en un entorno de múltiples contratos requiere un enfoque estratégico y sistemático. Aquí hay algunas pautas para ayudarte a gestionar los ciclos de vida de los contratos de manera efectiva en un entorno de este tipo:

Repositorio Centralizado de Contratos: Establece un repositorio centralizado de contratos para almacenar todos los documentos contractuales. Esto facilita el acceso, el control de versiones y asegura que todas las partes interesadas tengan acceso a la información más reciente del contrato.

Políticas y Procedimientos Claros para Contratos: Desarrolla y comunica políticas y procedimientos claros para la gestión de contratos. Asegúrate de que todos los miembros del equipo involucrados en la gestión de contratos comprendan y sigan estas pautas.

Plantillas y Procesos Estandarizados: Utiliza plantillas y procesos estandarizados para la creación y ejecución de contratos. Esto ayuda a mantener la consistencia en todos los contratos y reduce el riesgo de errores.

Sistema Automatizado de Gestión de Contratos: Implementa un sistema automatizado de gestión de contratos para mejorar la eficiencia. Estos sistemas pueden ayudar con el seguimiento de documentos, el monitoreo de hitos, alertas automáticas e informes, facilitando la gestión de una gran cantidad de contratos simultáneamente.

Gestión de Riesgos: Identifica y evalúa los riesgos asociados con cada contrato. Desarrolla estrategias para mitigar estos riesgos y revisa regularmente los planes de gestión de riesgos para asegurarte de que sigan siendo relevantes durante todo el ciclo de vida del contrato.

Auditorías y Revisión de Contratos: Realiza auditorías y revisiones periódicas de los contratos para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones. Esto es particularmente importante en un entorno de múltiples contratos, donde la supervisión puede ser más desafiante.

Monitoreo del Rendimiento del Contrato: Implementa un sistema robusto para monitorear el rendimiento del contrato. Realiza un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPIs) y evalúa regularmente si el contrato está cumpliendo sus objetivos. Aborda cualquier desviación de manera oportuna.

Comunicación y Colaboración: Fomenta la comunicación y colaboración efectivas entre las partes interesadas involucradas en la gestión de contratos. Esto incluye equipos legales, adquisiciones, gerentes de proyectos y otras partes relevantes. Las reuniones regulares y actualizaciones de estado pueden facilitar una mejor coordinación.

Capacitación y Desarrollo de Habilidades: Proporciona capacitación para los equipos de gestión de contratos para asegurarte de que cuenten con las habilidades y conocimientos necesarios. Esto es especialmente importante en un entorno de múltiples contratos, donde la complejidad de gestionar varios contratos simultáneamente puede requerir una experiencia especializada.

Gestión de Renovaciones y Vencimientos: Implementa un enfoque proactivo para la gestión de renovaciones y vencimientos de contratos. Establece procesos para evaluar la relevancia continua de los contratos, negociar renovaciones o rescindir contratos que ya no sean necesarios.

Mejora Continua: Evalúa y mejora continuamente los procesos de gestión de contratos. Busca retroalimentación de las partes interesadas, realiza revisiones posteriores al contrato e identifica áreas de mejora para optimizar la eficiencia y efectividad en general.

Cumplimiento Legal y Regulatorio: Mantente al tanto de los cambios en leyes y regulaciones que puedan afectar tus contratos. Asegúrate de que todos los contratos sigan cumpliendo con los requisitos legales pertinentes a lo largo de su ciclo de vida.

Métricas de Desempeño e Informes: Define métricas de desempeño para la gestión de contratos y genera informes regularmente para evaluar el estado general de tus contratos. Esta información puede ser valiosa para la toma de decisiones estratégicas.

Escalabilidad: Diseña tus procesos de gestión de contratos para que sean escalables. Asegúrate de que los sistemas y procedimientos que implementes puedan adaptarse al crecimiento o cambios en el número y la complejidad de los contratos.

Al implementar estas estrategias, puedes mejorar tu capacidad para gestionar los ciclos de vida de los contratos de manera efectiva en un entorno de múltiples contratos, reduciendo los riesgos, mejorando el cumplimiento y optimizando el rendimiento general de los contratos.

1.3 Niveles de madurez en la Gestión de Contratos - Gestión de Múltiples Contratos

Distinguimos cuatro niveles principales de madurez en la gestión de múltiples contratos:

Nivel 1: Tienes un calendario básico de contratos que muestra (capturado, calendario de contratos):

Fecha de inicio y finalización de los contratos, opcionalmente hitos dentro del contrato.
Quién es el contacto para el contrato (contratista), quién es el contacto en el lado del propietario.
Descripción básica del contrato.
Contrato real adjunto o vinculado.

Nivel 2: Gestión del ciclo de vida del contrato

Nivel 1 +
Gestión de tareas como preparar un nuevo contrato, verificar que el trabajo se haya hecho, se describe y se ejecuta de manera centralizada.
Las reuniones con el contratista (trabajador) están bien documentadas, los detalles de la empresa del contratista se capturan.
El valor del contrato se captura.

Nivel 3: Gestión del rendimiento del contrato

Nivel 2 +
Los KPI están documentados y el rendimiento se captura en momentos clave durante el contrato.
Se monitorea la entrega del proyecto.
La gestión de partes interesadas es activa (todas las reuniones, acciones, agendas y decisiones se capturan y gestionan).
Por qué se subcontrata el trabajo y qué KPI deberían verse afectados están bien documentados y gestionados.
Los enlaces a herramientas externas se capturan de forma centralizada, facilitando la navegación hacia datos detallados.
Tu negocio se monitorea a través de OGSM para documentar claramente lo que quieres, qué números te importan y qué se está haciendo para mantener o cambiar esos números.

Nivel 4: Gestión profesional de contratos

Nivel 3 +
Gestión de riesgos.
Gestión de proveedores (seguimiento de gastos a través de contratos para limitar el riesgo de exposición).
Los cambios en el contrato se gestionan por párrafo/sección y se vinculan a requisitos y proyectos.
Gestión de cumplimiento.
Las dependencias entre contratos están documentadas.
Las conversaciones por correo electrónico se capturan.
Todo el trabajo y la documentación se capturan en una área centralizada.

1.4 Preguntas comerciales para los Gestores de Contratos

A continuación, encontrarás una serie de preguntas clave para los Gestores de Contratos que gestionan múltiples contratos. Todas estas preguntas pueden ser respondidas con el uso de MyContractManager:

¿Con quién tengo contratos?
¿Cuáles son sus detalles de contacto?
¿Cuándo deben renovarse/tenderse mis contratos?
Gantt mostrando los contratos (inicio/fin/hitos)
¿Qué proceso debo seguir para tener un proceso de gestión de contratos fluido?
¿Se puede extender un contrato actual?
¿Se puede extender con el contratista actual? #contratos, #importe total del contrato por contratista
¿Cuál es mi exposición financiera a este contratista?
¿Cuáles son los términos del contrato y el contratista está cumpliendo con lo acordado?
¿Cómo puedo almacenar y gestionar las quejas contra el contratista?
[opcional] ¿Cómo está manejando el contratista los riesgos del contrato?
¿Se están alcanzando los hitos del contrato?
¿Están los indicadores de rendimiento en línea con lo acordado?
¿Cuántos contratistas diferentes tengo por área?
Quiero poder ver todas las reuniones, acciones acordadas, decisiones por contrato y por contratista.

2. Gestión de Requisitos

La funcionalidad de gestión de requisitos en nuestro producto permite a los usuarios crear y organizar sus requisitos de proyecto de manera eficiente. La configurabilidad única del sistema de mosaicos permite a los usuarios adaptar su experiencia de seguimiento de requisitos según las necesidades específicas de su proyecto. Esta sección del manual de usuario te guiará a través del proceso de creación y gestión de requisitos utilizando los mosaicos configurables.

Los requisitos se actualizan regularmente durante un período de contrato: algunos requisitos se vuelven obsoletos tecnológicamente, otros se amplían. También se añaden nuevos requisitos durante el período del contrato a solicitud de las partes interesadas. En este capítulo del manual describimos los pasos para crear requisitos y hacerlos gestionables.

Identificar el objetivo

¿Cuál es el objetivo del contrato? (Poda de vides para mejorar la calidad y cantidad del vino.) ¿Por qué es necesaria la poda para alcanzar este objetivo? (La poda promueve un crecimiento más saludable de las vides y una mejor calidad de las uvas.)

¿Cómo puedo lograrlo?

Establecer Objetivos Claros: Define el objetivo del contrato: mejorar la calidad y cantidad del vino mediante la poda anual de las vides.
Planificar con Anticipación: Determina el mejor momento para la poda, basado en la dormancia de las vides y el clima local.
Asignar Recursos: Organiza las herramientas, el personal y el equipo necesarios para el proceso de poda.
Elegir el Método de Poda: Decide la técnica de poda adecuada para promover la salud y el crecimiento de las vides.
Ejecutar la Poda: Realiza las sesiones de poda anuales según la técnica elegida.
Monitorear de Forma Consistente: Revisa regularmente las vides podadas para verificar cortes adecuados, la salud de las vides y signos de enfermedades.
Adaptar según sea Necesario: Modifica los métodos de poda si los resultados no son los esperados y realiza los ajustes necesarios.
Documentar Todo: Mantén registros de cada sesión de poda, fechas, métodos y mejoras observadas.

En esta parte, explicaré cómo se llevan a cabo los contratos. Te mostraré cómo crear requisitos utilizando nuestra herramienta y cómo manejarlos de manera efectiva para obtener los mejores resultados. También te enseñaremos cómo hacer el seguimiento del trabajo completado. Esto cubrirá todo el proceso de los contratos de entrega, desde el inicio hasta el final.

Tomemos el ejemplo de la poda de vides para la elaboración del vino. La idea aquí es recortar las vides regularmente para lograr los mejores resultados en el vino.

Para comenzar, lo primero que debes hacer en nuestra herramienta es crear un requisito y definir los detalles necesarios.

3. Cómo gestionar tu proceso de gestión de cumplimiento

3.1 Roles en el proceso de aprobación de requisitos explicados

Roles en un proceso de requisitos de 3 etapas

Roles en un proceso de requisitos de 2 etapas

3.2 Definición de los estados de los requisitos

4. Cómo configurar y monitorear el cumplimiento

A continuación explicaremos los siguientes pasos:

Paso 1. Crear requisitos
Paso 2. Monitorear requisitos

4.1 Paso 1 - Crear requisitos

En esta sección, te guiaremos a través del proceso de generar un requisito y describiremos los pasos subsecuentes involucrados. Usaremos un ejemplo práctico: “Poda Anual de Vides para Mejorar la Calidad y Valor del Vino.”

Pasa el cursor sobre la pestaña ‘Requisitos’ en el menú. Al hacerlo, aparecerá un ícono de ‘+’ que te ofrecerá una opción rápida para crear un nuevo requisito. Haz clic en el nombre del requisito que deseas crear. Esta acción abrirá una lista de requisitos existentes. En la esquina inferior derecha de la pantalla, encontrarás un botón de ‘+’. Al hacer clic en este botón, se abrirá la misma ventana emergente, permitiéndote ingresar los detalles del requisito.

Cuando accedas a la ventana emergente para definir un requisito, asegúrate de completar los siguientes campos:

Nombre del requisito: Ingresa el título descriptivo para el requisito. En este caso, usa “Poda Anual de Vides para Mejorar la Calidad y Valor del Vino.”
Estado: El estado predeterminado está configurado como “Abierto.” Esto significa que el requisito está activo y pendiente de más acciones.
Propietario del negocio: Designa a la persona responsable de revisar el proceso de poda de las uvas. Esta persona asegura que la poda se realice de manera consistente y precisa.
Propietario: Inicialmente, este campo debe contener a la persona que ejecutará la tarea. En tu caso específico, Tom será el responsable de realizar la poda de las uvas.
Revisor: En un proceso de aprobación en 3 etapas, esta es la persona que aprueba el trabajo.

Una vez que hayas llenado la información anterior, haz clic en “guardar” y luego abre la página de vista general del requisito creado haciendo clic en el nombre del requisito.

Información adicional requerida para asegurar que el requisito funcione como se espera:

Frecuencia de revisión: Selecciona la frecuencia deseada para la repetición de la tarea. (Anual)
Fecha de inicio: Especifica la fecha de inicio para la tarea. (01/01/2023)
Fecha de finalización: Indica la fecha de conclusión para la tarea. (31/12/2028)
Fecha de vencimiento: Especifica la fecha límite para la tarea.
Frecuencia de fecha de vencimiento: Selecciona la frecuencia deseada para la fecha límite de la tarea.
Propietario del negocio: (Edward)
Propietario: (Tom)
Estado: (Abierto)

Al utilizar esta información añadida en la herramienta, podremos gestionar el progreso del requisito de manera perfecta.
También puedes importar tus requisitos en masa utilizando una plantilla de carga.

4.2 Paso 2 - Categorizar tus requisitos

Hay cuatro tipos de requisitos:

Criterios de evaluación (Proceso de licitación = selección)
Contrato/ITT (Proceso de licitación = requisitos sobre cómo presentar una oferta) No forma parte del contrato
Obligaciones externas/comprometidas = Requisitos externos obligatorios, es decir, no usar ningún tipo de trampa para aves para evitar que recojan tus uvas, o no se pueden usar pesticidas a, b o c, o no se puede usar agua de ríos o terrenos entre las fechas a y b para ningún propósito. Otro ejemplo: cuando conduces un coche, necesitas una licencia de conducir válida (recordatorio).
Partes interesadas = Lo que quiero que se haga y cómo evaluaré la finalización / cumplimiento.

Flujo de requisitos desde su creación hasta el final del contrato

Si el usuario habilita el envío de correos electrónicos del requisito, nuestra herramienta te ayudará a recordarte el momento en que debes “podar las uvas”.

5. Página del panel de control

En la página del panel de control, hemos asignado dos secciones o mosaicos separados específicamente para los requisitos: “Compromisos de entrega” y “Estado del requisito.”

Para distinguir eficazmente entre estos dos mosaicos y mostrar diferentes conjuntos de requisitos, es crucial configurar los requisitos específicos de manera adecuada.

5.1 Compromisos de entrega:

¿Cuáles son los requisitos en “Compromisos de entrega”?

Cuando eliges el tipo de requisito como “Obligaciones Comprometidas,” este requisito en particular se hará visible dentro del mosaico de “Compromisos de entrega.”

5.2 Estado del requisito

Por el contrario, dentro del mosaico de “Estado del requisito”, mostramos los requisitos caracterizados por el tipo “Contrato ITT” y la designación de prioridad “Debe Tener”.

5.3 Actualizar el estado de tu requisito

Hay dos formas de actualizar el estado de tu requisito: a través del panel de control y mediante actualizaciones automáticas por correo electrónico.

5.3.1 Actualizar el estado de tu requisito a través del panel de control

Para actualizar el estado de un requisito desde el mosaico de “Estado del requisito”, sigue estos pasos:

Navega al mosaico de “Estado del requisito” en tu panel de control.
Haz clic en el menú de tres puntos (⋮) ubicado en el lado derecho del requisito que deseas actualizar.
Selecciona “Agregar actualización de estado” en el menú.
Serás redirigido a la página de actualización de estado.
En esta página, ingresa los detalles necesarios y actualiza el estado de tu requisito según sea necesario.

Esta función te permite hacer un seguimiento del progreso y mantener la información actualizada para cada requisito.

Una vez que se seleccione un estado, el requisito se moverá automáticamente a la pestaña correspondiente según su estado.

Abierto: Un requisito nuevo que aún no ha sido revisado ni procesado.
Enviado: Un requisito que ha sido propuesto y está esperando una revisión o acción adicional.
Implementado: Un requisito que ha sido exitosamente incorporado al sistema o producto.
Aceptado: Un requisito que ha sido revisado, aprobado y está listo para ser implementado.
Cancelado: Un requisito que ha sido cancelado o eliminado del proyecto.
Esperando: Un requisito que está actualmente pausado o retrasado, esperando una condición o evento específico.
Disputado: Un requisito que está bajo discusión o desacuerdo respecto a su validez, viabilidad o prioridad.

5.3.2 Fecha de próxima revisión de los requisitos

El mosaico también muestra los requisitos para la próxima fecha de revisión. De forma predeterminada, estos requisitos se muestran en orden ascendente. Si prefieres verlos en orden descendente, simplemente haz clic en el icono junto a la fecha de próxima revisión y la lista se reorganizará según tu preferencia.

La próxima fecha de revisión se muestra de la siguiente manera:

Si un requisito tiene una frecuencia y una próxima fecha de revisión, se mostrará la fecha de próxima revisión.
Si no hay “Próxima fecha de revisión”, se mostrará la fecha de finalización del requisito.
Si no hay disponible ni una próxima fecha de revisión ni una fecha de finalización, el campo permanecerá vacío.
Si la fecha de vencimiento está en el pasado, resaltaremos la fecha en rojo para que sea más visible y puedas saber que necesitas tomar acción.

Si tienes una fecha de inicio y una fecha de finalización para un requisito, así como una frecuencia de revisión y una fecha de inicio de la revisión, puede que desees revisar un requisito después de que termine el año (a veces necesitas ciertos resultados primero). En este caso, podrías configurar la fecha de inicio, por ejemplo, para el 15 de enero de 2025, y el recordatorio se enviará después de que termine el año.

También podría ser que desees que el cumplimiento se complete antes de que termine el año. En ese caso, podrías configurar la fecha de inicio para el 1 de diciembre.

El Propietario del negocio recibirá una notificación si el Propietario está retrasado. Ellos podrán elegir enviar un recordatorio manualmente o discutirlo con el propietario.

Actualmente, no es posible enviar recordatorios. Si especificas exactamente cómo debe funcionar, podemos crear una solicitud de cambio para ello. Ten en cuenta que enviar recordatorios repetidamente también puede volverse molesto.

Lo que es posible es enviar periódicamente un informe de cumplimiento (Excel) a alguien (enlace al informe programado). Esto proporcionará una visión general de tus requisitos, su estado actual y la fecha de entrega. Podrías enviarlo trimestralmente, por ejemplo. Esto ofrece una buena imagen de la carga de trabajo.

5.3.3 Próxima fecha de vencimiento del requisito

El campo Próxima fecha de vencimiento realiza un seguimiento de cuándo un requisito debe ser ejecutado según su programación. Se determina de la siguiente manera:

Si un requisito tiene una frecuencia de vencimiento (por ejemplo, mensual, trimestral, anual) y una fecha de vencimiento, el sistema calculará automáticamente la próxima fecha de vencimiento en función de la frecuencia.
Si no se establece una frecuencia de vencimiento, la fecha de vencimiento permanece sin cambios.
Si no hay fecha de vencimiento, pero hay una fecha de finalización disponible, la fecha de finalización se mostrará como la próxima fecha de vencimiento.
Si no hay disponible ni una fecha de vencimiento ni una fecha de finalización, el campo permanecerá vacío.
Si la próxima fecha de vencimiento está en el pasado, se resaltará en rojo para indicar que se necesita tomar acción.

Sin embargo, si el estado del requisito es “Aceptado”, la próxima fecha de vencimiento continuará actualizándose según la frecuencia, pero no se resaltará en rojo, asegurando que los requisitos completados o aprobados no se marquen como vencidos. Esta función ayuda a los usuarios a gestionar los requisitos recurrentes de manera eficiente, asegurando que solo los requisitos pendientes o vencidos requieran atención.

Pasos para recibir los correos electrónicos de actualización de estado (RSU):

Un requisito con propietario que tenga habilitado el envío de correos electrónicos.
Frecuencia de actualización de estado con la opción deseada seleccionada.
Fecha de inicio de actualización de estado definida.

Tipos de correos electrónicos:

HOY: Un correo electrónico en la fecha de medición misma: “Este es un recordatorio para actualizar el estado de los requisitos asignados a ti, con una fecha de actualización del estado hoy.”
RECORDATORIO: Un correo electrónico X días antes de una fecha de medición, diciendo: “Este es un recordatorio para actualizar el estado de los requisitos asignados a ti con la actualización del estado en [fecha].”
VENCIDO: Un correo electrónico un día después de la fecha establecida si no se ha llenado un valor real: “Las actualizaciones de estado de los siguientes requisitos asignados a ti ahora están vencidas. La fecha límite para la actualización de estado fue antes de hoy. Por favor, envía una actualización de estado para cada requisito ahora.”

El número de días que se envía el correo electrónico de recordatorio antes de una fecha de medición depende de la frecuencia del objeto, y los valores predeterminados son:

DIARIO, ADHOC: Sin recordatorio
SEMANAL: 2 días
QUINCENAL, CADA 3 SEMANAS, CADA 6 SEMANAS: 4 días
MENSUAL, FIN DE MES: 7 días
TRIMESTRAL, FIN DE TRIMESTRE, CUATRIMESTRAL: 14 días
SEMESTRAL, ANUAL, FIN DE AÑO, TRES AÑOS, CINCO AÑOS: 30 días

Los correos electrónicos de actualización de estado contienen un enlace protegido por token a una página de actualización única accesible sin necesidad de iniciar sesión en la herramienta.

5.4 Editar tu requisito

Ahora puedes editar un requisito directamente desde el panel de control sin tener que navegar a una página separada.

Pasos para editar un requisito:

Ve al mosaico de Estado del requisito en tu panel de control.
Haz clic en el menú de tres puntos (⋮) en la tarjeta del requisito que deseas editar.
Selecciona Editar requisito en el menú desplegable.
Aparecerá un modal de Editar requisito.

Campos editables en el modal:

Desde este modal, puedes actualizar los siguientes campos:

Propietario
Propietario del negocio
Revisor
Nombre del requisito
Requisito principal (Agregar/Actualizar)
Fecha de inicio
Fecha de vencimiento
Departamento
Contrato
Fecha de inicio de revisión
Frecuencia de revisión
Criterios de validación
Método de validación

Este proceso optimizado te permite realizar actualizaciones rápidamente sin salir del panel de control.

6. Monitorear tus requisitos

En este capítulo, exploraremos tres características esenciales diseñadas para ayudarte a realizar un seguimiento efectivo del progreso de tus requisitos. Estas herramientas te permiten refinar tu vista y localizar elementos específicos con facilidad, asegurando que puedas mantenerte organizado y actualizado en todas las actividades. Las características cubiertas incluyen:

6.1 Filtro: Rango de fechas

Puedes filtrar por un rango de fechas específico seleccionando una de las opciones sugeridas a la izquierda o eligiendo manualmente una fecha de inicio y una fecha de finalización. Una vez seleccionado el rango, se mostrarán todos los requisitos con una fecha de vencimiento o una próxima fecha de revisión dentro de ese rango.

6.2 “Me” and “All” filters

Por defecto, se muestran todos los requisitos. Cuando se selecciona el filtro ‘Yo’, solo se mostrarán los requisitos en los que estés listado como Propietario y Propietario del negocio.

6.3 Buscar

Junto a los otros filtros, encontrarás el ícono de búsqueda (ícono de bucle). Al hacer clic en él, se abrirá un campo de búsqueda que te permitirá buscar un requisito por nombre en la lista.

Si un requisito tiene requisitos secundarios, estos se mostrarán debajo del requisito principal en la pestaña “Todos”. En otras pestañas, los requisitos secundarios aparecerán por separado, pero indicarán el nombre del requisito principal.

7. Notificaciones por correo electrónico de requisitos y formularios

Existen dos posibles procesos de aprobación de requisitos: un proceso de aprobación de 2 etapas y un proceso de aprobación de 3 etapas. Un proceso de aprobación de 2 etapas involucra un “Propietario del requisito” y un “Propietario del negocio”.

7.1 Proceso de aprobación de 2 etapas

7.2 Flujo de actualización de requisitos de 3 etapas

7.3 Notificación por correo electrónico de recordatorio

Para recibir un correo electrónico, sigue la siguiente lista de verificación:

Configuración de correo electrónico del espacio de trabajo

Confirma que la funcionalidad de correo electrónico esté habilitada para el espacio de trabajo.

Configuración de correo electrónico a nivel de persona

Verifica si el correo electrónico está habilitado para el usuario individual.

Disponibilidad de la dirección de correo electrónico

Asegúrate de que la dirección de correo electrónico del usuario esté correctamente completada.

Para más detalles, consulta: Administración del software OGSM – OGSM.

Mientras se activa un recordatorio, el usuario asignado recibirá una notificación por correo electrónico para actualizar el estado del requisito.
El número de días que se envía el correo electrónico recordatorio antes de una fecha de medida depende de la frecuencia del objeto, y los valores por defecto son:
DAILY, ADHOC – sin recordatorio
WEEKLY – 2 días
BIWEEKLY, QUARTER_WEEKLY, SIXWEEKLY – 4 días
MONTHLY, MONTHLY_END – 7 días
QUARTERLY, QUARTERLY_END, QUADRIMESTER – 14 días
HALF YEAR, YEARLY, YEARLY_END, THREE_YEARS, FIVE_YEARS – 30 días.
Correo electrónico de recordatorio – se envía un correo electrónico 7 días antes de la fecha de vencimiento
Correo electrónico de vencimiento – se envía un correo electrónico 7 días después de la fecha de vencimiento.

Correo electrónico al propietario – recordatorio de la fecha de vencimiento

Correo electrónico al propietario – Requisito vencido

7.4 Requisitos Correos electrónicos de actualización de estado

7.4.1 ¿Por qué exigir notificaciones de actualización de estado?

Si la entrega de un requisito es complicada y requiere mucho trabajo, puede ser útil enviar periódicamente una solicitud de actualización para mantenerse informado del progreso. Los propietarios de los requisitos pueden proporcionar una actualización del estado de entrega (verde, ámbar, rojo) y un comentario para dar una idea del progreso. En caso de que el trabajo esté hecho, pueden establecer el estado del requisito en implementado o en espera si el trabajo está en espera.

El Propietario recibirá un correo electrónico en la fecha de revisión
El Propietario puede actualizar el estado a En espera o Implementado

Mientras el propietario cambia el estado a Implementado, el Revisor recibirá un correo electrónico
El Revisor puede actualizar el estado a Disputado o Listo para revisión. El revisor puede actualizar el estado a Impugnado o Listo para revisión.

Mientras el Revisor cambia el estado a Disputado, el Propietario recibirá el siguiente correo electrónico y podrá actualizar el estado a Implementado de nuevo seleccionando el botón de abrir requisito.

Mientras el revisor cambia el estado a Listo para revisión, el propietario de la empresa recibirá el siguiente correo electrónico
El propietario de la empresa puede actualizar el estado a Impugnado o Aceptado. El empresario puede actualizar el estado a Impugnado o Aceptado.

Mientras el propietario de la empresa cambia el estado a Disputado, el propietario recibirá el siguiente correo electrónico y podrá actualizar el estado a Implementado de nuevo seleccionando el botón de abrir requisito.

Mientras el Propietario de la empresa cambia el estado a Aceptado, el Propietario recibirá el siguiente correo electrónico

Nota: Si un requisito no se ha establecido como “ACEPTADO” y su fecha de vencimiento ha pasado, el sistema no lo reabre automáticamente ni establece una nueva fecha de vencimiento.

En su lugar, debe hacerlo manualmente:

Actualizar la fecha de vencimiento.
Actualizar el requisito.

8. Cómo cargar un archivo de requisitos

Para cargar los requisitos mediante un archivo, siga los pasos que se indican a continuación:

Cree una hoja con los siguientes nombres de columna y nombre de hoja de trabajo.
Nombre de la hoja de cálculo = Requisito
Nombres de las columnas: code, name, description ,project, assignedTo, businessOwner, parentRequirement, status, requirementType, dueDate, reviewFrequency, latestReviewDate, validationMethod

Ahora, vaya a Administrador > Importar datos desde archivo Excel
Seleccione el archivo y haga clic en el botón Importar desde Excel
Los requisitos se cargarán y podrá verificarlos en la pestaña de requisitos.

Nota: Si necesita cargar requisitos como requisitos padre e hijo, puede añadir el código de requisito como 1.1, 1.1.1.

9. Transferencia de requisitos (y otros objetos) a un nuevo propietario

Cuando alguien abandona la empresa o cambia de función, quiere asegurarse de que todos los requisitos, tareas, proyectos y otros objetos asignados a esa persona se transfieren o archivan.
¿Debe esta persona dejar de tener acceso al software?

Elimine el nombre de usuario. Mantenga a la persona en el software para que pueda conservar la visibilidad de las acciones pasadas.

Paso 1: Vaya a la página de la persona para ver de qué tareas es responsable.

En el menú de la izquierda, selecciona «Personas» y elige a la persona en cuestión.

Actualizar manualmente la persona responsable

Abra los objetos asignados a la persona uno por uno y cambie el nombre. Esta suele ser la forma más sencilla.

Actualizar la persona responsable a través del archivo de carga

Paso 2: Descargar el informe de requisitos (Informes en la parte inferior de los requisitos)
Ejecute el informe.

Paso 3: Seleccione los requisitos para la persona en el informe

Compruebe la relación exacta que tiene la persona con los objetos (por ejemplo, los requisitos).

Una persona puede ser: propietario (assignedTo), propietario de negocio o revisor de los requisitos.

Paso 4: Encuentre el código del nuevo propietario

Vaya a la persona, navegue hasta “Avanzado” y en “Código de referencia” encontrará el código de la persona. En este caso, “TH”.

Paso 5: Descargue un archivo de carga desde “Documentos”

Pegue la información necesaria en un archivo de carga:

Código de requisito, nombre. Estos elementos son los mínimos requeridos.
AssignedTo o businessOwner en el archivo de carga utilizando el código de referencia (no utilice el nombre de la persona).

Paso 6: Importar datos

Puede utilizar el botón “Importar datos de Excel” para realizar los cambios de una sola vez.

Nota: Esta acción sobrescribirá los datos actuales. Siempre será visible en los archivos de registro y no podrá deshacerla a través del programa. Si un requisito tiene un estado específico y usted sobrescribe ese estado, deshacerlo puede ser difícil. Si ha hecho una descarga antes de realizar la carga, tendrá los datos originales en una sola vista general. De lo contrario, tendrá que abrir los requisitos uno por uno y comprobar el historial para recuperar los estados originales, y luego volver a subirlos.

10. Correo electrónico en el módulo de requisitos:

Tipos de correos electrónicos en el módulo Requisitos

10.1 Ver correo electrónico

Cuando se asignan Propietarios, Propietarios de Negocio, Revisores a un requisito, cualquier cambio realizado en sus campos puede activar una notificación de Correo Electrónico Vigilado. Los usuarios que hayan activado la opción Correo electrónico de vigilancia para un requisito específico recibirán un correo electrónico cada vez que se produzcan dichos cambios.

Para activar la opción Correo electrónico de vigilancia para un requisito

Vaya a la página Resumen de requisitos.
Haga clic en el menú de tres puntos situado en la esquina superior derecha.
Seleccione Vigilar.

Una vez habilitado, cualquier cambio realizado en el campo del requisito activará una notificación por correo electrónico al usuario. La notificación detallará qué cambios se han realizado y quién los ha realizado.

Nota: el correo electrónico de «vigilancia» sólo se envía una vez al día por entidad.