Administración del software OGSM
¡Bienvenido a OGSM! Esta guía está diseñada para proporcionar documentación a las personas que brindan soporte administrativo a los equipos que utilizan OGSM en el día a día.
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Índice
1. Por qué el rol de administrador es importante
Como administrador del espacio de trabajo de OGSM, tu rol es crucial para el éxito de los esfuerzos de gestión del cambio en tu organización. Eres el primer nivel de soporte para tu equipo, brindando asistencia y orientación sobre cómo utilizar eficazmente el software OGSM. Tu comprensión avanzada del software te permite aplicar la configuración adecuada para tu organización, asegurando que esté alineada con tus objetivos y metas estratégicas.
Además, juegas un papel clave en el monitoreo del progreso dentro del espacio de trabajo de OGSM. Esto implica realizar el seguimiento y análisis de datos, generar informes y proporcionar información para ayudar a tu equipo a tomar decisiones informadas y ajustar sus estrategias y tácticas.
La comunicación eficiente y efectiva es esencial en cualquier organización, y como administrador, eres responsable de garantizar que la comunicación dentro del espacio de trabajo de OGSM sea fluida y productiva. Facilitas la colaboración, fomentas la comunicación abierta y te aseguras de que los miembros del equipo tengan los recursos e información necesarios para trabajar hacia sus objetivos.
Además, contribuyes al ambiente de trabajo positivo y divertido con OGSM. Al proporcionar apoyo, orientación y promover el uso efectivo del software, ayudas a crear una experiencia de usuario positiva para tu equipo, haciendo su trabajo más agradable y satisfactorio.
Tu rol como administrador es vital para impulsar el cambio y lograr el éxito en tu organización. Eres un recurso clave para tu equipo, brindando experiencia técnica, monitoreando el progreso y fomentando la comunicación efectiva. No dudes en ponerte en contacto con info@ogsmsoftware.com si tienes alguna pregunta o necesitas más ayuda. ¡Trabajemos juntos para hacer de OGSM una herramienta poderosa para alcanzar nuestras metas organizacionales!
1.1 Personas y usuarios en nuestra herramienta
1.1.1 Personas
La lista de personas se puede acceder desde el menú izquierdo. Simplemente haz clic en el nombre “Personas” para abrir la lista de individuos registrados en nuestra herramienta. Esta lista completa muestra los nombres, fotos, direcciones de correo electrónico, títulos de trabajo e información de la empresa de todos los individuos.
Solo los usuarios administradores tienen la capacidad de eliminar una persona de la lista.
Al hacer clic en el nombre de una persona, puedes acceder a su página de resumen, que muestra toda la información relevante, como las tareas asignadas, usuarios vinculados, proyectos bajo gestión, propiedad de OGSMs, medidas del panel, requisitos y participación en reuniones.
Al crear una persona en nuestra herramienta, es importante tener en cuenta que no tienen acceso al espacio de trabajo. La razón principal para crear una persona es asignar acciones específicas, KPIs o pasos a individuos que pueden no tener acceso a la herramienta. Esto te permite asignar la responsabilidad de estas tareas a las partes correspondientes, incluso si no están registrados como usuarios.
Al incluir la dirección de correo electrónico de una persona, también puedes comunicarte con ellos por correo electrónico y recibir actualizaciones sobre su progreso sin que sea necesario que se conviertan en usuarios registrados de la herramienta. Esto permite una mayor flexibilidad en la gestión de tareas y proyectos, así como facilitar la colaboración con personas fuera del espacio de trabajo.
1.1.1.1 How to create a person
- Pasa el mouse sobre el menú de personas (aparecerá un ícono de más) y haz clic en él.
- Asegúrate de rellenar el campo de nombre, que es obligatorio.
- También puedes ingresar la dirección de correo electrónico de la persona si lo deseas.
Al marcar la opción “Invitar al espacio de trabajo”, puedes invitar a la persona como usuario, quien también será registrada como persona en la lista.
Otra forma de crear una persona es cuando buscas al equipo dentro del modal de acción.
Para crear una nueva persona en OGSM, sigue estos pasos:
- Haz clic en el ícono de equipo de acción.
- La barra de búsqueda se puede usar para buscar personas existentes o para crear una nueva persona.
- Haz clic en “crear” y aparecerá la ventana emergente para crear.
- Al crear una nueva persona, lo único que necesitas proporcionar es su nombre. Sin embargo, también puedes agregar su correo electrónico si lo tienes.
- Haz clic en “crear” nuevamente y la nueva persona será creada y añadida a la lista de personas.
Los mismos pasos seguimos cuando queremos agregar un nuevo asistente a las reuniones, la búsqueda funciona de la misma manera.
Si deseas acceder a la lista de personas y buscar una persona específica, debes abrir el menú izquierdo y hacer clic en la opción “Personas”.
1.1.2 Página de la persona
- Después de crear una persona, puedes acceder a más información sobre ella. Esto incluye todas las actividades asociadas con la persona, como tareas y responsabilidades asignadas. Tienes varias opciones a tu disposición:
- Si la persona aún no es un usuario, puedes invitarla a unirse al espacio de trabajo.
- Una vez que el usuario ha sido invitado, puedes verificarlo en la sección de usuarios:
- Puedes revisar todos los correos electrónicos salientes enviados a esta persona.
- Puedes ver todas las reuniones en las que esta persona está registrada como asistente.
- También puedes ver todas las tareas, proyectos, OGSMs y otros elementos relacionados de los que esta persona es propietaria.
1.1.3 Usuarios
Los usuarios son las “personas” que interactúan con el software. Son aquellos que pueden iniciar sesión en nuestra herramienta y, según su rol, pueden realizar acciones específicas.
1.1.4 How to invite a user
- Crear una persona e invitar a un usuario al mismo tiempo
Este proceso es el mismo que crear una persona, con la diferencia de que en la ventana emergente “Crear nueva persona/usuario”, también debes marcar la opción “Invitar al espacio de trabajo” y seleccionar un rol para el usuario. - Invitar a una persona dentro de la herramienta como usuario:
-
-
Haz clic en la opción para crear persona.
-
Marca la opción “Invitar al espacio de trabajo” y selecciona el rol adecuado para esta persona.
-
La persona será creada y también recibirá la invitación para unirse al espacio de trabajo como usuario.
-
1.1.5 Diferencia entre personas y usuarios
Las diferencias entre una persona y un usuario:
-
Una persona no tiene acceso a la herramienta. Un usuario puede acceder a la herramienta y, según su rol, puede ver/editar/eliminar cosas dentro de ella.
-
Una persona solo puede dar retroalimentación a través de los correos electrónicos de actualización de estado que recibe. Un usuario también puede hacerlo, pero tiene la capacidad de iniciar sesión en el sistema y realizar los cambios manualmente.
2. Iniciar sesión en el software OGSM y crear tu propio OGSM
Comenzar con OGSM es fácil, en este capítulo aprenderás todos los métodos para iniciar sesión y elegirás:
- Ya tengo un espacio de trabajo y quiero iniciar sesión
- He olvidado mi contraseña
-
He sido invitado al espacio de trabajo de otra persona y necesito crear mi propio OGSM
2.1 Paso 1: Inicia sesión en el software OGSM (si aún no has iniciado sesión).
Tienes 3 formas de iniciar sesión en tu cuenta de software OGSM:
-
Usando el método SSO – Puedes elegir entre Gmail, Okta o Microsoft y utilizar el método de inicio de sesión único, pero tu cuenta debe estar registrada con la misma dirección de correo electrónico. Simplemente haz clic en una de las opciones e inicia sesión en el servicio de tu elección. No tendrás que iniciar sesión por separado en tu espacio de trabajo.
-
Usando tu correo electrónico y contraseña – Solo ingresa tu correo electrónico, contraseña y haz clic en el botón ‘Iniciar sesión’.
-
Usando el botón ‘Recibir enlace para iniciar sesión’ – Un método sin contraseña, también conocido como un ‘enlace mágico’. Solo necesitas ingresar tu dirección de correo electrónico y luego hacer clic en el botón ‘Recibir enlace para iniciar sesión’. Luego recibirás un correo electrónico con un enlace que te permitirá iniciar sesión inmediatamente sin necesidad de contraseña.
Nota: Si inicias sesión con correo electrónico y contraseña, podrás ver la lista de todos los espacios de trabajo que tienen el mismo correo electrónico y contraseña.
A continuación, encontrarás un ejemplo específico de cómo se comporta la herramienta de manera diferente.
Si deseas iniciar sesión con correo electrónico y contraseña, debes cambiar las contraseñas dentro del espacio de trabajo para poder acceder a toda la lista de espacios de trabajo.
2.2 Paso 2: He olvidado mi contraseña
Si has olvidado tu contraseña, no te preocupes. En el software OGSM es fácil restablecer tu contraseña.
-
Abre la página de inicio de sesión y debajo de la dirección de correo electrónico y la contraseña encontrarás la opción ‘¿Olvidaste tu contraseña?’
-
Haz clic en ella, escribe tu dirección de correo electrónico y haz clic en ‘Restablecer contraseña’.
-
El correo electrónico que recibirás te permitirá restablecer la contraseña de todos los espacios de trabajo que hayas creado con este correo electrónico.
-
Haz clic en ‘Restablecer’ y escribe tu nueva contraseña y confirmación de contraseña, luego guarda los cambios.
Nota: Por razones de seguridad, tu nueva contraseña debe tener al menos un número, una letra minúscula, una letra mayúscula, un carácter especial y al menos 8 caracteres de longitud.
2.3 Cómo activar el Autenticador de dos pasos en nuestra herramienta (4ta forma de iniciar sesión)
Pasos:
Para Administradores:
-
Activa en Configuraciones del espacio de trabajo > Características la opción de Google Authenticator.
De esta manera, todos los usuarios tendrán acceso en sus configuraciones personales a la sección de ‘Autenticación en dos pasos’ y podrán hacer las configuraciones específicas.
Por favor, consulta las diapositivas 2-4 y sigue los pasos para la configuración correcta.
Para todos los usuarios:
-
Ve a configuraciones personales y, al final de la página, encontrarás la sección ‘Autenticación en dos pasos’.
Consulta las diapositivas 5-8 para una mejor comprensión de cómo activar la autenticación en dos pasos.
Para Administradores:
-
Asegúrate de que todos los usuarios ya hayan realizado las configuraciones en sus configuraciones personales.
-
Después de confirmarlo, ve a Configuraciones del espacio de trabajo > Seguridad y selecciona la opción ‘Autenticación en dos pasos’.
Al activar esta opción, todos los usuarios del espacio de trabajo deberán iniciar sesión únicamente con el Autenticador en dos pasos.
Si un usuario administrador activa la autenticación en dos pasos en la configuración del espacio de trabajo, todos los usuarios estarán obligados a iniciar sesión únicamente con el método de autenticación en dos pasos. Dado que algunos usuarios aún no han realizado esta configuración, nuestra herramienta te dará la opción de iniciar sesión mediante el código que puedes recibir por correo electrónico.
Niveles de permisos
Usuario / Manager / Administrador
-
Modo OGSM
-
Modo de usuario de proyecto
-
Modo de usuario de reunión
Cómo ocultar OGSM al equipo, propiedad de OGSM y lo que significa para el usuario
¿Cómo puedo ver qué cambios se han realizado?
(workspace, OGSM, persona)
Configuración de correo electrónico en el workspace y en la persona
-
Qué correos electrónicos se han enviado
-
Qué correos electrónicos se enviarán (cuándo)
Diferencia entre recordatorio, solicitud de actualización y vencido
Estado de OGSM
-
Borrador
-
Activo
-
Cerrado
¿Dónde puedo encontrar ayuda (manual, sitio web o contacto con “feedback”)?
Cuando una persona deja tu organización, ¿cómo puedo transferir su trabajo a otra persona?
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántos administradores deberían haber y cómo puedo ver eso?
- ¿Cuáles son los últimos cambios en el software?
- ¿Cómo puedo proporcionar retroalimentación?
- ¿El usuario no puede ver un OGSM?
- ¿Alguien cambió mi OGSM? ¿Qué hacer ahora?
- ¿Cómo puedo hacer que el inicio de sesión sea más fácil (SSO)?
- ¿Cómo puedo hacer que un usuario comience en su página OGSM?
2.4 Funcional
¿Qué aspecto tiene un buen OGSM? Esto se trata en el libro AgileOGSM y en las listas de verificación de OGSM. Por favor, envía un correo electrónico a info@ogsmsoftware.com para más información.
2.5 Lista de OGSM
En la página izquierda se encuentra la lista de todos los OGSMs, que está abierta por defecto. Cuando pasas el ratón sobre la lista, verás dos flechas que apuntan en direcciones opuestas.
Puedes cerrar la lista haciendo clic en la flecha izquierda, y esta configuración permanecerá incluso después de actualizar la página o cerrar sesión.
Si deseas abrir la lista de OGSM más ancha, haz clic en la flecha derecha.
Si eres un usuario administrador, podrás ver todos los OGSMs creados, tanto confidenciales como no confidenciales, tengas acceso o no.
Si el OGSM es confidencial y no tienes acceso, verás el nombre del OGSM en color gris. Al pasar el ratón sobre el nombre del OGSM, aparecerá una descripción emergente que indica quién es el propietario. Si deseas acceder a este OGSM, deberás pedir acceso al propietario.
2.6 Activar recordatorios automáticos
2.6.1 Envíos de correos electrónicos
2.6.1.1 Configuraciones del espacio de trabajo
-
Para que la suscripción de correos electrónicos funcione como se espera, es necesario primero configurar las configuraciones generales del espacio de trabajo:
Pasos:
-
Primero haz clic en el menú izquierdo y luego en ‘Configuraciones’.
-
Después, haz clic en ‘Configuraciones del espacio de trabajo’. Aparecerán las opciones de configuración del espacio de trabajo.
-
2. Luego haz clic en Configuraciones del espacio de trabajo dentro de la sección ‘General’.
3. Ve al tercer tablero ‘Recordatorios’ y allí verás todas las opciones de correos electrónicos, como recordatorios y envíos de correos para la fecha de actualización específica.
Haz clic en el tercer tablero y encontrarás todas las opciones de recordatorios. Estas opciones son a nivel de espacio de trabajo. También tendrás la opción de activar o desactivar las opciones a nivel personal. A continuación se explica cada una de las opciones de la imagen anterior:
-
-
Correo habilitado: Si deseas recibir correos electrónicos, esta opción debe estar activada para que puedas hacer un seguimiento de tu trabajo. Si esta opción está desactivada, no recibirás ningún tipo de correo del asistente digital.
-
Correo de medida/objetivo (recordatorio): Recibirás un correo electrónico X días antes de una fecha de medición diciendo: “Este es un recordatorio para actualizar el estado de los KPIs asignados a ti con la actualización de estado en.”
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Correo de estado del proyecto (recordatorio): Recibirás un correo electrónico X días antes de una fecha de medición diciendo: “Este es un recordatorio para actualizar el estado del proyecto asignado a ti con la actualización de estado en.”
-
Correo de estado del riesgo (recordatorio): Recibirás un correo electrónico X días antes de una fecha de medición diciendo: “Este es un recordatorio para actualizar el estado del riesgo asignado a ti con la actualización de estado en.”
-
Correo de asignación (recordatorio): Si te asignan una tarea o proyecto y tienes la opción “enviar correos electrónicos” activada, serás notificado cuando se te asigne trabajo por parte de otra persona.
-
Correo de estado de tarea: Recibirás un correo electrónico en la misma fecha de medición diciendo: “Este es un recordatorio para actualizar el estado de la tarea asignada a ti, con la fecha de actualización de estado hoy.”
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Correo de tablero de objetivos: Recibirás un correo electrónico en la misma fecha de medición diciendo: “Este es un recordatorio para actualizar el estado del objetivo (indicador clave de rendimiento) asignado a ti, con la fecha de actualización de estado hoy.”
-
Correo de estado de requisito: Recibirás un correo electrónico en la misma fecha de medición diciendo: “Este es un recordatorio para actualizar el estado del requisito asignado a ti, con la fecha de actualización de estado hoy.”
-
Correo de actualización de estado de acción: Recibirás un correo electrónico en la misma fecha de medición diciendo: “Este es un recordatorio para actualizar el estado del proyecto asignado a ti, con la fecha de actualización de estado hoy.”
-
Correo de estado del riesgo: Recibirás un correo electrónico en la misma fecha de medición diciendo: “Este es un recordatorio para actualizar el estado del riesgo asignado a ti, con la fecha de actualización de estado hoy.”
-
Correo de suscripción: Recibirás un correo electrónico en la misma fecha de medición diciendo: “Este es un recordatorio para actualizar el estado de la suscripción, con la fecha de actualización de estado hoy.”
-
Correo de hoja de tiempos: Tu hoja de tiempos para el año/mes aún no ha sido enviada. Por favor, revisa tus horas trabajadas y envíalas. También recibirás un correo diario recordándote completar tu hoja de tiempos para las tareas y proyectos (los días de la semana en los que recibirás este recordatorio se configuran en la página de configuraciones del usuario).
-
Correo de actualización de estado de tarea (recordatorio): Recibirás un correo electrónico X días antes de una fecha de medición diciendo: “Este es un recordatorio para actualizar el estado de la tarea asignada a ti, con la actualización de estado en.”
-
2.6.1.2 Configuraciones de la persona
Además de las configuraciones del espacio de trabajo, es necesario tener habilitada la configuración de correo personal:
Primero haz clic en mis configuraciones, y luego en el tercer tablero selecciona ‘Recordatorios’. Verás que inicialmente todos los recordatorios serán heredados de las configuraciones de correo del espacio de trabajo, pero puedes personalizarlos en las configuraciones personales para usuarios específicos. Puedes activar o desactivar los recordatorios de correo.
2.6.1.3 Lógica de envío de correos electrónicos
Notificaciones de actualización de estado de objetos están habilitadas a nivel de espacio de trabajo (página de configuración del espacio de trabajo) y a nivel de persona (página de configuración de la persona):
Los pasos para recibir los correos electrónicos de actualización de estado (PSU) son:
- Un objeto con un propietario que tenga habilitada la opción de correo electrónico.
- Frecuencia de actualización de estado con la opción deseada seleccionada.
- Fecha de inicio de la actualización de estado definida.
Tipos de correos electrónicos:
-
RECORDATORIO: Un correo electrónico X días antes de la fecha de medición diciendo:
“Este es un recordatorio para actualizar el estado de los KPIs asignados a ti con la actualización de estado en.” -
HOY: Un correo electrónico en la fecha de medición misma diciendo:
“Este es un recordatorio para actualizar el estado de los KPIs asignados a ti, con la fecha de actualización de estado hoy.” -
VENCIDO: Un correo electrónico un día después de la fecha establecida si no se ha ingresado un valor real:
“Las actualizaciones de estado de los siguientes KPIs asignados a ti ahora están vencidas. La fecha límite para la actualización de estado fue antes de hoy. Por favor, envía una actualización de estado para cada KPI ahora.”
Los correos electrónicos de actualización de estado contienen un enlace seguro con un token para acceder a una página de Actualización Única sin necesidad de iniciar sesión en la herramienta.
2.6.1.4 Casos especiales
Para los objetos de KPI, es posible hacer algunas excepciones, que son:
-
Retraso para recibir el correo electrónico de PSU configurado en el campo ‘Retraso de notificación de actualización de estado (días)’.
Ejemplo: Si he establecido la ‘fecha de próxima revisión’ para el 16 de marzo con una frecuencia anual, significa que el correo electrónico se enviará en esta fecha y nuevamente el 16 de marzo del siguiente año, y así sucesivamente. Sin embargo, si configuro un valor en ‘Retraso de notificación de actualización de estado (días)’como 10, los correos electrónicos se enviarán siempre 10 días después de la fecha establecida, es decir, el 26 de marzo en este caso. -
Retraso para que el ítem se marque como vencido después de que el usuario reciba el correo electrónico de ‘Vencido’, configurado en el campo “Activar vencido después de número de días”.
Ejemplo: Cada vez que se envíe el correo electrónico de vencimiento (un día después de la fecha establecida si no se ha ingresado un valor real), el objeto automáticamente se marcará como vencido, pero si configuras un retraso para ello, en este caso el KPI se marcará como vencido solo después del período establecido. Usando el ejemplo anterior, si la fecha es el 16 de marzo y configuro 5 días para que se marque como vencido, en lugar de volverse vencido el 17 de marzo, lo será solo el 21 de marzo.
Es posible configurar estas excepciones para el envío de correos electrónicos de KPI siguiendo los pasos a continuación (puedes configurarlo como una configuración genérica en el espacio de trabajo o por objeto):
Configuraciones generales del espacio de trabajo
Configuraciones individuales de KPI (Página de resumen de KPI o ventana emergente de KPI en el OGSM)
Así es como activas tu OGSM: especificas la frecuencia con la que se deben enviar correos electrónicos a los propietarios de un objetivo o medida.
2.6.2 ¿Cómo funciona la página del tablero de correos electrónicos?
Si deseas que la sección de correos electrónicos aparezca en el menú izquierdo, necesitas habilitar ‘Tablero de correos electrónicos habilitado’ en las configuraciones del espacio de trabajo.
La primera pestaña funciona de la misma manera que la de Recordatorios en las configuraciones del espacio de trabajo, y sirve para definir las opciones de correos electrónicos que están habilitadas o no:
En la segunda pestaña encontrarás todos los correos electrónicos para el día actual. Además, si el ítem no puede ser enviado por alguna razón, aparecerá una advertencia:
En las pestañas: Riesgos, Medidas de Riesgo, Proyectos, KPIs y Tareas, se muestran todos los elementos de correos electrónicos de estas entidades específicas:
Los administradores del espacio de trabajo pueden configurarlo por sí mismos para todos los usuarios en la página de correos electrónicos y habilitar/deshabilitar para tipos de correos específicos:
2.6.2.1 Registros de correos electrónicos
Los registros de correos electrónicos son una página donde los propietarios del espacio de trabajo pueden ver todos los correos electrónicos que se han enviado. Es posible acceder a ella a través del área de Administración:
Página de registros de correos electrónicos
Para ver el mensaje de correo electrónico, solo necesitas hacer clic en el sobre:
2.6.3 Monitorear las Medidas de Acción con notificaciones automáticas por correo electrónico
Medidas de Acción o Actualización de Estado de Tareas muestran la situación actual de una tarea en un momento específico. Necesitas hacer algunas configuraciones simples para que sea más claro cuándo solicitar la actualización del estado.
Configuraciones:
- Elige un propietario para la tarea.
- Establece una fecha de inicio.
- Establece una fecha de finalización.
- Elige una frecuencia de revisión de estado.
Si deseas solicitar una actualización del estado de una tarea (aunque no hayas realizado las configuraciones anteriores), se puede hacer dentro del modal de la tarea. Cualquier persona que forme parte del espacio de trabajo y tenga acceso a la tarea puede solicitar la actualización del estado en cualquier momento.
La única solicitud es elegir un ‘Gerente de proyecto’ para la tarea.
Tan pronto como solicites la actualización del estado, el propietario de la tarea recibirá un correo electrónico.
Haz clic en ‘Actualizar estado de tareas’ y la página aparecerá a continuación:
Cómo solicitar la actualización de estado para una persona que no tiene acceso al espacio de trabajo:
- Crea una persona (asegúrate de que la persona creada también tenga un correo electrónico).
- Solicita la actualización de estado.
- La persona recibirá el correo electrónico y podrá actualizar la tarea sin necesidad de iniciar sesión en el software. No tendrá acceso para abrir los detalles de la tarea ni para acceder al panel de control.
3. Cascada de OGSM
Nota: Estamos trabajando en un manual de Cascada OGSM que describirá la mejor manera posible de entenderlo. ¡Gracias! 🙂
¿Qué es la Cascada de OGSM?
- En progreso
¿Por qué necesitamos hacer una cascada de un OGSM?
- En progreso
¿Cómo podemos hacer una cascada de un OGSM?
Hay dos formas de hacer una cascada de un OGSM.
Primera opción:
Haz clic en los “Tres puntos” dentro del OGSM y en el menú contextual selecciona “Cascada de OGSM”.
La segunda opción es hacer la cascada desde la lista de OGSMs. Haz clic en la lista de OGSMs, pasa el mouse sobre el OGSM que deseas hacer en cascada y haz clic en el ícono “+”.
El modelo de Cascada de OGSM te pedirá que escribas:
- Nombre del OGSM en cascada.
- La fecha de inicio y la fecha de finalización se basan en el OGSM principal, pero puedes elegir el período específico en el que crees que este OGSM se ejecutará.
- “Hacerlo confidencial” – inicialmente se propone como el OGSM principal. Si el OGSM principal es privado, el OGSM en cascada también será confidencial por defecto. Si el OGSM principal es público, el OGSM en cascada también será público, pero puedes marcarlo si deseas elegir otra opción.
¿Cómo funciona la opción “Copiar, vincular y mantener vacío” al hacer la cascada de un OGSM?
Nuestro software te da la posibilidad de hacer la cascada de un OGSM usando estas diferentes opciones.
La opción Copiar te permite copiar todos los Objetivos a los que tienes acceso en el OGSM principal. El OGSM en cascada transferirá toda la información dentro de todos los objetivos.
¿Quién tiene acceso al OGSM en cascada?
- En progreso
Se te permite crear tantos Sub OGSM como desees para un OGSM.
3.1 Cascada de OGSM desde una estrategia
Si la estrategia existente se vuelve muy compleja, tenemos una solución para ti. Nuestro software te ayudará a crear un nuevo OGSM a partir de una estrategia y es fácil de hacer. Después de haber creado la estrategia, los momentos de medición, las acciones y los pasos, haz clic en editar estrategia y selecciona el botón ‘Cascada de OGSM’.
- El nombre de la estrategia se convierte en el nombre del OGSM y en el Objetivo.
- Las medidas del panel se convierten en Goal
- What/How. Nuestro software creará automáticamente los encabezados de Goal What y Goal How y ubicará los KPI bajo el estado específico.
- Las acciones se convertirán en estrategias en el nuevo OGSM.
- Los pasos se convertirán en acciones para esa estrategia.
4. Comparte tu espacio de trabajo con otros usuarios/personas
4.1 Personas y usuarios en nuestra herramienta
4.1.1 Personas
La lista de personas se puede acceder desde el menú izquierdo. Simplemente haz clic en el nombre “Personas” para abrir la lista de individuos registrados en nuestra herramienta. Esta lista completa muestra los nombres, fotos, direcciones de correo electrónico, títulos de trabajo e información de la empresa de todos los individuos.
Solo los usuarios administradores tienen la capacidad de eliminar una persona de la lista.
Al hacer clic en el nombre de una persona, puedes acceder a su página de resumen, que muestra toda la información relevante, como las tareas asignadas, usuarios vinculados, proyectos bajo gestión, propiedad de OGSMs, medidas del panel, requisitos y participación en reuniones.
Cuando creas una persona en nuestra herramienta, es importante tener en cuenta que no tienen acceso al espacio de trabajo. La razón principal para crear una persona es asignar acciones, KPIs o pasos específicos a individuos que quizás no tengan acceso a la herramienta en sí. Esto te permite designar la responsabilidad de estas tareas a las partes correspondientes, incluso si no están registradas como usuarios.
Al incluir la dirección de correo electrónico de una persona, también puedes comunicarte con ella por correo electrónico y recibir actualizaciones sobre su progreso sin que sea necesario que se conviertan en usuarios registrados de la herramienta. Esto permite una mayor flexibilidad en la gestión de tareas y proyectos, así como facilitar la colaboración con personas fuera del espacio de trabajo.
4.1.2 Cómo crear una persona
- Pasa el mouse sobre el menú de personas (aparecerá un ícono de más) y haz clic en él.
- Asegúrate de rellenar el campo de nombre, que es obligatorio.
- También puedes ingresar la dirección de correo electrónico de la persona si lo deseas.
Al marcar la opción “Invitar al espacio de trabajo”, podrás invitarla como usuario, quien también será registrada como persona en la lista.
Otra forma de crear una persona es cuando buscas al equipo dentro del modal de acción.
Para crear una nueva persona en OGSM, sigue estos pasos:
- Haz clic en el ícono del equipo de acción.
- La barra de búsqueda se puede usar para buscar personas existentes o para crear una nueva persona.
- Haz clic en “crear” y aparecerá la ventana emergente para crear.
- Al crear una nueva persona, lo único que necesitas proporcionar es su nombre. Sin embargo, también puedes agregar su correo electrónico si lo tienes.
- Haz clic en “crear” nuevamente y la nueva persona será creada y añadida a la lista de personas.
Los mismos pasos seguimos cuando queremos agregar un nuevo asistente a las reuniones, la búsqueda funciona de la misma manera.
Si deseas acceder a la lista de personas y buscar una persona específica, debes abrir el menú izquierdo y hacer clic en la opción “Personas”.
4.1.3 Página de la persona
Después de crear una persona, puedes acceder a más información sobre ella. Esto incluye todas las actividades asociadas con la persona, como las tareas y responsabilidades asignadas. Tienes varias opciones a tu disposición:
Si la persona aún no es un usuario, puedes invitarla a unirse al espacio de trabajo.
- Puedes revisar todos los correos electrónicos salientes enviados a esta persona.
- Puedes ver todas las reuniones en las que esta persona está registrada como asistente.
- También puedes ver todas las tareas, proyectos, OGSMs y otros elementos relacionados de los que esta persona es propietaria.
4.1.4 Usuarios
4.1.5 Cómo invitar a un usuario
4.1.5.1 Crear una persona e invitar al usuario al mismo tiempo
Este es el mismo proceso que usamos para crear una persona, con la diferencia de que en la ventana emergente “Crear nueva persona/usuario”, también debes marcar la opción “Invitar al espacio de trabajo” y seleccionar un rol.
4.1.6 Convertir una persona en un usuario
Para invitar a una persona existente a unirse al espacio de trabajo como usuario, sigue estos pasos:
- Abre el espacio de trabajo y navega al menú izquierdo.
- Haz clic en el ícono de persona para acceder a la página de la persona.
- Localiza y selecciona el nombre de la persona que deseas invitar.
- En la esquina superior derecha, haz clic en el ícono del menú de tres puntos (“…”).
- Desde las opciones del menú, elige “Invitar Usuario”.
- Proporciona la información necesaria:
-
Ingresa el nombre de la persona.
-
Ingresa su dirección de correo electrónico.
-
Asigna un rol para esta persona dentro del espacio de trabajo.
-
Una vez que hayas completado los detalles requeridos, haz clic en el botón de invitar para enviar la invitación.
Siguiendo estos pasos, podrás invitar con éxito a una persona existente a unirse a tu espacio de trabajo como usuario.
Una vez que el usuario haya sido invitado, puedes verificarlo en la sección de usuarios:
4.2 Diferencia entre personas y usuarios
- Una persona no tiene acceso a la herramienta. Un usuario puede acceder a la herramienta y, según su rol, puede ver/editar/eliminar cosas dentro de ella.
-
Una persona solo puede dar retroalimentación a través de los correos electrónicos de actualización de estado que recibe. Un usuario también puede hacer esto, pero tiene la capacidad de iniciar sesión en el sistema y realizar los cambios manualmente.
4.2.1 Establecer el rol para los usuarios
4.2.1.1 Rol de Administrador:
- El rol de Administrador tiene acceso completo a todas las funciones del espacio de trabajo.
- Los administradores pueden crear y eliminar elementos dentro del espacio de trabajo.
- Tienen control total sobre las configuraciones del espacio de trabajo.
4.2.1.2 Rol de Manager (Gerente):
- Los Managers tienen acceso a todas las funciones dentro del espacio de trabajo, excepto a las configuraciones del espacio de trabajo y los OGSMs.
- Pueden crear, editar y eliminar elementos, colaborar con otros usuarios y contribuir a las actividades del espacio de trabajo.
4.2.1.3 User Role:
- Los usuarios tienen acceso limitado al espacio de trabajo.
- Solo pueden acceder a sus configuraciones personales y ver los OGSMs públicos.
- Los permisos del rol de usuario están restringidos, a menos que el propietario les otorgue permisos específicos para acceder a características adicionales o OGSMs privados.
También tenemos algunos modos de usuario específicos que sobrescriben los permisos y roles.
| Modo de usuario | Descripción |
|---|---|
| Modo de usuario de solo lectura | Todo es de solo lectura |
| Modo de usuario de proyecto | Solo veo los proyectos a los que pertenezco |
| Modo de usuario de OGSM | Solo veo los OGSMs a los que pertenezco |
| Modo de usuario de reunión | Solo veo las reuniones en las que soy asistente |
Cómo los usuarios administradores pueden habilitar los modos mencionados para los usuarios:
- Abre la lista de usuarios.
- Haz clic en la flecha de la persona a la que deseas poner en modo solo lectura.
- Marca la casilla “Modo solo lectura”.
5. Reglas de confidencialidad y permisos
5.1 OGSM público
Los OGSM públicos son una forma efectiva para que las organizaciones alineen a sus equipos y aseguren que todos trabajen hacia los mismos objetivos. Al hacer que los OGSMs sean accesibles para todos los usuarios del espacio de trabajo, los empleados pueden seguir fácilmente el progreso de su trabajo y ver cómo contribuye a los objetivos generales de la organización.
Además, los OGSMs públicos fomentan la transparencia dentro de la organización. Al hacer que los OGSMs sean visibles para todos los empleados, ayuda a crear una cultura de apertura y responsabilidad. Esto significa que todos están al tanto de los objetivos y estrategias de la organización, y pueden trabajar juntos para lograrlos.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que los OGSMs públicos deben ser gestionados cuidadosamente. Si bien pueden ser una herramienta valiosa para la colaboración y la transparencia, también pueden ser vulnerables a cambios no deseados y accesos no autorizados. Por esta razón, hemos implementado un nuevo modo de OGSM, el modo de solo lectura.
5.1.1 Cómo hacer un OGSM público
Si eres el propietario de un OGSM y deseas hacerlo público, el proceso es sencillo. Primero, navega en la barra superior y busca la opción para ajustar la configuración de privacidad del OGSM.
Haz clic en la opción para hacer el OGSM público, y aparecerá un mensaje de confirmación. Una vez confirmes que deseas hacerlo público, se eliminarán todas las restricciones anteriores sobre el OGSM. Esto significa que todos los usuarios que tengan acceso al OGSM podrán hacer cambios en él.
Esto es lo que verán otros usuarios si intentan hacer clic en el ícono del candado/persona. No podrán cambiar el modo del OGSM.
5.1.2 Permisos de usuario para OGSMs públicos
| Función | Administrador | Manager | Usuario | Persona |
|---|---|---|---|---|
| Invitar usuario | Sí | Solo managers o usuarios | No | No |
| Tomar control del OGSM | Sí | No | No | No |
| Agregar nuevo OGSM | Sí | Sí | No | No |
| Agregar objetos dentro de un OGSM | Sí | Sí | No | No |
| Agregar objetos dentro de un OGSM | Sí | Sí | Solo objetos de los que eres propietario | No |
| Eliminar objetos | Sí | Sí | Sus propios objetos | No |
| Recibir y procesar actualizaciones de estado | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Informes | Sí | Sí | No | No |
| Cambiar el modo del OGSM | Solo OGSMs de los que el usuario es propietario | Solo OGSMs de los que el usuario es propietario | Solo OGSMs de los que el usuario es propietario | No |
5.1.3 OGSM de solo lectura
Los OGSM de solo lectura son accesibles para todos los usuarios, pero solo con fines de visualización. Esto puede ser útil para compartir información y actualizaciones con una audiencia amplia, como partes interesadas o la organización en general. Al hacer que los OGSM sean visibles para todos, se puede ayudar a crear conciencia y comprensión de los objetivos y estrategias de la organización, y fomentar un sentido de propósito compartido en toda la organización.
Como se explicó anteriormente, solo los administradores pueden hacer un OGSM de solo lectura.
5.1.4 ¿Cómo hacer un OGSM de solo lectura?
Sigue los mismos pasos que hiciste para los OGSM públicos. Elige el modo de solo lectura y, después de confirmar, todos los usuarios del espacio de trabajo podrán ver el OGSM y solo el administrador podrá hacer cambios.
5.1.5 Permisos de usuario para “OGSMs de solo lectura”
| Función | Administrador | Manager | Usuario | Persona |
|---|---|---|---|---|
| Invitar usuario | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso. | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso. | No | No |
| Tomar control del OGSM | Sí | No | No | No |
| Agregar nuevo OGSM | Sí | Sí | No | No |
| Agregar objetos dentro de un OGSM | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso. | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso. | No | No |
| Editar objetos dentro de un OGSM | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso. | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso. | Solo objetos de los que eres propietario | No |
| Eliminar objetos | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso. | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso. | Solo objetos de los que eres propietario | No |
| Recibir y procesar actualizaciones de estado | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Informes | Sí | Sí | No | No |
| Cambiar el modo del OGSM | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso. | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso. | Solo OGSMs de los que el usuario es propietario | No |
5.1.6 OGSM privado
5.1.6.1 Cómo hacer un OGSM privado
Haz clic en el candado y cambia el modo del OGSM a “Privado”. Los usuarios perderán el acceso a este OGSM. Solo el propietario y los usuarios seleccionados con permisos específicos podrán acceder a este OGSM.
5.1.6.2 Cómo establecer permisos a los usuarios en un OGSM privado
Pasos:
- Haz clic en el OGSM.
- Haz clic en el candado y agrega el permiso.
- Selecciona el tipo de permiso que deseas asignar al usuario, como “Ver”.
- Ten en cuenta que el permiso seleccionado anulará el rol del usuario en la organización, por lo que es importante elegir el nivel adecuado de acceso según las responsabilidades y necesidades del usuario.
Siguiendo estos pasos, puedes asegurarte de que solo el personal autorizado tenga acceso al OGSM privado, mientras sigues habilitando la colaboración y comunicación entre el grupo de usuarios designado.
5.1.6.3 Permisos de usuario para OGSMs privados
| Función | Administrador | Manager | Usuario | Persona |
|---|---|---|---|---|
| Invitar usuario | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso. | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso. | No | No |
| Tomar control del OGSM | Sí | No | No | No |
| Agregar nuevo OGSM | Sí | Sí | No | No |
| Agregar objetos dentro de un OGSM | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso. | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso. | No | No |
| Editar objetos dentro de un OGSM | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso. | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso. | Solo objetos de los que eres propietario | No |
| Eliminar objetos | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso. | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso. | Solo objetos de los que eres propietario | No |
| Recibir y procesar actualizaciones de estado | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Informes | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso. | No, a menos que seas el propietario del OGSM o tengas el permiso. | No | No |
| Cambiar el modo del OGSM | Solo OGSMs de los que el usuario es propietario | Solo OGSMs de los que el usuario es propietario | Solo OGSMs de los que el usuario es propietario | No |
6. Nuevas actualizaciones
En la parte superior derecha de la pantalla, encontrarás un pequeño ícono de regalo. Un punto de notificación rojo, como se muestra a continuación, indica que se ha publicado una nueva actualización.
Para entender qué es nuevo, haz clic en el ícono y la ventana emergente te explicará los nuevos cambios realizados. Al hacer clic en ‘Aceptar’, el punto de notificación rojo se ocultará hasta que se publique una nueva actualización.
7. ¿Dónde encontrar los archivos de carga de Excel?
Para verificar los archivos de Excel cargados, sigue estos pasos:
- Ve a configuración de administración.
-
Accede a Registros de actividad > Esto abrirá los registros donde podrás ver los archivos cargados.
8. Funcionalidad de Watcher (Observador)
La funcionalidad Watcher está diseñada para mantener a los usuarios informados sobre los cambios en los requisitos, proyectos o tareas que elijan seguir. En lugar de enviar múltiples notificaciones a lo largo del día, asegura que los usuarios reciban una única actualización por correo electrónico cuando se realice un cambio en un requisito que están siguiendo. Sin embargo, si ocurren más cambios en el mismo día, no se enviarán correos electrónicos adicionales hasta el día siguiente.
8.1 Cómo Funciona
- Los usuarios pueden suscribirse manualmente como Watcher para un requisito, proyecto o tarea que deseen seguir.
- Cada vez que se realice un cambio en el requisito, se enviará una notificación por correo electrónico.
- El correo electrónico proporciona un resumen del cambio más reciente e incluye un enlace directo al requisito, lo que permite a los usuarios revisar rápidamente la actualización en detalle.
- Si se realizan cambios adicionales después de que se haya enviado el correo electrónico, no se enviará otra notificación hasta el día siguiente.
8.2 Por qué este enfoque
La funcionalidad Watcher está diseñada para equilibrar la necesidad de mantener a los usuarios informados sin generar una sobrecarga de notificaciones.
- Previene el exceso de correos electrónicos al asegurar que los usuarios reciban solo un correo electrónico por día por cada requisito, evitando la saturación de la bandeja de entrada.
- Mantiene las actualizaciones a tiempo al notificar a los usuarios cuando se realiza un cambio, asegurando que permanezcan informados sin demoras.
- Fomenta la participación al incluir un enlace directo al requisito, para que los usuarios puedan revisar rápidamente y responder a los cambios.
- Reduce distracciones al notificar a los usuarios solo una vez al día, permitiéndoles mantenerse enfocados sin interrupciones constantes por correos electrónicos.
8.3 Valor agregado
- Los usuarios pueden elegir seguir requisitos, proyectos o tareas específicos que sean relevantes para ellos.
- Permanecen informados sobre cambios importantes sin necesidad de revisar constantemente la herramienta.
- El flujo de trabajo sigue siendo eficiente al proporcionar actualizaciones oportunas sin sobrecargar la bandeja de entrada.
- El enlace directo en el correo electrónico permite a los usuarios revisar fácilmente los cambios y tomar medidas si es necesario.
- Este enfoque garantiza que los usuarios reciban notificaciones relevantes y oportunas, mientras mantienen su enfoque en su trabajo, lo que facilita estar al día con las actualizaciones críticas.
9. Videos de YouTube
Nuestro enfoque ahora también está en los videos de YouTube para facilitar el uso del software OGSM para todos.
Serás notificado de cada nuevo video de lanzamiento, pero también puedes consultar nuestros videos buscando en YouTube: OGSM software o haciendo clic en nuestro canal:
https://www.youtube.com/channel/UCE2szsaosXKWle_LJkATQug
Videos de YouTube:
-
https://www.youtube.com/watch?v=jGo95cJqDE4 – How to get started
Este primer tutorial explica lo básico sobre cómo empezar a escribir tu OGSM. -
https://www.youtube.com/watch?v=qpC-E_MFnJY – What is OGSM?
Este video explica qué significa OGSM y cómo crear tu plan estratégico utilizando OGSM como guía. -
https://www.youtube.com/watch?v=JuuEWz8Hya8 – OGSM to manage your PDCA cycle
Este video explica cómo nuestro software puede ayudarte con el flujo Planificar, Hacer, Verificar y Actuar. -
https://www.youtube.com/watch?v=HEJDyENQ8RM – Why OGSM Software?
Este video explica los valores que puedes agregar a tu empresa al trabajar con nuestro software OGSM. -
https://www.youtube.com/watch?v=I5qNzuCqu0Q – OGSM Software – OGSM 2 default
Este video muestra la nueva versión predeterminada de OGSM.